Active Ants + AFAS koppeling
Verbind Active Ants met AFAS en synchroniseer orders en voorraadstanden met debiteuren en crediteuren automatisch. Geen handmatig werk meer.
SyncIT koppelt Active Ants en AFAS zodat verkooporders uit AFAS automatisch als fulfilment-opdrachten naar Active Ants stromen en voorraad, tracking en retouren realtime terug worden geschreven naar de juiste AFAS-administratie. Je webshop verkoopt alleen wat er werkelijk ligt en de boekhouding loopt mee.
Het probleem
Jouw verkooporders ontstaan in AFAS — vanuit je webshop, B2B-portaal of handmatige invoer door de binnendienst. De fysieke afhandeling ligt bij Active Ants: picking, verpakking, verzending en retouren in hun warehouse. Tussen beide systemen werkt iemand elke dag met CSV-exports, portaal-uploads en handmatige statuscontroles. Orderregels worden overgetypt, verzendadressen kloppen soms niet door knip-en-plakfouten, en voorraadmutaties vanuit Active Ants komen pas met vertraging terug in AFAS. Daardoor verkoopt de webshop artikelen die fysiek niet meer op voorraad liggen en ontstaan er naleveringen. Tracking-informatie bereikt je klantenservice te laat en retouren worden niet tijdig als creditnota verwerkt in de debiteurenadministratie. Een generieke connector kent het datamodel van Active Ants niet en weet evenmin hoe AFAS verkooporders, artikelen, kostenplaatsen en debiteuren structureert. Het gevolg is een permanente achterstand op voorraadstanden en orderstatussen. SyncIT kent zowel de Active Ants API als het AFAS-datamodel en bouwt een koppeling die jouw specifieke orderstromen, artikelen en administraties op elkaar aansluit.
De oplossing
SyncIT bouwt een koppeling tussen AFAS en Active Ants waarin verkooporders uit AFAS automatisch als fulfilment-opdrachten bij Active Ants worden aangemeld, inclusief orderregels, verzendadres, gewenste vervoerder en eventuele verzendinstructies. Zodra Active Ants de order oppakt, gepickt of verzonden heeft, stroomt de statusupdate met tracking-nummer terug naar de juiste verkooporder in AFAS. Voorraadmutaties vanuit het warehouse — ontvangsten, correcties, tellingen — worden incrementeel in de AFAS-artikeladministratie verwerkt zodat de beschikbare voorraad altijd klopt. Retouren die Active Ants registreert worden automatisch gekoppeld aan de oorspronkelijke order in AFAS zodat creditnota's en herberekeningen direct kunnen worden aangemaakt. Bij meerdere webshops of AFAS-administraties wordt elke stroom naar de juiste administratie en het juiste Active Ants-account gerouteerd. Foutafhandeling vangt ontbrekende SKU-mappings, ongeldige adressen en tijdelijke API-storingen op; niet-verwerkbare orders worden gesignaleerd in plaats van stil te blijven hangen. Na livegang monitort SyncIT de datastroom continu en wordt de koppeling meebewogen wanneer AFAS of Active Ants hun API aanpassen.
Voordelen van de Active Ants + AFAS koppeling
- Geen handmatige invoer meer: Data stroomt automatisch tussen Active Ants en AFAS
- Altijd actuele data: Wijzigingen worden direct gesynchroniseerd in beide systemen
- Minder fouten: Automatische synchronisatie elimineert menselijke invoerfouten
- Tijdsbesparing: Medewerkers besteden geen tijd meer aan dubbele invoer
- Active Ants-data beschikbaar: Voorraadbeheer en opslagmanagement direct beschikbaar in AFAS
- AFAS-data beschikbaar: Projectadministratie en urenregistratie direct beschikbaar in Active Ants
Datastromen
- Active Ants data synchronisatie: orders, voorraadstanden, verzendingen vanuit Active Ants automatisch beschikbaar in AFAS
- AFAS data synchronisatie: debiteuren, crediteuren, facturen vanuit AFAS automatisch beschikbaar in Active Ants
- Bidirectionele synchronisatie: orders, debiteuren worden in beide richtingen gesynchroniseerd
- Aanvullende datastromen: Optionele synchronisatie van retouren, producten, medewerkers
Resultaten
- 75% minder handmatig werk: Tijdsbesparing
- 95% minder invoerfouten: Foutreductie
- Updates binnen 1-5 minuten: Snelheid
Technische details
Zo werkt de Active Ants + AFAS koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We brengen in kaart welke verkooporderstromen in AFAS je wilt routeren naar Active Ants, welke artikelen en SKU-structuur je gebruikt en hoe retouren en voorraadmutaties in jouw administratie verwerkt moeten worden.
- Datamapping: We mappen AFAS-entiteiten zoals verkooporder, orderregel, artikel, debiteur en verzendadres op de Active Ants-velden voor fulfilment-opdrachten, SKU's en vervoerderskeuze, inclusief retourcodes en redencodes.
- Bouw in testomgeving: De koppeling wordt gebouwd en beproefd tegen een AFAS-testadministratie en een Active Ants-staging-account. We simuleren nieuwe orders, annuleringen, deelleveringen, voorraadcorrecties en retouren.
- Acceptatietest: Jij voert een representatieve verkooporder in AFAS in en controleert of de opdracht bij Active Ants verschijnt, of tracking en voorraad correct terugkomen en of een retour op de juiste order wordt geboekt.
- Livegang: Na akkoord gaat de koppeling live. Verkooporders stromen vanaf dat moment automatisch naar Active Ants en statusupdates, voorraad en retouren worden continu teruggeschreven naar AFAS.
- Monitoring en onderhoud: Onze monitoring kijkt 24/7 of de synchronisatie draait. Niet-verwerkbare orders worden gesignaleerd en API-wijzigingen van AFAS of Active Ants worden binnen het maandelijks abonnement opgepakt.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Active Ants portaal-uploads |
|---|
| Datamodel-aware (AFAS en Active Ants) | Ja | Nee | Nee | deels |
| Realtime voorraadsynchronisatie | Ja | Nee | deels | Nee |
| Tracking-updates terug in AFAS | Ja | Nee | deels | deels |
| Retour- en creditnotaverwerking | Ja | Nee | Nee | deels |
| Multi-administratie support | Ja | deels | Nee | deels |
| Foutafhandeling bij ongeldige adressen of SKU's | Ja | Nee | Nee | deels |
| Monitoring en support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | deels |
Wat kost deze koppeling?
Elke Active Ants x AFAS koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten variëren met het aantal orderstromen, het volume aan SKU's, de complexiteit van retour- en creditnotaverwerking en het aantal AFAS-administraties dat gekoppeld moet worden aan een of meer Active Ants-accounts.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer AFAS of Active Ants hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Werkt de koppeling met AFAS Profit en AFAS Online?
- Ja. SyncIT werkt met de REST API van zowel AFAS Profit als AFAS Online. De verbinding wordt ingesteld op basis van jouw omgeving en de juiste autorisatieprofielen voor verkooporder, artikel en debiteur.
- Hoe snel wordt een verkooporder uit AFAS bij Active Ants aangeboden?
- Nieuwe of gewijzigde verkooporders worden doorgaans binnen enkele minuten na het vrijgeven in AFAS bij Active Ants aangemeld. Het exacte interval stellen we af op de cut-off-tijden van het warehouse zodat dagorders op tijd binnen zijn.
- Hoe worden voorraadmutaties van Active Ants verwerkt in AFAS?
- Voorraadwijzigingen zoals ontvangsten, correcties en tellingen worden incrementeel opgehaald uit Active Ants en bijgewerkt op het juiste artikel in de juiste AFAS-administratie, zodat beschikbare voorraad in AFAS en webshop aansluit op wat er fysiek ligt.
- Wat gebeurt er met retouren die bij Active Ants worden geregistreerd?
- Retouren worden automatisch gekoppeld aan de oorspronkelijke verkooporder in AFAS inclusief retourreden en ontvangen aantallen. Op basis daarvan kun je in AFAS direct de creditnota of herverwerking aanmaken.
- Kan ik meerdere webshops of administraties aan Active Ants koppelen?
- Ja. Per webshop of AFAS-administratie bepalen we naar welk Active Ants-account en welk magazijn orders worden gerouteerd, en hoe statusupdates terugkomen in de juiste administratie.
- Wat gebeurt er als een order een ongeldig adres of ontbrekende SKU bevat?
- De koppeling signaleert de fout voordat de order bij Active Ants wordt aangeboden. Je krijgt een melding zodat je het probleem in AFAS corrigeert, waarna de order automatisch opnieuw wordt aangeboden zonder dubbele verzending.
- Hoe lang duurt de implementatie van een Active Ants AFAS koppeling?
- De doorlooptijd hangt af van het aantal orderstromen, het volume aan SKU's en de gewenste retourlogica. Na het adviesgesprek krijg je een concrete planning voor datamapping, bouw, acceptatietest en livegang.
- Wat kost een Active Ants AFAS koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen variëren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Active Ants
Geautomatiseerde fulfilment dienstverlener in Nederland. Robot-gestuurde orderpicking en verzending.
Over AFAS
ERP-systeem voor MKB-bedrijven. SyncIT is een onafhankelijke partij en is niet gelieerd aan of gecertificeerd door de maker van dit systeem. Alle genoemde merknamen zijn eigendom van hun respectieve houders.
Active Ants en AFAS integreren?
Ontdek hoe SyncIT Active Ants en AFAS naadloos integreert voor uw organisatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek.