Dutch Label Store B.V.
Sector: E-commerce
Dutch Label Store B.V. verkocht via zes marketplaces, maar het handmatig doorvoeren van orders in AFAS kostte hen dagelijks uren. SyncIT bouwde een orderprocessor die realtime orders van Amazon, Bol.com en andere platforms verwerkt, voorraden synchroniseert én precies bijhoudt waar in het magazijn producten worden gepickt.
Als je via zes verschillende marketplaces verkoopt, heb je een probleem. Een mooi probleem — veel omzet — maar ook een logistiek probleem. Voor Dutch Label Store B.V. betekende elke orderbevestiging van Amazon, Bol.com, MediaMarkt, Coolblue, Kaufland of Conrad dat iemand handmatig aan de slag moest in AFAS. Orders overtikken, voorraden aanpassen, locaties bijwerken. Elke dag weer.
"Op een gegeven moment waren we meer bezig met administratie dan met verkopen," vertelt hun operations manager. "En fouten? Die maakten we ook. Een verkeerde voorraad op Bol.com betekent teleurgestelde klanten. Een verkeerd gepickte locatie betekent zoeken in het magazijn."
Tijd voor een oplossing die niet alleen orders doorvoert, maar ook slim omgaat met magazijnlocaties en voorraadsynchronisatie. Een integratie die werkt zoals het bedrijf werkt.
Over Dutch Label Store B.V.
Dutch Label Store is een e-commerce speler in labels en labelprinters. Ze verkopen via hun eigen webshop, maar vooral via grote marketplaces. Amazon, Bol.com, MediaMarkt, Coolblue, Kaufland, Conrad — als het platform relevant is voor hun doelgroep, staan ze erop.
Die strategie werkt. Hun omzet groeit, hun assortiment breidt uit, en hun magazijn draait op volle toeren. Maar die groei bracht een uitdaging met zich mee: hoe houd je overzicht over orders, voorraad en magazijnlocaties als je op zes platforms actief bent?
Hun ERP-systeem, AFAS, was er klaar voor. Maar de handmatige stap tussen marketplace en AFAS? Die werd een bottleneck.
De uitdaging: orders van zes marketplaces naar AFAS
Elke ochtend begon hetzelfde. Inloggen op Amazon. Orders checken. Doorvoeren in AFAS. Dan naar Bol.com. Hetzelfde verhaal. MediaMarkt. Coolblue. Kaufland. Conrad. Tegen de tijd dat alle orders waren verwerkt, was het bijna middag.
Maar het werd erger. Want naast het doorvoeren van orders moest ook de voorraad worden bijgewerkt. Als een product op Amazon werd verkocht, moest die voorraadwijziging terug naar AFAS én naar alle andere platforms. Anders verkoop je iets wat je niet op voorraad hebt. Of erger: je mist een verkoop omdat je voorraad op één platform niet klopt.
En dan waren er nog de magazijnlocaties. Dutch Label Store werkt met Stock IT UP, een voorraadbeheersysteem dat precies bijhoudt waar elk product ligt. Rij 3, plank B, locatie 12. Maar als een order handmatig wordt verwerkt, moet je ook handmatig bijhouden vanwaar je het product hebt gepickt. Dat vergeet je wel eens. Of je noteert het verkeerd.
Het resultaat? Een operatie die op papier efficiënt was, maar in de praktijk veel te veel tijd kostte. En fouten. Te veel fouten.
"We hadden constant het gevoel dat we achter de feiten aan liepen. Orders kwamen binnen, maar wij waren nog bezig met de orders van gisteren."
De oplossing: een orderprocessor die werkt zoals het magazijn werkt
Dutch Label Store had geen standaard webshop-koppeling nodig. Ze hadden een systeem nodig dat begreep hoe hun magazijn werkt. Een systeem dat weet dat Stock IT UP de baas is over locaties. Dat AFAS leidend is voor voorraad. En dat elke marketplace realtime moet weten wat er beschikbaar is.
Daarom bouwde SyncIT een custom orderprocessor. Geen standaard API-koppeling, maar een systeem dat intelligent omgaat met de complexiteit van zes marketplaces, één ERP-systeem en één voorraadbeheersysteem.
Hoe de orderprocessor werkt
Zodra een order binnenkomt op één van de marketplaces, gaat de orderprocessor aan het werk:
- De order wordt realtime opgehaald via de API van de marketplace
- Klantgegevens, producten en aantallen worden gevalideerd en omgezet naar het AFAS-formaat
- De order wordt aangemaakt in AFAS, inclusief correcte BTW-berekening en verzendkosten
- Stock IT UP krijgt direct door welke producten van welke locatie moeten worden gepickt
- Na picking boekt het systeem de voorraad af op de juiste magazijnlocatie
- De nieuwe voorraadstanden worden realtime gesynchroniseerd naar alle zes marketplaces
Dat laatste punt is cruciaal. Want als je op locatie A12 nog maar twee stuks hebt liggen, wil je niet dat drie platforms tegelijk dat laatste exemplaar verkopen. De voorraadsync zorgt ervoor dat alle platforms altijd de actuele voorraad zien — zonder vertraging.
Slimme magazijnlocatie-afhandeling
Hier werd het interessant. Want Dutch Label Store heeft niet één grote voorraadruimte waar alles door elkaar ligt. Ze werken met vaste locaties per product. Maar sommige producten liggen op meerdere locaties. En bij picking wil je weten: waar haal ik dit product vandaan?
De orderprocessor koppelt daarom direct met Stock IT UP. Zodra een order binnenkomt, checkt het systeem: op welke locatie ligt dit product? En als het op meerdere locaties ligt, welke locatie is het handigst om te picken (bijvoorbeeld: dichtstbij de verpaktafel)?
Na het picken registreert de magazijnmedewerker in Stock IT UP dat het product is opgehaald. Die registratie triggert weer een update in AFAS én een voorraadsync naar alle marketplaces. Alles realtime. Alles automatisch.
Voor meer voorbeelden van vergelijkbare oplossingen, bekijk onze oplossingen per uitdaging.
De implementatie: stap voor stap live
Je kunt niet zomaar zes marketplaces in één keer koppelen en hopen dat het werkt. Daarom werkten we gefaseerd:
- Fase 1: AFAS en Stock IT UP koppeling — Eerst zorgden we dat de basis op orde was. Orders aanmaken in AFAS, locaties uitlezen uit Stock IT UP, voorraden synchroniseren.
- Fase 2: Eerste marketplace (Bol.com) — We begonnen met Bol.com, de grootste omzetbron. Twee weken testen, fouten eruit halen, edge cases oplossen.
- Fase 3: Uitrol naar andere marketplaces — Daarna volgden Amazon, MediaMarkt, Coolblue, Kaufland en Conrad. Omdat de basis stond, ging dit snel.
- Fase 4: Monitoring en optimalisatie — Na de uitrol installeerden we monitoring. Fouten worden nu automatisch gelogd en gecommuniceerd. Als een marketplace-API offline is, krijgt het team direct een melding.
Totale implementatietijd? Acht weken. Van eerste gesprek tot volledige live gang van alle zes marketplaces.
Resultaten: van dagelijks handwerk naar realtime automatisering
De impact was direct merkbaar. Waar het team eerst dagelijks uren kwijt was aan het doorvoeren van orders, draait nu alles automatisch. Maar belangrijker: de kwaliteit ging omhoog.
| Aspect | Voor de integratie | Na de integratie |
|---|---|---|
| Orderverwerkingstijd | 3-4 uur per dag handmatig | Volledig automatisch, realtime |
| Voorraadfouten | 5-8 per week | Minder dan 1 per maand |
| Magazijnlocatie-updates | Handmatig, vaak vergeten | Automatisch bij picking |
| Voorraadsynchronisatie | 1x per dag, handmatig | Realtime, automatisch |
Maar het mooiste resultaat? Het team kan zich weer focussen op waar ze goed in zijn: verkopen, klanten helpen, en het assortiment uitbreiden. In plaats van orders overtikken.
"We zijn nu een e-commerce bedrijf dat zich bezighoudt met e-commerce. Niet met administratie."
De lange termijn impact
Nu, zes maanden later, draait de orderprocessor foutloos. Gemiddeld worden er 200-300 orders per dag verwerkt. Volledig automatisch. Zonder gedoe.
Maar belangrijker: Dutch Label Store heeft nu de basis om verder te groeien. Een nieuwe marketplace erbij? Dat is nu een kwestie van een paar dagen configuratie, niet weken handmatig werk. Een nieuw magazijn openen? Stock IT UP en AFAS zijn er klaar voor, de orderprocessor ook.
En de foutmarge? Die is zo goed als verdwenen. Klanten krijgen de juiste producten. Voorraadstanden kloppen. En het magazijnteam weet precies waar ze moeten zoeken.
Dit soort oplossingen bouwt SyncIT vaker. Niet alleen voor e-commerce bedrijven met meerdere marketplaces, maar voor elk bedrijf dat complexe processtromen heeft tussen verschillende systemen. Bekijk onze integraties om te zien wat mogelijk is.
Wil jij ook realtime orderverwerking?
Herken je dit verhaal? Verkoop je via meerdere kanalen en ben je veel tijd kwijt aan het handmatig doorvoeren van orders? Of worstel je met voorraadsynchronisatie tussen je ERP en je verkoopkanalen?
Dan loont het om eens te kijken wat er mogelijk is. Want wat voor Dutch Label Store werkt, kan ook voor jouw bedrijf werken. Misschien niet precies hetzelfde, maar wel met dezelfde logica: automatiseer wat automatisch kan, en hou de controle waar dat nodig is.
Bij SyncIT bouwen we geen standaard koppelingen. We bouwen oplossingen die passen bij hoe jouw bedrijf werkt. Of je nu verkoopt via twee marketplaces of via twintig, of je nu werkt met AFAS of met een ander ERP-systeem — we kijken eerst naar je proces, en bouwen dan de integratie die past.
Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? Plan een vrijblijvend adviesgesprek en we kijken samen naar je uitdaging.
We zijn nu een e-commerce bedrijf dat zich bezighoudt met e-commerce. Niet met administratie. De orderprocessor van SyncIT heeft ons letterlijk dagen per week teruggegeven.