Kort antwoord
- Een PrestaShop Exact Online koppeling zet orders, klanten en betalingen automatisch door naar je boekhouding, zodat niemand ze meer overtypt.
- Het werk zit niet in het kopiëren, maar in het vertalen: artikelcodes, btw-codes, retouren en dubbele klanten.
- Een standaardmodule volstaat bij eenvoudige situaties. Met B2B-prijzen, meerdere landen of multistore is maatwerk-middleware meestal de betere keuze.
Je hebt PrestaShop gekozen omdat het flexibel is: eigen prijslijsten per klant, grote catalogi, geen maandelijkse licentie. Die flexibiliteit heeft een keerzijde. Voor de koppeling met Exact Online bestaat geen oplossing die in elke situatie direct werkt. Dus typt iemand de orders over: klant opzoeken, artikelen invoeren, btw controleren, factuur aanmaken.
In dit artikel lees je waar het technisch schuurt, welke fouten we het vaakst tegenkomen en welke routes je hebt.
Waarom de koppeling meer is dan data kopiëren
Een koppeling zet gegevens niet simpelweg van A naar B. Het is een vertaling tussen twee systemen die anders denken.
Artikelcodes. PrestaShop identificeert producten met een eigen id en een referentie. Exact Online werkt met een artikelcode. In de praktijk lopen die vaak uiteen. Dan heb je een vertaaltabel nodig, of je trekt de codes eerst gelijk.
Btw. PrestaShop rekent met percentages. Exact Online werkt met btw-codes die aan grootboekrekeningen hangen. Een orderregel met 9% moet dus niet alleen het juiste percentage krijgen, maar ook de juiste btw-code uit jouw administratie. Verkoop je ook aan zakelijke klanten in andere EU-landen, dan komt verlegde btw erbij.
Verkooporder of factuur. Exact kent beide. Een verkooporder past als er daarna nog gepickt en verzonden wordt. Een directe factuur past als de order bij betaling al af is. Die keuze maak je vóór de bouw, want hij bepaalt de hele flow.
De API’s. De webservice van PrestaShop werkt standaard met XML, JSON kan ook. Een order ophalen betekent vaak meerdere verzoeken, omdat klant, adres, producten en orderstatus los opgeslagen zijn. Exact Online heeft een REST-API met OAuth en een limiet op het aantal verzoeken. Bij drukte moet de koppeling daarom kunnen wachten en opnieuw proberen, zonder orders kwijt te raken.
Het werk zit niet in het kopiëren van gegevens, maar in het vertalen ervan.
Vijf fouten die we vaak tegenkomen
1. Artikelcodes niet op orde
Halverwege het project blijkt dat producten in PrestaShop andere codes hebben dan in Exact. Het gevolg: verkeerde artikelen op facturen, of honderden producten die alsnog met de hand gematcht moeten worden. Zet eerst de codes uit beide systemen naast elkaar en los de verschillen op, of leg ze vast in een vertaaltabel.
2. Btw-regels niet expliciet vastgelegd
In PrestaShop staat per land het juiste percentage, maar in Exact komen Belgische zakelijke orders binnen met Nederlandse btw in plaats van verlegd. De btw-logica van beide systemen sluit niet vanzelf op elkaar aan. De regels moeten expliciet in de koppeling: welk land, particulier of zakelijk, welk tarief, welke code.
3. Alleen nieuwe orders, geen retouren
Nieuwe orders gaan keurig door, maar een retour wordt met de hand verwerkt omdat de koppeling geen creditnota’s kent. Dan klopt je voorraad niet meer en je financiële administratie ook niet. Neem annuleringen, retouren, creditnota’s en statuswijzigingen vanaf het begin mee.
4. Dubbele klantkaarten
Een klant bestelt eerst telefonisch en later via de webshop. Controleert de koppeling niet of de klant al bestaat, dan krijg je twee debiteuren voor één klant. Laat de koppeling eerst zoeken, bijvoorbeeld op e-mailadres of btw-nummer, voordat er een nieuwe klant wordt aangemaakt.
5. Multistore vergeten
PrestaShop kan meerdere shops in één installatie draaien, bijvoorbeeld per merk of per land. Houdt de koppeling daar geen rekening mee, dan komen alle orders door elkaar in één dagboek en zie je niet meer welke omzet bij welke shop hoort.
Welke routes heb je?
| Route | Past bij | Let op |
|---|---|---|
| Handmatig exporteren en importeren | Lage aantallen, eenvoudige orders | Blijft handwerk en is foutgevoelig |
| Module uit de marketplace | Eén land, standaard btw, weinig uitzonderingen | Complexe situaties worden vaak niet ondersteund |
| iPaaS-platform (Make, Alumio) | Organisaties die al meerdere koppelingen via zo’n platform draaien | Maandelijkse kosten groeien mee met het volume |
| Maatwerk-middleware | B2B-prijzen, meerdere landen, multistore, retouren | Eenmalige investering, daarna beheer |
Of een standaardmodule volstaat, hangt vooral af van je uitzonderingen. Heb je één land, standaard btw en weinig retouren, begin dan eenvoudig. Heb je klantspecifieke prijzen, verlegde btw of meerdere shops, dan loopt een standaardkoppeling vaak vast. Het verschil lees je in wat maatwerk-middleware is.
Wanneer loont het?
Reken het uit: hoeveel tijd kost het overtypen per week, keer de loonkosten, keer 52 weken. Hoe je dat doet, staat in wat dubbel overtypen je echt kost. Zet dat bedrag naast de investering. Een project bij SyncIT kost meestal tussen € 3.000 en € 7.000. Meestal heb je dat binnen drie maanden terugverdiend, en dan zijn de fouten nog niet meegeteld.
Weet je niet precies welke systemen en stappen er allemaal meedoen? Dan begin je met een gratis blueprint. Die laat zien hoe je orders nu lopen en waar het vastloopt.
Veelgestelde vragen
Hoe koppel ik PrestaShop aan Exact Online?
Er zijn drie routes: een module uit de PrestaShop Addons-marketplace, een iPaaS-platform zoals Make of Alumio, of maatwerk-middleware die precies op jouw proces is gebouwd. Welke past, hangt af van je volume en vooral van je uitzonderingen.
Wat kost een PrestaShop Exact Online koppeling?
Een project bij SyncIT kost meestal tussen € 3.000 en € 7.000, afhankelijk van hoe complex je processen zijn. Je begint met een gratis blueprint en krijgt daarna een vaste prijs.
Werkt PrestaShop multistore met een koppeling naar Exact?
Ja, als de koppeling herkent uit welke shop een order komt en die naar het juiste dagboek of de juiste grootboekrekening boekt. Veel standaardmodules doen dat niet.
Kunnen retouren en creditnota's ook automatisch?
Ja. Een goede koppeling verwerkt niet alleen nieuwe orders, maar ook annuleringen, retouren en creditnota's. Anders blijft een deel van het werk handmatig en klopt je administratie niet.
Werkwijze en bronnen. Geschreven door Clen Mourik, inhoudelijk nagelezen door Peter Rietveld. Laatst gecontroleerd op 28 september 2026.
Clen Mourik
De specialist bij SyncIT. Bouwt al jaren koppelingen tussen webshops, ERP en boekhouding, en schrijft over wat er technisch nodig is, in gewone taal.
