HorecaHero

Sector: E-learning en certificering

HorecaHero verkoopt online horeca-opleidingen. Wat begon als één koppeling tussen de webshop en het leerplatform, groeide uit tot een volledig leeromgeving met automatische begeleiding via WhatsApp en e-mail. Cursisten krijgen niet alleen direct toegang, ze worden ook actief op weg geholpen naar hun certificaat.

HorecaHero biedt online horeca-opleidingen aan, waaronder HACCP en Sociale Hygiëne. De cursussen worden via de webshop verkocht. Daarna begon het handwerk: voor elke bestelling moest iemand de deelnemer aanmaken in het leerplatform, de juiste cursus toewijzen en een uitnodiging versturen.

Het begon bij een simpel probleem

Bij een bestelling met meerdere deelnemers liep dat snel op. Cursisten moesten wachten op hun toegang, soms tot iemand er weer tijd voor had, ook buiten kantooruren. De gegevens stonden al in de bestelling. Ze moesten alleen nog van het ene systeem naar het andere.

SyncIT bouwde een koppeling tussen de webshop en het leerplatform die nieuwe bestellingen automatisch oppakt en omzet naar een cursusaccount, met de juiste cursus toegewezen en de uitnodiging verstuurd. Meerdere deelnemers per bestelling, dubbele inschrijvingen en onvolledige gegevens worden herkend. Gaat er iets niet zoals verwacht, dan krijgt HorecaHero een melding.

Toen bleek het echte probleem ergens anders te zitten

Met de toegang geregeld werd zichtbaar wat daaronder lag. Cursisten kregen keurig hun inloggegevens, maar een deel begon nooit. Anderen begonnen wel en haakten halverwege af. Voor een opleider is dat het probleem dat telt: niet of iemand een account heeft, maar of hij zijn certificaat haalt. Een cursist die niet afrondt, is een cursist die niet terugkomt en die geen ambassadeur wordt.

Dat is precies het moment waarop het gesprek verschuift van techniek naar bedrijfsvoering. Niet "welke systemen moeten koppelen", maar "hoe zorgen we dat meer mensen hun cursus afmaken".

Van koppeling naar leerplatform

Het werk groeide door naar een volledig leermanagementsysteem, met daaromheen de automatisering die cursisten actief op weg helpt. De voortgang van elke cursist wordt gevolgd, en op basis daarvan gaat er gerichte begeleiding uit via WhatsApp en e-mail. Iemand die zijn cursus nog niet gestart is krijgt een ander bericht dan iemand die halverwege is blijven steken, en weer een ander dan iemand die vlak voor zijn examen zit.

WhatsApp bleek daarbij het verschil te maken. Een herinneringsmail verdwijnt tussen de rest, een bericht op de telefoon wordt gelezen. Dat maakt het ook een middel waar je zorgvuldig mee moet omgaan: de berichten zijn afgestemd op waar iemand in zijn traject staat, zodat het aanvoelt als hulp en niet als aandrang.

Voor HorecaHero betekent dit dat het begeleiden van cursisten niet meer afhangt van wie er tijd heeft om een lijstje na te bellen. Het loopt door, ook in het weekend, ook bij groei in volume.

Wat het opleverde

Cursisten krijgen vrijwel direct toegang in plaats van te wachten op handmatige verwerking. Niemand hoeft nog 's avonds of in het weekend accounts aan te maken, en fouten door overtypen zijn verdwenen. Belangrijker: cursisten worden nu actief begeleid naar hun certificaat in plaats van dat ze na de aankoop aan hun lot worden overgelaten.

HorecaHero kan groeien in cursusvolume zonder dat het kantoorwerk meegroeit. En het platform is van hen, dus uitbreiden naar nieuwe cursussen of nieuwe vormen van begeleiding is een kwestie van inrichten, niet van opnieuw beginnen.