Inkoopproces Automatiseren

Bestelvoorstellen op basis van cijfers in plaats van onderbuik

Het probleem

Inkoop gaat bij veel bedrijven nog op gevoel. Iemand loopt door het magazijn, ziet wat bijna op is en zet een bestelling uit. Of iemand trekt een voorraadrapport, vergelijkt dat met een verkooplijst en rekent in een spreadsheet uit wat er moet komen. Dat werkt zolang die persoon er is en de markt voorspelbaar blijft. Maar seizoensdrukte, levertijden die variëren en producten die ineens aantrekken passen niet in een onderbuikgevoel. Het gevolg is dat je van sommige artikelen te veel hebt liggen en van precies de verkeerde te weinig.

Wat het je kost

Beide kanten kosten geld. Te veel voorraad is werkkapitaal dat in je magazijn staat te verouderen, plus opslagruimte, plus het risico dat je het uiteindelijk met korting moet wegzetten. Te weinig voorraad is directer: nee verkopen betekent omzet die naar een concurrent gaat, en bij marktplaatsen kost het je bovendien je positie in de listings, wat nog weken doorwerkt. Daarbij komt de afhankelijkheid: als de kennis over wat wanneer besteld moet worden in het hoofd van één inkoper zit, is elke vakantie een risico en elk vertrek een probleem.

Onze aanpak

We beginnen met de cijfers die je al hebt. Verkoophistorie, huidige voorraad, levertijden per leverancier en minimale bestelhoeveelheden staan meestal ergens in je systemen, alleen niet bij elkaar. Die brengen we samen tot bestelvoorstellen: welk artikel, hoeveel, bij welke leverancier en wanneer. Daarbij houden we rekening met seizoenspatronen en met levertijden die in de praktijk afwijken van wat er is afgesproken. Belangrijk: het blijven voorstellen. Jouw inkoper beoordeelt en past aan waar nodig, want die weet dingen die niet in een systeem staan. Het verschil is dat hij begint bij een onderbouwd voorstel in plaats van bij een leeg scherm.

Zo gaan we te werk

We brengen je cijfers bij elkaar

Verkoophistorie, voorraadstanden, levertijden en minimale bestelhoeveelheden staan meestal verspreid. Eerst bij elkaar, dan pas rekenen.

We meten de echte levertijden

Wat een leverancier belooft en wat hij haalt, verschilt vaak. We rekenen met de praktijk in plaats van met de afspraak.

We bouwen de bestelvoorstellen

Per artikel: hoeveel, bij wie en wanneer. Inclusief seizoenspatronen en de bestelhoeveelheden die een leverancier hanteert.

Je inkoper houdt de beslissing

Het blijven voorstellen. Hij beoordeelt en past aan, want hij weet dingen die niet in een systeem staan.

We stellen bij op basis van resultaat

Na een paar maanden kijken we of de voorspellingen kloppen en scherpen we de parameters aan.

Het resultaat

Je inkoper besteedt zijn tijd aan beoordelen en onderhandelen in plaats van aan uitrekenen. Je hebt minder geld vastzitten in voorraad die niet loopt, en minder misgelopen omzet door artikelen die net op waren. De kennis over bestelmomenten zit in het systeem in plaats van in één hoofd, dus een vakantie of een vertrek is geen probleem meer.

Wat het je oplevert

Relevante koppelingen

Veelgestelde vragen

Bestelt het systeem dan zelf bij onze leveranciers?

Alleen als je dat wilt. De meeste klanten beginnen met voorstellen die hun inkoper beoordeelt en accordeert. Loopt dat een tijd goed, dan kun je ervoor kiezen om vaste, voorspelbare artikelen automatisch te laten bestellen en de rest langs een mens te houden.

Onze verkopen zijn onvoorspelbaar. Werkt zo'n voorspelling dan?

Bij echt grillige vraag is een voorspelling minder waard, dat klopt. Maar ook dan helpt het om levertijden, minimale bestelhoeveelheden en actuele voorraad automatisch bij elkaar te hebben. Het uitrekenen verdwijnt, ook als de beslissing menselijk blijft.

Wij kopen in het buitenland in met lange levertijden. Kan dat mee?

Ja, en juist daar zit vaak de meeste winst. Bij levertijden van weken of maanden is het verschil tussen goed en slecht getimede inkoop direct zichtbaar in je werkkapitaal. We rekenen met containervolumes, minimale afnames en de spreiding in aankomsttijden.

Werkt dit met ons ERP?

We halen de gegevens op uit wat je hebt, of dat nu AFAS, Exact, Odoo, Business Central of een voorraadpakket als Picqer is. De voorstellen kunnen terug in datzelfde systeem of in een apart overzicht, net wat prettiger werkt voor je inkoper.

Hoeveel historie hebben jullie nodig?

Bij voorkeur minimaal een jaar, zodat seizoenspatronen zichtbaar worden. Met minder kan het ook, alleen zijn de voorstellen dan in het begin voorzichtiger en scherpen ze zich aan naarmate er meer data is.

Wat als een leverancier zijn voorwaarden verandert?

Dan pas je de parameters aan: andere minimale afname, andere levertijd, andere staffelprijzen. Dat is een instelling, geen verbouwing. We zorgen dat je dat zelf kunt doen zonder ons te hoeven bellen.