IFS Cloud + Harvest koppeling
Synchroniseer tijdregistraties, projecturen en kostendata automatisch tussen Harvest en IFS Cloud ERP via SyncIT. Medewerkers registreren hun uren in Harvest, terwijl projectcontrollers en financiële teams real-time inzicht krijgen in projectkosten en capaciteitsbenutting in IFS Cloud.
SyncIT koppelt Harvest en IFS Cloud zodat goedgekeurde tijdregistraties automatisch worden omgezet naar projectboekingen in je ERP, inclusief de juiste WBS-structuur, kostensoorten en activiteitencodes. Controllers hebben daardoor altijd realtime inzicht in urenbezetting en projectrendabiliteit zonder handmatige CSV-exports.
Het probleem
Organisaties die IFS Cloud inzetten voor projectbeheer en financiële administratie, maar Harvest gebruiken voor operationele tijdregistratie, kampen dagelijks met een lastig synchronisatieprobleem. Medewerkers registreren hun uren in Harvest, maar deze data is niet beschikbaar in IFS Cloud waar projectmanagers en controllers werken. Het handmatig exporteren van Harvest-rapportages en het importeren in IFS Cloud is tijdrovend en foutengevoulig: CSV-bestanden worden anders geïnterpreteerd, projectcodes matchen niet altijd en kostensoorten moeten handmatig vertaald worden. Projectcontrollers missen daardoor realtime inzicht in de werkelijke versus geplande urenbezetting. Maandelijkse projectrapportages zijn vertraagd en gefactureerde uren komen niet altijd overeen met de uren die in IFS Cloud zijn vastgelegd, wat leidt tot omzetverlies en onnauwkeurige projectrendabiliteitsanalyses.
De oplossing
SyncIT verbindt Harvest en IFS Cloud in een geautomatiseerde datastroom die tijdregistraties van medewerkers direct beschikbaar maakt binnen de projectmodule van IFS Cloud. Zodra medewerkers uren goedkeuren in Harvest, worden de timesheet-regels automatisch omgezet naar IFS Cloud-tijdboekingen op de juiste projecten, activiteiten en kostensoorten. SyncIT vertaalt de projectstructuur en activiteitencodes van Harvest naar de corresponderende WBS-structuur in IFS Cloud, zodat data correct terechtkomt in de projectbegroting en -nacalculatie. Factuurwaardige uren worden geflagd en overgedragen zodat de projectfacturatie in IFS Cloud altijd aansluit op de werkelijk geregistreerde en goedgekeurde uren in Harvest. Dit geeft projectcontrollers en financieel managers realtime inzicht zonder handmatig tussenkomst.
Voordelen van de Harvest + IFS Cloud koppeling
- Realtime projectinzicht in IFS Cloud: Goedgekeurde uren uit Harvest verschijnen automatisch in de projectmodule van IFS Cloud. Projectmanagers en controllers hebben altijd actueel inzicht in geboekte versus geplande uren, zonder te wachten op handmatige imports.
- Nauwkeurige projectfacturatie: Factureerbare uren die in Harvest worden geregistreerd en goedgekeurd, worden automatisch overgedragen naar IFS Cloud voor projectfacturatie. Dit elimineert omzetverlies door niet-gefactureerde uren en verkleint de doorlooptijd van uw factuurcyclus.
- Consistente projectkostenregistratie: Tijdregistraties worden automatisch vertaald naar de juiste kostensoorten en WBS-elementen in IFS Cloud. Hierdoor zijn projectnacalculaties betrouwbaar en kunnen rendabiliteitsanalyses op detailniveau worden uitgevoerd.
- Gebruiksgemak voor medewerkers behouden: Medewerkers blijven werken in de vertrouwde en gebruiksvriendelijke Harvest-interface voor hun tijdregistratie. De synchronisatie met IFS Cloud verloopt volledig op de achtergrond, zonder extra handelingen van de eindgebruiker.
- Tijdsbesparing voor projectcontrollers: Maandelijkse reconciliatie tussen Harvest en IFS Cloud wordt volledig geautomatiseerd. Projectcontrollers en financieel medewerkers besparen uren aan handmatige datavergelijking en kunnen zich richten op analyse en bijsturing.
Datastromen
- Tijdregistraties van Harvest naar IFS Cloud: Goedgekeurde timesheetregels per medewerker en per project worden automatisch vanuit Harvest overgedragen naar de tijdregistratiemodule van IFS Cloud, inclusief datum, duur, projectcode en activiteitsomschrijving.
- Projectstructuur en mapping van IFS Cloud naar Harvest: Projecten, fasen en activiteiten die in IFS Cloud zijn aangemaakt, worden gesynchroniseerd naar Harvest zodat medewerkers altijd uren kunnen registreren op actuele en correcte projectcodes zonder handmatig onderhoud.
- Medewerkerdata van IFS Cloud naar Harvest: Nieuwe medewerkers die worden aangemaakt in IFS Cloud HCM worden automatisch ook als gebruiker aangemeld in Harvest, inclusief hun teaminformatie en standaard uurtarieven voor projectfacturatie.
- Factureerbare uren van Harvest naar IFS Cloud: Geflagde factureerbare uren uit Harvest worden overgezet naar IFS Cloud voor verwerking in de projectfacturatiecyclus, gekoppeld aan de juiste contractregels en tariefafspraken.
Resultaten
- 100% automatisch: Projecturen van planning naar ERP zonder handwerk
- Real-time inzicht: Projectkosten en budgetbewaking altijd actueel
- Snellere facturatie: Factureerbare uren direct beschikbaar
Technische details
- Urensynchronisatie
- Factureerbare uren
- Projectbudget-sync
- Medewerker-mapping
- Tarieven en kostprijzen
- Goedkeuringsworkflow
Zo werkt de Harvest + IFS Cloud koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We inventariseren welke tijdregistratiestromen je van Harvest naar IFS Cloud wilt automatiseren. We bespreken de projectstructuur in beide systemen, welke kostensoorten relevant zijn en of factureerbare en niet-factureerbare uren apart moeten worden verwerkt.
- Datamapping: We mappen Harvest-projecten en -taken naar de WBS-elementen en activiteitencodes in IFS Cloud. Medewerkersprofielen worden gekoppeld aan de juiste kostencentra en uurtarieven worden vertaald zodat tijdboekingen correct in de projectbegroting landen.
- Bouw in testomgeving: In een testomgeving simuleren we het volledige proces: uren registreren en goedkeuren in Harvest, automatische omzetting naar IFS Cloud-tijdboekingen, en controle of de data op de juiste projecten en kostensoorten terechtkomt. We testen ook correcties op eerder gesynchroniseerde uren.
- Acceptatietest: Jij registreert uren op een testproject in Harvest, keurt ze goed en controleert of de tijdboekingen correct verschijnen in de IFS Cloud projectmodule. Je verifieert dat kostensoorten, activiteiten en het juiste kostencentrum kloppen.
- Livegang: Na goedkeuring activeren we de automatische synchronisatie op je productieomgeving. Alle goedgekeurde timesheets in Harvest worden voortaan direct verwerkt als tijdboekingen in IFS Cloud.
- Monitoring en onderhoud: We monitoren de datastroom tussen Harvest en IFS Cloud 24/7. Bij API-wijzigingen van Harvest of IFS Cloud passen we de integratie proactief aan binnen je abonnement, zodat urenregistraties ononderbroken blijven doorstromen.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Harvest CSV-export |
|---|
| Automatische tijdregistratiesynchronisatie naar ERP | Ja | Nee | deels | Nee |
| WBS-mapping tussen tijdregistratie en projectmodule | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Onderscheid factureerbare en niet-factureerbare uren | Ja | deels | Nee | deels |
| Correctieverwerking bij gewijzigde timesheets | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Multi-account ondersteuning voor meerdere Harvest-omgevingen | Ja | Nee | deels | Nee |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke IFS Cloud x Harvest koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal projectstructuren, de complexiteit van de WBS-mapping en het volume aan medewerkers dat uren registreert.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer IFS Cloud of Harvest hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Worden alle Harvest-projecten automatisch gekoppeld aan IFS Cloud-projecten?
- SyncIT biedt een projectmapping waarbij u Harvest-projecten koppelt aan de corresponderende projecten en WBS-elementen in IFS Cloud. U kunt dit handmatig configureren of op basis van projectnaam of -code automatisch laten matchen.
- Hoe wordt omgegaan met medewerkers die in IFS Cloud een ander kostencentrum hebben?
- SyncIT ondersteunt de mapping van medewerkers op kostencentra in IFS Cloud. Tijdboekingen vanuit Harvest worden automatisch geboekt op het kostencentrum dat in IFS Cloud aan de betreffende medewerker is gekoppeld.
- Kunnen we meerdere Harvest-accounts synchroniseren met één IFS Cloud-instantie?
- Ja, SyncIT ondersteunt multi-account configuraties waarbij meerdere Harvest-omgevingen data aanleveren aan dezelfde IFS Cloud-instantie. Dit is met name relevant voor organisaties met verschillende business units die elk een eigen Harvest-account gebruiken.
- Hoe snel worden goedgekeurde uren uit Harvest beschikbaar in IFS Cloud?
- Na goedkeuring van uren in Harvest worden de timesheetregels doorgaans binnen enkele minuten tot maximaal een uur gesynchroniseerd naar IFS Cloud, afhankelijk van de ingestelde synchronisatiefrequentie. Voor maandafsluiting is een directe synchronisatie op aanvraag ook mogelijk.
- Wat als een medewerker uren aanpast nadat ze al gesynchroniseerd zijn naar IFS Cloud?
- SyncIT detecteert wijzigingen in eerder gesynchroniseerde uren in Harvest en verwerkt de correctie automatisch in IFS Cloud. Zo zijn beide systemen altijd met elkaar in overeenstemming, ook bij achteraf doorgevoerde correcties.
- Worden ook onkosten en uitgaven uit Harvest meegesynchroniseerd?
- Ja, naast tijdregistraties kan SyncIT ook de onkostenmodule van Harvest synchroniseren met IFS Cloud. Declaraties en projectgebonden uitgaven worden automatisch verwerkt in de financiële module zodat projectkosten compleet zijn.
- Hoe worden niet-factureerbare uren behandeld in de synchronisatie?
- SyncIT maakt onderscheid tussen factureerbare en niet-factureerbare uren op basis van de Harvest-instellingen. Beide typen worden gesynchroniseerd naar IFS Cloud maar worden op aparte kostensoorten geboekt, zodat je projectrendabiliteitsrapportages zuiver blijven.
- Wat kost een IFS Cloud Harvest koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Harvest
Tijdregistratie en facturatie platform. Urenregistratie, rapportages en projectbudgetten.
Over IFS Cloud
Cloud ERP voor manufacturing en servicegerichte bedrijven. Asset management, field service en supply chain.
IFS Cloud en Harvest integreren?
Ontdek hoe SyncIT Harvest en IFS Cloud integreert voor automatische urensynchronisatie en projectfacturatie.