Epicor + Trivec koppeling
Verbind Epicor ERP met Trivec kassasysteem voor automatische synchronisatie van omzetdata, voorraad en financiële rapportage.
SyncIT koppelt Epicor ERP aan het Trivec kassasysteem zodat dagomzet, voorraadverbruik en betalingen automatisch vanuit de horecavloer in je financiele administratie terechtkomen. Handmatige dagafsluitingen en foutgevoelige Excel-exports behoren tot het verleden, terwijl inkooporders in Epicor automatisch worden aangestuurd op basis van werkelijk verbruik uit Trivec.
Het probleem
Horecabedrijven en restaurant- of hotelketens die Trivec gebruiken als kassasysteem voor tafelservice, betalingen en orderverwerking, en tegelijkertijd Epicor ERP inzetten voor financieel beheer, inkoop en voorraadbeheer, ondervinden dagelijks de gevolgen van twee losstaande systemen. Kassaomzet, verbruikte voorraden en betaalmethoden worden aan het einde van de dag of week handmatig overgebracht van Trivec naar Epicor. Dit kost niet alleen tijd, maar leidt ook tot reconciliatieverschillen: een fout in de dagafsluiting, een verkeerd gemiddeld verbruikspercentage of een ontbrekende tafel resulteert in onjuiste financiele rapportages. Voorraadbeheer in Epicor is nooit actueel omdat Trivec-verbruik niet automatisch wordt afgeschreven. Meerdere vestigingen vergroten dit probleem: elke locatie heeft zijn eigen dataexport die handmatig verwerkt moet worden in de centrale Epicor-omgeving, wat de consolidatie van groepsrapportages vertraagt en foutgevoelig maakt.
De oplossing
Met de Epicor + Trivec integratie via SyncIT worden dagomzet, betalingen per methode, artikelverbruik en tafelsessies automatisch vanuit Trivec gesynchroniseerd naar Epicor. Omzetdata per vestiging, dagdeel of productcategorie komt direct beschikbaar in de financiele module van Epicor, zodat dagelijkse reconciliatie geautomatiseerd verloopt. Verbruik van ingredienten en dranken wordt automatisch afgeschreven van de Epicor-voorraad, waardoor inkoopmanagers altijd een actueel beeld hebben van de benodigde bestellingen. Betalingen via verschillende methoden — pin, contant, creditcard, Apple Pay — worden per transactie categorisch doorgezet naar de juiste grootboekrekeningen in Epicor. Voor ketens met meerdere Trivec-locaties consolideert de integratie alle vestigingsdata automatisch in een Epicor-overzicht, wat directie en financiele managers altijd realtime inzicht geeft in de groepsprestaties.
Voordelen van de Epicor + Trivec koppeling
- Automatische dagomzet-verwerking: Trivec-kassaomzet wordt direct en foutloos doorgeboekt in de financiële administratie van Epicor per vestiging.
- Realtime voorraadbeheer: Verbruik van artikelen en ingrediënten in Trivec wordt automatisch afgeschreven van de Epicor-voorraad.
- Multi-vestiging consolidatie: Omzet en data van alle Trivec-locaties worden automatisch gecombineerd in één centraal Epicor-overzicht.
- Snellere financiële afsluiting: Handmatige dagafsluitingen en exports vallen weg, waardoor de maandafsluiting aanzienlijk sneller verloopt.
- Accurate BTW-verwerking: Verschillende BTW-tarieven per productcategorie vanuit Trivec worden correct doorgeboekt in de Epicor-belastingmodule.
Datastromen
- Kassaomzet per dagdeel: Omzetcijfers per shift, tafel en productcategorie worden automatisch vanuit Trivec naar Epicor gesynchroniseerd.
- Betalingen per methode: Pin, contant en digitale betaalmethoden worden per transactie correct gecategoriseerd doorgezet naar Epicor.
- Artikelverbruik en voorraadafschrijving: Verbruikte producten in Trivec worden automatisch afgetrokken van de betreffende voorraadposities in Epicor.
- Vestigingsdata en consolidatie: Data van meerdere Trivec-vestigingen wordt automatisch samengevoegd in de centrale Epicor-rapportageomgeving.
Resultaten
- 100% automatisch: Omzet van horeca naar ERP zonder handmatige invoer
- Real-time voorraad: Verbruik en financiele waarde altijd gesynchroniseerd
- Minder derving: Snellere signalering van voorraadverschillen
Technische details
- Omzetsynchronisatie
- Voorraadverbruik
- Inkoopautomatisering
- BTW-verdeling
- Betaalwijzen
- Dagafsluiting
Zo werkt de Epicor + Trivec koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We inventariseren welke Trivec-vestigingen worden aangesloten op Epicor en bespreken hoe omzetdata, betaalmethoden en voorraadverbruik moeten worden ingedeeld per grootboekrekening en kostenplaats.
- Datamapping: We brengen in kaart hoe Trivec-transacties — omzet per productgroep, tafelsessies, betaalmethoden en artikelverbruik — worden gemapped naar de juiste Epicor-modules voor financieel beheer, voorraadbeheer en inkoop.
- Bouw in testomgeving: In een testopstelling simuleren we dagafsluitingen vanuit Trivec en controleren we of omzet, betalingen en voorraadmutaties correct landen in Epicor. We testen scenario's met meerdere vestigingen, retourboekingen en split-betalingen.
- Acceptatietest: Jouw financiele team controleert een volledige dagafsluiting van Trivec in de Epicor-testomgeving en verifieert of omzetcijfers, voorraadstanden en grootboekboekingen kloppen met de werkelijke kassadata.
- Livegang: De automatische synchronisatie gaat live. Vanaf de eerste dagafsluiting stromen alle Trivec-transacties automatisch door naar Epicor, zonder handmatige tussenkomst van het horecateam.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT bewaakt de integratie 24/7 en grijpt proactief in bij API-wijzigingen van Epicor of Trivec. Toevoegen van nieuwe vestigingen of productcategorieen valt binnen het maandelijks abonnement.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Trivec Data Export |
|---|
| Automatische dagomzet-synchronisatie naar ERP | Ja | Nee | Nee | deels |
| Realtime voorraadafschrijving bij kassaverkoop | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Multi-vestiging consolidatie in Epicor | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Betaalmethode-uitsplitsing per grootboekrekening | Ja | Nee | Nee | deels |
| Automatische inkooptriggers bij voorraaddrempels | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke Epicor x Trivec koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal Trivec-vestigingen dat wordt aangesloten, de complexiteit van de grootboekstructuur in Epicor en het volume aan dagelijkse transacties.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Epicor of Trivec hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Hoe vaak wordt de Trivec-kassaomzet gesynchroniseerd naar Epicor?
- De integratie kan worden ingesteld op realtime synchronisatie of op dagelijkse batches na de sluitingstijd, afhankelijk van de voorkeur.
- Ondersteunt de integratie meerdere Trivec-vestigingen met aparte Epicor-eenheden?
- Ja, de integratie kan per vestiging worden geconfigureerd met eigen grootboekrekeningen en rapportage-eenheden binnen Epicor.
- Kunnen menuwijzigingen in Trivec automatisch worden doorgezet naar Epicor?
- Nieuwe artikelen en prijswijzigingen in Trivec kunnen via de integratie automatisch worden gesynchroniseerd naar de Epicor-artikelstamdata.
- Hoe worden retouringen of gecorrigeerde orders verwerkt in de integratie?
- Gecorrigeerde transacties en geannuleerde bestellingen in Trivec worden als correctieboekingen doorgezet naar Epicor.
- Is de integratie geschikt voor zowel restaurants als hotels die Trivec gebruiken?
- Ja, de integratie is flexibel ingesteld voor zowel restaurant- als hotelomgevingen, inclusief roomservice en bar-afdelingen.
- Hoe gaat de integratie om met split-betalingen en fooien in Trivec?
- Split-betalingen worden per betaalmethode uitgesplitst en apart geboekt in Epicor. Fooien kunnen als aparte categorie worden doorgezet naar een dedicated grootboekrekening, zodat ze correct in de financiele rapportage verschijnen.
- Wat kost een Epicor Trivec koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Epicor
ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.
Over Trivec
POS en kassasysteem voor horeca met 7.000+ klanten in Nederland, België en Scandinavië.
Epicor en Trivec integreren?
Ontdek hoe SyncIT Trivec en Epicor integreert voor automatische omzetverwerking en voorraadbeheer.