Epicor + Clockify koppeling
Synchroniseer tijdregistraties uit Clockify automatisch met Epicor ERP via SyncIT. Koppel gewerkte uren direct aan projecten, werkorders en kostenplaatsen in Epicor Kinetic voor nauwkeurige projectkosten en snellere facturatie.
SyncIT koppelt Epicor Kinetic en Clockify zodat goedgekeurde tijdregistraties automatisch doorstromen naar werkorders, projectmodules en kostenplaatsen in je ERP. Handmatige ureninvoer verdwijnt, nacalculaties kloppen en je finance-team werkt altijd met actuele cijfers voor facturatie en capaciteitsplanning.
Het probleem
Productiebedrijven en distributeurs die Epicor Kinetic gebruiken als hun centrale ERP-platform staan voor een hardnekkig administratief probleem wanneer medewerkers hun uren bijhouden in Clockify. De tijdregistraties in Clockify — van projecturen tot directe productiearbeid — blijven opgesloten in een geïsoleerd systeem. Ze vinden hun weg niet automatisch naar de job costing, projectmodules of loonjournalen in Epicor. Medewerkers of planners zijn dan verplicht uren handmatig te exporteren uit Clockify en opnieuw in te voeren in Epicor, een arbeidsintensief proces dat fouten uitlokt. Uren worden foutief geboekt op de verkeerde werkorder of het verkeerde project, waardoor kalkulaties en nacalculaties onbetrouwbaar worden. Voor bedrijven in de maakindustrie, waar precieze urenregistratie per job essentieel is voor kostenbewaking en klantfacturatie, is dit een structureel risico dat direct het financiële resultaat raakt.
De oplossing
De SyncIT integratie tussen Clockify en Epicor elimineert handmatige urenoverdracht volledig. Via de Clockify REST API leest SyncIT goedgekeurde tijdvermeldingen uit en vertaalt deze naar de juiste datastructuren in Epicor Kinetic: arbeidsboekingen op werkorders, projecturenregels of resourcetoewijzingen, afhankelijk van jouw Epicor configuratie. De mapping van Clockify projecten en taken naar Epicor job-nummers, operaties en kostenplaatsen wordt eenmalig vastgelegd in SyncIT. Vervolgens verloopt de synchronisatie volledig automatisch. Medewerkers registreren hun tijd in Clockify zoals gewoonlijk; projectmanagers en controllers zien in Epicor realtime de actuele urenstanden per project of werkorder. Dit verhoogt de nauwkeurigheid van je nacalculatie, versnelt de factuurvoorbereiding en geeft productieplanners betrouwbare data voor capaciteitsplanning.
Voordelen van de Clockify + Epicor koppeling
- Nauwkeurige job costing in Epicor: Uren geregistreerd in Clockify worden direct geboekt op de juiste werkorders en projecten in Epicor Kinetic. Je nacalculatie klopt altijd, zonder handmatige correcties achteraf.
- Snellere voorbereiding van klantfacturen: Doordat factureerbare uren automatisch in Epicor beschikbaar zijn, kan je financiële afdeling facturen sneller opstellen. Klanten ontvangen hun factuur op tijd en de cashflow verbetert.
- Medewerkers behouden hun vertrouwde tijdregistratieapp: Clockify blijft de tool die medewerkers dagelijks gebruiken. SyncIT zorgt op de achtergrond dat alle data correct in Epicor terechtkomt, zonder extra handelingen van de medewerker.
- Realtime inzicht in capaciteit en bezetting: Productieplanners en projectleiders hebben in Epicor altijd een actueel beeld van bestede uren per afdeling, medewerker of werkorder, wat betere planningsbeslissingen mogelijk maakt.
- Minder administratieve fouten: Automatische synchronisatie elimineert typefouten en vergissingen bij handmatige urenoverdracht. De data in Epicor is betrouwbaarder, wat doorwerkt in rapportages en loonverwerking.
Datastromen
- Tijdvermeldingen en urenbriefjes: Goedgekeurde tijdregistraties vanuit Clockify worden gesynchroniseerd als arbeids- of projectboekingen in Epicor Kinetic.
- Project- en werkorderkoppeling: Clockify projecten en taken worden gemapt aan Epicor job-nummers, operaties en kostenplaatsen voor correcte kostentoewijzing.
- Medewerker- en resourcedata: Clockify gebruikers worden gekoppeld aan Epicor resources en medewerkerrecords voor juiste loon- en kostentoewijzing per persoon.
- Factureerbare en niet-factureerbare uren: SyncIT onderscheidt factureerbare van interne uren en verwerkt beide categorieën op de juiste wijze in de Epicor module voor projectfacturatie.
Resultaten
- 100% automatisch: Projecturen van planning naar ERP zonder handwerk
- Real-time inzicht: Projectkosten en budgetbewaking altijd actueel
- Snellere facturatie: Factureerbare uren direct beschikbaar
Technische details
- Urensynchronisatie
- Factureerbare uren
- Projectbudget-sync
- Medewerker-mapping
- Tarieven en kostprijzen
- Goedkeuringsworkflow
Zo werkt de Clockify + Epicor koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We bespreken welke Clockify workspaces en projecten gekoppeld moeten worden aan Epicor Kinetic. Je geeft aan welke urentypen — productiearbeid, projecturen, indirecte uren — naar welke Epicor-modules moeten stromen en welke goedkeuringsregels gelden.
- Datamapping: SyncIT legt de mapping vast tussen Clockify projecten, taken en tags enerzijds en Epicor job-nummers, operaties, kostenplaatsen en resourcegroepen anderzijds. We definiëren hoe uurtarieven, overuren en afwijkende werktypen worden vertaald.
- Bouw in testomgeving: In een testomgeving simuleren we het volledige proces: een medewerker registreert uren in Clockify, de goedkeuringsflow wordt doorlopen en SyncIT boekt de uren op de juiste werkorder in Epicor. We testen edge cases zoals uren op afgesloten jobs en multi-workspace scenario's.
- Acceptatietest: Jij of je projectcontroller voert tijdregistraties in via Clockify en controleert in Epicor of de uren correct verschijnen op de juiste werkorder, het juiste project en de juiste kostenplaats. Eventuele mappingfouten worden direct gecorrigeerd.
- Livegang: Na goedkeuring schakelen we de integratie in op je productieomgeving. Vanaf dat moment stromen goedgekeurde Clockify-uren automatisch naar Epicor Kinetic zonder handmatige tussenkomst. Medewerkers merken geen verschil in hun dagelijkse werkwijze.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de integratie 24/7. Bij API-wijzigingen van Epicor of Clockify passen we de integratie proactief aan binnen je abonnement. Je ontvangt meldingen bij synchronisatiefouten zodat geen enkele urenboeking verloren gaat.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Clockify CSV-export |
|---|
| Automatische urensynchronisatie naar werkorders | Ja | Nee | deels | Nee |
| Mapping van Clockify projecten naar Epicor job-nummers | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Ondersteuning goedkeuringsflow voor uren | Ja | Nee | deels | Nee |
| Realtime nacalculatie per werkorder | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Multi-workspace synchronisatie | Ja | Nee | deels | Nee |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke Epicor x Clockify koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal werkorder- en projecttypen in Epicor, het volume aan Clockify workspaces en de complexiteit van de urengoedkeuringsflow.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Epicor of Clockify hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Werkt de integratie met Epicor Kinetic cloud en on-premises?
- SyncIT ondersteunt Epicor Kinetic in zowel de cloudversie als on-premises installaties met een beschikbare API. Neem contact op voor een compatibiliteitscheck voor jouw specifieke omgeving.
- Kunnen uren van meerdere Clockify workspaces naar één Epicor omgeving worden gestuurd?
- Ja, SyncIT ondersteunt multi-workspace configuraties. Uren van verschillende Clockify workspaces — bijvoorbeeld per vestiging of team — kunnen worden samengebracht in één Epicor administratie.
- Hoe worden Clockify projecten gematcht aan werkorders in Epicor?
- In de SyncIT configuratie leg je een mapping vast tussen Clockify project- en taaknamen of codes en de corresponderende job-nummers en operaties in Epicor. Dit stel je eenmalig in.
- Worden uren gesynchroniseerd na goedkeuring of direct na invoer?
- Dat is instelbaar. Je kunt kiezen voor synchronisatie na expliciete goedkeuring van het urenbriefje in Clockify, of voor directe synchronisatie zodra een tijdvermelding is opgeslagen.
- Wat gebeurt er als een Clockify project geen overeenkomend Epicor job-nummer heeft?
- SyncIT markeert dergelijke records als niet-gemapte items in een foutlog. Je ontvangt een melding zodat je de mapping kunt aanvullen en de betreffende uren alsnog correct kunt verwerken.
- Hoe gaat de integratie om met overuren en afwijkende uurtarieven?
- SyncIT vertaalt uurtypes en tags uit Clockify naar de juiste looncomponenten en tariefcodes in Epicor. Overuren, weekendtoeslagen en andere afwijkende tarieven worden correct geboekt op basis van de regels die je tijdens de configuratie instelt.
- Wat kost een Epicor Clockify koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Clockify
Gratis tijdregistratie voor teams. Unlimited gebruikers, projecten en rapportages.
Over Epicor
ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.
Epicor en Clockify integreren?
Ontdek hoe SyncIT Clockify en Epicor integreert voor automatische urensynchronisatie en projectfacturatie.