Microsoft Dynamics 365 Business Central + Asana koppeling
Verbind Microsoft Dynamics 365 Business Central met Asana via SyncIT en synchroniseer financiële processen, projectdata en operationele workflows automatisch tussen je ERP-systeem en projectmanagementtool. Zo werkt je financiële afdeling en je projectteam altijd op basis van dezelfde actuele informatie.
SyncIT koppelt Microsoft Dynamics 365 Business Central en Asana zodat verkooporders, projectbudgetten en inkooporders automatisch als taken en projecten in Asana verschijnen. Je financiële administratie en operationele planning draaien altijd synchroon, zonder handmatige data-overdracht tussen afdelingen.
Het probleem
Organisaties die Microsoft Dynamics 365 Business Central gebruiken als ERP-systeem beheren daarin hun volledige financiële administratie, inkooporders, verkoopfacturen, voorraadbeheer en projectbudgetten. Tegelijkertijd gebruiken operationele teams Asana voor taakverdeling, projectplanning en het bewaken van deadlines. Doordat deze twee systemen volledig los van elkaar opereren, ontstaan er serieuze knelpunten. Financieel medewerkers die in Business Central een nieuwe klantorder aanmaken, moeten die informatie handmatig doorzetten naar Asana zodat het projectteam aan de slag kan. Projectmanagers die in Asana de voortgang bijhouden, hebben geen zicht op budgetstatus en factuurverloop in Business Central. Kosten die in Business Central worden geboekt, zijn niet zichtbaar in het Asana-projectoverzicht. Dit leidt tot dubbele invoer, inconsistente informatie tussen afdelingen en vertragingen in de oplevering. Business Central beschikt over rijke operationele data die het Asana-projectteam dagelijks nodig heeft, maar die data blijft opgesloten in het ERP zonder automatische doorstroming.
De oplossing
De SyncIT integratie tussen Microsoft Dynamics 365 Business Central en Asana zorgt voor een naadloze en automatische datastroom tussen je ERP-kern en je projectmanagementtool. Zodra in Business Central een nieuwe verkooporder, project of inkooporder wordt aangemaakt, genereert SyncIT automatisch de bijbehorende taken en projectstructuur in Asana. Projectbudgetten en kostenboeking uit Business Central worden gesynchroniseerd naar Asana zodat projectmanagers altijd inzicht hebben in de financiële status naast de taakvoortgang. Omgekeerd kunnen statusupdates en mijlpalen vanuit Asana worden teruggeschreven naar Business Central voor actuele projectrapportages in het ERP. Beide systemen blijven zo consistent en up-to-date zonder dat medewerkers dezelfde informatie twee keer hoeven in te voeren. Finance en operations werken voortaan vanuit dezelfde databron, waardoor beslissingen sneller en beter worden genomen.
Voordelen van de Asana + Microsoft Dynamics 365 Business Central koppeling
- Automatische projectaanmaak vanuit Business Central: Zodra een nieuwe verkooporder of projectopdracht in Dynamics 365 Business Central wordt aangemaakt, worden automatisch de bijbehorende Asana-projecten, taken en verantwoordelijkheden aangemaakt. Je projectteam kan direct aan de slag zonder handmatige overdracht.
- Realtime budgetinzicht in Asana: Projectbudgetten, kostenboeking en factureringsdata vanuit Business Central worden gesynchroniseerd naar Asana. Projectmanagers zien direct naast hun taakoverzicht ook de financiële status van een project, wat betere sturing op planning en budget mogelijk maakt.
- Eliminatie van dubbele gegevensinvoer: Doordat SyncIT de datastroom tussen Business Central en Asana automatiseert, is handmatige dubbele invoer verleden tijd. Medewerkers voeren informatie eenmalig in en beide systemen worden automatisch bijgewerkt, wat fouten en tijdverlies elimineert.
- Betere afstemming tussen finance en operations: Finance werkt in Business Central, operations werkt in Asana. Met de SyncIT integratie spreken beide afdelingen voortaan dezelfde taal. Financiële statussen zijn direct zichtbaar voor projectteams en andersom, wat de samenwerking en besluitvorming aanzienlijk verbetert.
- Consistente projectrapportage over beide platformen: Mijlpalen en statusupdates vanuit Asana worden teruggeschreven naar Business Central voor complete projectrapportages in het ERP. Directie en management kunnen zo via Business Central een volledig beeld krijgen van zowel financiële als operationele projectstatus.
Datastromen
- Verkooporders Business Central naar Asana projecttaken: Nieuwe verkooporders en klantprojecten die in Dynamics 365 Business Central worden aangemaakt, worden automatisch omgezet in gestructureerde Asana-projecten met bijbehorende taken, deadlines en verantwoordelijkheden voor het operationele team.
- Projectbudgetten en kosten naar Asana financieel overzicht: Budget- en kostendata vanuit Business Central worden gesynchroniseerd naar het Asana-projectoverzicht. Projectmanagers zien direct de financiële marges en kostenstatus naast de taakvoortgang, zonder te hoeven schakelen naar Business Central.
- Asana taakvoltooiing naar Business Central projectstatus: Voltooide mijlpalen en statuswijzigingen in Asana worden teruggeschreven naar het gekoppelde project in Business Central. Zo blijft de projectadministratie in het ERP altijd up-to-date met de werkelijke operationele voortgang.
- Inkooporders en leverancierdata naar Asana inkooptaken: Inkooporders die in Business Central worden aangemaakt voor een project, genereren automatisch bijbehorende inkooptaken in Asana met relevante leveranciersinformatie, levertermijnen en statusindicatoren voor het projectteam.
Resultaten
- 100% automatisch: Projecturen van planning naar ERP zonder handwerk
- Real-time inzicht: Projectkosten en budgetbewaking altijd actueel
- Snellere facturatie: Factureerbare uren direct beschikbaar
Technische details
- Urensynchronisatie
- Factureerbare uren
- Projectbudget-sync
- Medewerker-mapping
- Tarieven en kostprijzen
- Goedkeuringsworkflow
Zo werkt de Asana + Microsoft Dynamics 365 Business Central koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We brengen samen in kaart welke Business Central-entiteiten — verkooporders, inkooporders, projectbudgetten — je wilt synchroniseren met Asana-projecten en taken, en welke afdelingen met de datastroom gaan werken.
- Datamapping: We definiëren de veldmapping tussen Business Central en Asana: welke orderregels worden Asana-taken, hoe budgetregels vertalen naar aangepaste velden in Asana, en welke statuswaarden in Asana teruggeschreven worden naar Business Central.
- Bouw in testomgeving: In een sandbox van Business Central en een testproject in Asana bouwen we de volledige integratie. We testen scenario's zoals het aanmaken van een verkooporder die automatisch een Asana-projectstructuur genereert, en het terugschrijven van mijlpaalupdates naar Business Central.
- Acceptatietest: Jij maakt een verkooporder aan in Business Central en controleert of het bijbehorende Asana-project correct is aangemaakt met de juiste taken, deadlines en budgetvelden. Vervolgens markeer je een taak als voltooid in Asana en verifieer je de statusupdate in Business Central.
- Livegang: Na goedkeuring schakelen we de integratie in op je productieomgeving. Nieuwe verkooporders en projecten in Business Central genereren vanaf nu automatisch de bijbehorende Asana-structuur, en wijzigingen stromen continu in beide richtingen.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT bewaakt de datastroom tussen Business Central en Asana 24/7. Bij API-wijzigingen van Microsoft of Asana passen we de integratie proactief aan, zodat je projectsynchronisatie ononderbroken blijft draaien.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Microsoft Power Automate |
|---|
| Automatische taakgeneratie vanuit ERP-orders | Ja | Nee | deels | deels |
| Bidirectionele budgetsynchronisatie | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Realtime statusupdates tussen systemen | Ja | Nee | deels | deels |
| Ondersteuning voor aangepaste Asana-velden | Ja | Nee | deels | deels |
| Mapping van Business Central-dimensies naar Asana-projecten | Ja | Nee | Nee | deels |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | deels |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | deels |
Wat kost deze koppeling?
Elke Microsoft Dynamics 365 Business Central x Asana koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal projecttypen dat wordt gesynchroniseerd, de complexiteit van de budgetstructuur in Business Central en het volume aan taken en subtaken in Asana.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Microsoft Dynamics 365 Business Central of Asana hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Welke versies van Dynamics 365 Business Central worden ondersteund door SyncIT?
- SyncIT ondersteunt zowel de cloud- als on-premises versies van Microsoft Dynamics 365 Business Central. De integratie maakt gebruik van de standaard Business Central API, waardoor compatibiliteit gewaarborgd is ongeacht de versie of het updateschema van jouw omgeving.
- Kan ik bepalen welke Business Central-data wordt doorgestuurd naar Asana?
- Ja, via SyncIT configureer je zelf welke entiteiten en velden worden gesynchroniseerd. Je kiest welke projecttypen, ordersoorten of financiële data relevant zijn voor je Asana-teams, zodat de integratie aansluit op jouw specifieke werkprocessen.
- Hoe gaat SyncIT om met bestaande Asana-projecten en taken?
- SyncIT kan worden geconfigureerd om zowel nieuwe Asana-projecten aan te maken als bestaande projecten te updaten op basis van Business Central-data. Bestaande structuren en toewijzingen in Asana blijven intact; alleen de geselecteerde velden worden bijgewerkt.
- Is de integratie geschikt voor organisaties met meerdere Business Central-omgevingen?
- Ja, SyncIT ondersteunt multi-omgeving configuraties. Meerdere Business Central-omgevingen of bedrijven kunnen worden gesynchroniseerd naar één of meerdere Asana-werkruimtes, ideaal voor holding- en moedermaatschappijstructuren.
- Hoe lang duurt het om de integratie tussen Business Central en Asana in te stellen?
- De gemiddelde implementatietijd voor de SyncIT integratie tussen Business Central en Asana bedraagt enkele werkdagen. Na een intake van jouw werkprocessen configureert het SyncIT-team de datastromen, test de synchronisatie en begeleidt de go-live.
- Worden wijzigingen in Asana ook teruggeschreven naar Business Central?
- Ja, de integratie is bidirectioneel. Wanneer een projectmanager in Asana een taakstatus wijzigt, een mijlpaal afrondt of een opmerking toevoegt, kan SyncIT deze wijzigingen automatisch terugschrijven naar de betreffende order of het project in Business Central. Zo blijft je ERP altijd actueel.
- Wat kost een Microsoft Dynamics 365 Business Central Asana koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Asana
Leading projectmanagement platform. Taken, projecten, doelen en portfolio management.
Over Microsoft Dynamics 365 Business Central
Cloud ERP-oplossing van Microsoft voor het MKB. Financieel beheer, supply chain, verkoop en projectmanagement in één platform.
Microsoft Dynamics 365 Business Central en Asana integreren?
Ontdek hoe SyncIT Asana en Microsoft Dynamics 365 Business Central integreert voor automatische urensynchronisatie en projectfacturatie.