IFS Cloud + Clockify koppeling
Verbind IFS Cloud ERP met Clockify tijdregistratie en laat projecturen, taakdata en medewerkerinformatie automatisch synchroniseren. Zo zijn geboekte uren direct beschikbaar voor projectcontrol, facturatie en resource-planning binnen IFS Cloud.
SyncIT koppelt IFS Cloud en Clockify zodat tijdregistraties van medewerkers automatisch doorstromen naar de projectmodules van je ERP. Projecturen, activiteiten en kostensoorten zijn altijd actueel in IFS Cloud, zonder handmatig overtypen of CSV-imports.
Het probleem
Organisaties die IFS Cloud gebruiken voor project- en resourcemanagement en tegelijkertijd Clockify inzetten voor tijdregistratie, stuiten op een hardnekkig data-eilandprobleem. Medewerkers registreren hun uren in Clockify, maar deze data bereikt IFS Cloud alleen via tijdrovende handmatige exportprocedures of CSV-imports. Dit leidt tot verouderde projectrapportages, vertraagde facturatie en onnauwkeurige resource-overzichten in IFS Cloud. Projectmanagers moeten uren handmatig controleren en doorboeken, wat niet alleen foutgevoelig is maar ook kostbare managementtijd opslokt. In sectoren waar nauwkeurige urenverantwoording wettelijk verplicht is of directe impact heeft op projectrendement, is dit een serieus operationeel risico dat schaalbaarheid en financiële sturing ondermijnt.
De oplossing
Met de SyncIT integratie tussen IFS Cloud en Clockify stromen tijdregistratiedata automatisch van Clockify naar de projectmodules van IFS Cloud. Medewerkers boeken hun uren gewoon in Clockify, via de webapp, desktopapp of mobiele app, en SyncIT zorgt dat deze uren als projecttransacties verschijnen in IFS Cloud. Projectcodes, activiteiten en medewerkers worden gematcht op basis van configureerbare mappingregels in het SyncIT-platform. Zo zijn gefactureerde en niet-gefactureerde uren altijd actueel in IFS Cloud, beschikbaar voor projectrendementberekeningen, capaciteitsplanning en klantfacturatie. Dankzij de IFS Cloud REST API en de Clockify API verloopt de synchronisatie betrouwbaar en veilig, zonder aanpassingen aan je bestaande werkprocessen in een van beide systemen.
Voordelen van de Clockify + IFS Cloud koppeling
- Realtime zichtbaarheid op projecturen: Uren die medewerkers in Clockify registreren, zijn direct beschikbaar in de IFS Cloud projectmodule. Projectmanagers hoeven niet te wachten op handmatige exports en hebben altijd een actueel beeld van geboekte uren per project.
- Snellere en nauwkeurigere facturatie: Omdat billable uren automatisch doorstromen naar IFS Cloud, kan de financiële administratie sneller facturen opstellen. Fouten door handmatige dataoverdracht behoren tot het verleden.
- Betere resource-planning: Met actuele urendata in IFS Cloud krijgen planners een betrouwbaar beeld van capaciteitsbenutting per medewerker en afdeling, wat leidt tot betere bezettingsprognoses en realistischere projectplanning.
- Tijdsbesparing voor projectadministratie: Het handmatig exporteren, controleren en importeren van urenstaten verdwijnt volledig. Dit bespaart projectadministrateurs en managers gemiddeld meerdere uren per week aan repetitief werk.
- Consistente data in beide systemen: Door de geautomatiseerde synchronisatie is er altijd één consistente dataset. Discrepanties tussen Clockify-rapporten en IFS Cloud-projectkosten behoren tot het verleden, wat audits en managementrapportages vereenvoudigt.
Datastromen
- Tijdregistraties Clockify naar IFS Cloud: Geboekte tijdregels in Clockify, inclusief project, taak, medewerker, duur en datum, worden automatisch als uurboekingen doorgezet naar het projectmodule van IFS Cloud.
- Projectstructuur IFS Cloud naar Clockify: Projecten, werkpakketten en activiteiten die in IFS Cloud worden aangemaakt, kunnen automatisch als projecten en taken worden aangemaakt in Clockify, zodat medewerkers direct op de juiste codes boeken.
- Medewerkerdata IFS Cloud naar Clockify: Nieuwe medewerkers of wijzigingen in IFS Cloud HR-gegevens worden gesynchroniseerd naar Clockify-gebruikersprofielen, wat onboardingprocessen versnelt en databeheer vereenvoudigt.
- Billable status Clockify naar IFS Cloud: De billable/non-billable markering van tijdregistraties in Clockify wordt meegenomen in de synchronisatie, zodat IFS Cloud direct onderscheid kan maken bij projectrendementberekeningen en facturatie.
- Urenrapportages terug naar Clockify: Goedkeuringsstatussen en budgetoverschrijdingen uit IFS Cloud kunnen worden teruggekoppeld naar Clockify-rapporten, zodat teamleiders in Clockify direct zien welke uren zijn geaccordeerd.
Resultaten
- 100% automatisch: Projecturen van planning naar ERP zonder handwerk
- Real-time inzicht: Projectkosten en budgetbewaking altijd actueel
- Snellere facturatie: Factureerbare uren direct beschikbaar
Technische details
- Urensynchronisatie
- Factureerbare uren
- Projectbudget-sync
- Medewerker-mapping
- Tarieven en kostprijzen
- Goedkeuringsworkflow
Zo werkt de Clockify + IFS Cloud koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We bespreken hoe je IFS Cloud-projectmodule is ingericht (projecthierarchie, activiteiten, kostensoorten) en welke Clockify-werkruimtes en projecten je gebruikt. Samen bepalen we de scope en de gewenste synchronisatierichting.
- Datamapping: We mappen Clockify-projecten en taken op IFS Cloud-projectcodes, activiteiten en werkpakketten. Medewerkers worden gekoppeld op basis van e-mailadres of personeelsnummer, en niet-projectgebonden uren worden vertaald naar de juiste IFS Cloud-kostensoorten.
- Bouw in testomgeving: De integratie wordt gebouwd en getest met werkelijke Clockify-tijdregistraties. We valideren dat uren correct verschijnen in IFS Cloud-projecttransacties, inclusief verdeelsleutels, kostensoorten en goedkeuringsstatus.
- Acceptatietest: Jij boekt uren in Clockify op een testproject en controleert of deze als projecttransacties verschijnen in IFS Cloud. Je past een urenregel aan in Clockify en verifieert dat de correctie automatisch wordt doorgevoerd in het ERP.
- Livegang: De automatische synchronisatie van tijdregistraties gaat live voor alle medewerkers en projecten. Clockify-uren verschijnen voortaan zonder vertraging in IFS Cloud, beschikbaar voor facturatie en projectrapportages.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de integratie 24/7 op synchronisatiefouten, gemiste uurregels en API-wijzigingen van IFS Cloud of Clockify. Bij verstoringen ontvang je een melding en wordt het probleem proactief opgelost.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Clockify CSV-export |
|---|
| Automatische urensynchronisatie naar ERP-projectmodule | Ja | Nee | deels | Nee |
| Ondersteuning voor complexe projecthierarchieën | Ja | deels | Nee | deels |
| Correctieverwerking bij gewijzigde of verwijderde uren | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Mapping van niet-projectgebonden uren naar kostensoorten | Ja | Nee | Nee | deels |
| Geschikt voor honderden medewerkers tegelijk | Ja | Nee | deels | deels |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke IFS Cloud x Clockify koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal projectstructuren in IFS Cloud, de hoeveelheid Clockify-werkruimtes en de complexiteit van de urenverdeelregels.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer IFS Cloud of Clockify hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Ondersteunt de integratie meerdere IFS Cloud-projecten en subprojecten?
- Ja, de SyncIT integratie ondersteunt de volledige IFS Cloud-projecthierarchie, inclusief subprojecten, werkpakketten en activiteiten. Je configureert de mappingregels eenmalig in het SyncIT-dashboard.
- Wat gebeurt er als een medewerker uren aanpast of verwijdert in Clockify?
- SyncIT detecteert wijzigingen en verwijderingen in Clockify en verwerkt deze automatisch in IFS Cloud. Gecorrigeerde of verwijderde uurregels worden bijgewerkt of teruggedraaid in het projectoverzicht.
- Hoe worden verlofuren of niet-projectgebonden uren behandeld?
- Via de mappingconfiguratie kun je bepalen hoe niet-projectgebonden Clockify-tijdcategorieën worden vertaald naar IFS Cloud-kostensoorten of projectcodes, inclusief intern werk en verlofregistratie.
- Is de integratie ook geschikt voor grote ondernemingen met honderden medewerkers?
- Ja, SyncIT is gebouwd voor enterprise-schaal. De integratie verwerkt grote volumes tijdregistraties zonder vertraging en is geschikt voor organisaties met honderden tot duizenden Clockify-gebruikers.
- Welke IFS Cloud-modules worden ondersteund door de integratie?
- De integratie sluit primair aan op de IFS Cloud projectmodule en financiële module voor urenboeking en facturatie. Afhankelijk van je IFS Cloud-configuratie kunnen aanvullende modules worden ondersteund.
- Kunnen goedkeuringsworkflows in IFS Cloud worden gekoppeld aan Clockify-uren?
- Ja, SyncIT kan tijdregistraties synchroniseren met de goedkeuringsstatus in IFS Cloud. Uren die in Clockify zijn goedgekeurd door een teamlead worden met die status overgenomen in het ERP, zodat je facturatieproces direct kan starten.
- Wat kost een IFS Cloud Clockify koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Clockify
Gratis tijdregistratie voor teams. Unlimited gebruikers, projecten en rapportages.
Over IFS Cloud
Cloud ERP voor manufacturing en servicegerichte bedrijven. Asset management, field service en supply chain.
IFS Cloud en Clockify integreren?
Ontdek hoe SyncIT Clockify en IFS Cloud integreert voor automatische urensynchronisatie en projectfacturatie.