Kort antwoord
- Een geautomatiseerd inkoopproces brengt verkoophistorie, voorraad, levertijden en minimale bestelhoeveelheden samen tot bestelvoorstellen: welk artikel, hoeveel, bij wie en wanneer.
- Het blijven voorstellen. Je inkoper beoordeelt en past aan, maar begint bij een onderbouwd voorstel in plaats van bij een leeg scherm.
- Het levert minder geld vast in voorraad op, minder nee verkopen en minder afhankelijkheid van één persoon.
Waarom inkoop op gevoel misgaat
Inkoop gaat bij veel bedrijven nog op gevoel. Iemand loopt door het magazijn, ziet wat bijna op is en zet een bestelling uit. Of iemand trekt een voorraadrapport, legt dat naast een verkooplijst en rekent in een spreadsheet uit wat er moet komen.
Dat werkt zolang die persoon er is en de markt voorspelbaar blijft. Maar seizoensdrukte, wisselende levertijden en producten die ineens harder gaan lopen passen niet in een onderbuikgevoel. Het gevolg: van sommige artikelen heb je te veel liggen, en van precies de verkeerde te weinig.
Wat het kost
Beide kanten kosten geld. Te veel voorraad is werkkapitaal dat in je magazijn staat te verouderen, plus opslagruimte, plus het risico dat je het uiteindelijk met korting moet verkopen.
Te weinig voorraad is directer. Nee verkopen betekent omzet die naar een concurrent gaat. Op marktplaatsen kost het je bovendien je positie, en dat werkt nog weken door.
En dan de afhankelijkheid. Zit de kennis over wat wanneer besteld moet worden in het hoofd van één inkoper, dan is elke vakantie een risico en elk vertrek een probleem.
Zo pakken we het aan
We beginnen met de cijfers die je al hebt. Verkoophistorie, voorraad, levertijden per leverancier en minimale bestelhoeveelheden staan meestal ergens in je systemen, alleen niet bij elkaar. Die brengen we samen tot bestelvoorstellen.
We brengen je cijfers bij elkaar
Verkoophistorie, voorraadstanden, levertijden en minimale bestelhoeveelheden staan meestal verspreid. Eerst bij elkaar, dan pas rekenen.
We meten de echte levertijden
Wat een leverancier belooft en wat hij haalt, verschilt vaak. We rekenen met de praktijk in plaats van met de afspraak.
We bouwen de bestelvoorstellen
Per artikel: hoeveel, bij wie en wanneer. Inclusief seizoenspatronen en de bestelhoeveelheden die een leverancier hanteert.
Je inkoper houdt de beslissing
Het blijven voorstellen. De inkoper beoordeelt en past aan, want die weet dingen die niet in een systeem staan.
We stellen bij op basis van resultaat
Na een paar maanden kijken we of de voorstellen kloppen en scherpen we de instellingen aan.
Wat het oplevert
Je inkoper besteedt de tijd aan beoordelen en onderhandelen in plaats van aan uitrekenen. Er zit minder geld vast in voorraad die niet loopt, en je loopt minder omzet mis door artikelen die net op waren. De kennis over bestelmomenten zit in het systeem in plaats van in één hoofd.
- Minder werkkapitaal vast in voorraad die niet loopt
- Minder nee verkopen door artikelen die net op waren
- Gerekend met echte levertijden, niet met beloofde
- Seizoenspatronen zitten in het voorstel verwerkt
- Kennis in het systeem in plaats van in één hoofd
- Je inkoper beslist, het systeem rekent alleen voor
Wil je weten hoe je inkoop nu loopt en waar het vastzit? Dat brengen we in kaart in een gratis blueprint.
Veelgestelde vragen
Bestelt het systeem dan zelf bij onze leveranciers?
Alleen als je dat wilt. De meeste organisaties beginnen met voorstellen die de inkoper beoordeelt en accordeert. Loopt dat een tijd goed, dan kun je vaste, voorspelbare artikelen automatisch laten bestellen en de rest langs een mens houden.
Onze verkopen zijn onvoorspelbaar. Werkt een voorspelling dan?
Bij echt grillige vraag is een voorspelling minder waard, dat klopt. Maar ook dan helpt het om levertijden, minimale bestelhoeveelheden en actuele voorraad automatisch bij elkaar te hebben. Het uitrekenen verdwijnt, ook als de beslissing menselijk blijft.
Wij kopen in het buitenland in met lange levertijden. Kan dat mee?
Ja, en juist daar zit vaak de meeste winst. Bij levertijden van weken of maanden zie je het verschil tussen goed en slecht getimede inkoop direct terug in je werkkapitaal. We rekenen met containervolumes, minimale afnames en de spreiding in aankomsttijden.
Werkt dit met ons ERP?
We halen de gegevens op uit wat je hebt, of dat nu AFAS, Exact, Odoo, Business Central of een voorraadpakket als Picqer is. De voorstellen kunnen terug in datzelfde systeem of in een apart overzicht, net wat prettiger werkt voor je inkoper.
Hoeveel historie is er nodig?
Bij voorkeur minimaal een jaar, zodat seizoenspatronen zichtbaar worden. Met minder kan het ook. Dan zijn de voorstellen in het begin voorzichtiger en worden ze scherper naarmate er meer gegevens zijn.
Wat als een leverancier zijn voorwaarden verandert?
Dan pas je de instellingen aan: andere minimale afname, andere levertijd, andere staffelprijzen. Dat is een instelling, geen verbouwing, en die kun je zelf aanpassen.
Werkwijze en bronnen. Geschreven door Clen Mourik, inhoudelijk nagelezen door Peter Rietveld. Laatst gecontroleerd op 28 september 2026.
Clen Mourik
De specialist bij SyncIT. Bouwt al jaren koppelingen tussen webshops, ERP en boekhouding, en schrijft over wat er technisch nodig is, in gewone taal.
