AFAS + Asana koppeling
Synchroniseer projecturen en tijdregistratie van Asana naar AFAS voor accurate facturatie en projectkostenbeheer.
SyncIT verbindt Asana en AFAS Profit zodat alleen goedgekeurde projecturen automatisch als factureerbaar in de projectadministratie terechtkomen en budgetten real-time worden bewaakt. Facturen worden op tijd verstuurd, overschrijdingen direct gesignaleerd.
Het probleem
Je team registreert projecturen in Asana. De financiële werkelijkheid staat in AFAS Profit projectadministratie. Maar die twee werelden communiceren niet. Elke week exporteert iemand urenstaten uit Asana als CSV, zet ze over naar AFAS en boekt ze handmatig op de juiste projectnummers en kostenplaatsen. Dat kost tijd en gaat fout: concept-uren die nog niet zijn goedgekeurd komen per ongeluk mee, of uren worden op het verkeerde project geboekt waardoor de doorbelasting niet klopt. Factureerbare uren komen te laat beschikbaar in AFAS Profit financieel, waardoor facturen te laat worden verstuurd en je cashflow lijdt. Projectbudgetten in AFAS zijn zinloos als ze niet live worden gevoed met de actuele urenbesteding uit Asana: pas bij de maandafsluiting zie je dat een project al weken over budget is. Dan is bijsturen te laat. Milestones in Asana hebben geen directe relatie met de project-entity in AFAS, waardoor projectmanagers en financieel beheer een fundamenteel verschillende kijk hebben op de voortgang.
De oplossing
SyncIT integreert Asana met AFAS Profit zodat goedgekeurde tijdregistraties automatisch beschikbaar komen voor facturatie en projectbudgetbewaking. Uitsluitend goedgekeurde time-entries stromen door naar AFAS — concept-uren en niet-geaccordeerde entries blijven in Asana totdat ze zijn goedgekeurd. In AFAS worden factureerbare uren direct als factureerbaar gemarkeerd in de projectadministratie; niet-factureerbare uren worden correct als interne projectkosten geboekt op de juiste kostenplaats. Asana-projecten worden gemapt op AFAS-projectnummers en debiteuren, inclusief tariefstaffel per medewerker. Projectbudgetten in AFAS worden real-time bijgewerkt met de actuele urenbesteding. Optioneel wordt de budgetstand teruggeschreven naar een Asana custom field zodat projectmanagers de financiële voortgang direct in hun planbord zien.
Voordelen van de AFAS + Asana koppeling
- Snellere facturatie: Goedgekeurde uren uit Asana direct beschikbaar voor facturatie in AFAS.
- Accuraat projectbudget: Real-time inzicht in bestede uren versus budget per project.
- Geen dubbele invoer: Uren eenmalig registreren, overal beschikbaar.
- Correcte doorbelasting: Factureerbare en niet-factureerbare uren automatisch correct geboekt.
Datastromen
- : Geregistreerde en goedgekeurde projecturen
- : Factureerbare uren naar financieel
- : Projectcodes en budgetten
- : Medewerkers en uurtarieven
Resultaten
- 100% automatisch: Projecturen van planning naar ERP zonder handwerk
- Real-time inzicht: Projectkosten en budgetbewaking altijd actueel
- Snellere facturatie: Factureerbare uren direct beschikbaar
Technische details
- Urensynchronisatie
- Factureerbare uren
- Projectbudget-sync
- Medewerker-mapping
- Tarieven en kostprijzen
- Goedkeuringsworkflow
Zo werkt de AFAS + Asana koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We brengen in kaart hoeveel Asana-projecten worden gekoppeld, hoe de goedkeuringsflow voor uren is ingericht in Asana en welke AFAS-projectnummers, debiteuren en tariefstaffels van toepassing zijn.
- Datamapping: We mappen Asana-projecten op AFAS-projectnummers en debiteuren, definiëren per medewerker of functie de tariefstaffel en bepalen welke Asana-task-types als factureerbaar of intern worden geclassificeerd in AFAS Profit.
- Bouw in testomgeving: De koppeling wordt gebouwd op de Asana API en een AFAS-testadministratie. We simuleren het registreren, goedkeuren en synchroniseren van uren, inclusief het niet-doorsturen van concept-entries en de budgetalert.
- Acceptatietest: Jij registreert een testuur in Asana, keurt het goed en controleert in AFAS Profit of de urenboeking binnen de afgesproken tijd als factureerbaar op het juiste project is aangemaakt.
- Livegang: Na akkoord gaat de koppeling live. Goedgekeurde uren stromen automatisch vanuit Asana naar AFAS. Factureerbare uren zijn direct beschikbaar voor facturatie zonder handmatige export.
- Monitoring en onderhoud: Onze monitoring kijkt 24/7 of de synchronisatie draait. API-wijzigingen van AFAS of Asana worden binnen het maandelijks abonnement opgepakt.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Asana native integrations |
|---|
| Alleen goedgekeurde uren | Ja | deels | Nee | Nee |
| Factureerbaar/niet-factureerbaar split | Ja | deels | Nee | Nee |
| Real-time budgetbewaking | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Project-mapping met milestones | Ja | Nee | Nee | deels |
| Terugkoppeling budget naar Asana | Ja | Nee | Nee | deels |
| Multi-administratie support | Ja | deels | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | deels |
| Geen eenmalige kosten | Nee | Ja | deels | Nee |
Wat kost deze koppeling?
Elke AFAS x Asana koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
• Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten variëren met het aantal te koppelen Asana-projecten en AFAS-projectnummers, de complexiteit van tariefstaffels per medewerker en of budgetterugkoppeling naar Asana nodig is.
• Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer AFAS of Asana hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Werkt dit met AFAS Profit en AFAS Online?
- Ja. SyncIT werkt met de REST API van zowel AFAS Profit (on-premise) als AFAS Online. We stellen de verbinding in op basis van jouw omgeving en autorisatieprofiel.
- Hoe worden Asana-projecten op AFAS-projectnummers gekoppeld?
- In de datamapping-stap koppelen we elk Asana-project aan het bijbehorende AFAS-projectnummer en de bijbehorende debiteur. We gebruiken een unieke project-ID of naam als sleutel om de koppeling te onderhouden.
- Kunnen meerdere AFAS-administraties tegelijk werken?
- Ja. Per Asana-workspace of team configureren we de routering naar de juiste AFAS-administratie, zodat projectkosten altijd op de juiste entiteit terechtkomen.
- Wat gebeurt er met wijzigingen op reeds gefactureerde uren?
- Uren die al zijn gefactureerd in AFAS worden niet automatisch overschreven. Correcties op gefactureerde uren vergen een handmatige actie in AFAS, zodat je de controle behoudt over verzonden facturen.
- Kan ik budgetstand uit AFAS terug tonen in Asana?
- Ja. We kunnen de budgetrealisatie vanuit AFAS Profit terugschrijven naar een custom field in Asana zodat projectmanagers de financiële voortgang direct in hun planbord zien zonder in AFAS te hoeven kijken.
- Hoe worden niet-factureerbare/interne uren geregistreerd?
- Niet-factureerbare uren worden in AFAS Profit geboekt als interne projectkosten op de juiste kostenplaats. Ze tellen mee voor het projectbudget maar verschijnen niet op de factuur.
- Wat kost een AFAS Asana koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen variëren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over AFAS
ERP-systeem voor MKB-bedrijven. SyncIT is een onafhankelijke partij en is niet gelieerd aan of gecertificeerd door de maker van dit systeem. Alle genoemde merknamen zijn eigendom van hun respectieve houders.
Over Asana
Leading projectmanagement platform. Taken, projecten, doelen en portfolio management.
AFAS en Asana integreren?
Ontdek hoe SyncIT Asana en AFAS integreert voor automatische urensynchronisatie en projectfacturatie.