AFAS + Clockify koppeling
Synchroniseer projecturen en tijdregistratie van Clockify naar AFAS voor accurate facturatie en projectkostenbeheer.
SyncIT koppelt Clockify en AFAS zodat goedgekeurde projecturen automatisch naar de AFAS-projectadministratie stromen, factureerbare uren direct beschikbaar zijn voor facturatie en projectbudgetten realtime worden bijgewerkt. Je factureert sneller, boekt interne kosten correct en signaleert budgetoverschrijdingen voordat het te laat is.
Het probleem
Organisaties die Clockify gebruiken voor tijdregistratie en AFAS als ERP-systeem werken met gescheiden data. Medewerkers registreren hun uren in Clockify via timesheets en projecttaken, maar deze urendata bereikt de financiele administratie in AFAS Profit pas na handmatige export en import. Projectmanagers zien in Clockify hoeveel uren er zijn besteed per project en taak, maar de financiele doorbelasting in AFAS loopt altijd achter. Facturen worden te laat verstuurd omdat urendata niet op tijd beschikbaar is in de facturatiemodule.
Budgetbewaking is onbetrouwbaar wanneer de werkelijke bestede uren in Clockify niet overeenkomen met wat in de AFAS-projectadministratie staat. Projectoverschrijdingen worden te laat gesignaleerd omdat de data in twee systemen leeft. Niet-factureerbare uren worden handmatig onderscheiden van factureerbare uren en dat gaat regelmatig fout, waardoor interne kosten verkeerd worden geboekt. Bij organisaties met meerdere afdelingen of kostenplaatsen wordt de verdeling van uren over de juiste AFAS-kostendragers een tijdrovende handmatige klus die bovendien foutgevoelig is.
De oplossing
SyncIT bouwt een integratie tussen Clockify en AFAS zodat goedgekeurde projecturen automatisch beschikbaar zijn voor facturatie en projectkostenberekening. Timesheets en urenregistraties uit Clockify stromen direct naar de AFAS-projectadministratie zodra ze zijn geaccordeerd.
Factureerbare uren worden automatisch als factureerbaar gemarkeerd in AFAS Profit en zijn direct beschikbaar voor tijdige facturatie. Niet-factureerbare uren worden correct als interne projectkosten geboekt op de juiste kostenplaats. Projectbudgetten in AFAS worden realtime bijgewerkt met de actuele urenbesteding uit Clockify, zodat budgetoverschrijdingen automatisch worden gesignaleerd en projectmanagers tijdig kunnen bijsturen. Bij meerdere afdelingen of kostenplaatsen worden uren automatisch naar de juiste AFAS-kostendrager gerouteerd op basis van het Clockify-project en de taakstructuur. Foutafhandeling vangt ontbrekende projectmappings en ongeldige kostenplaatsen op voordat uren worden doorgeboekt.
Voordelen van de AFAS + Clockify koppeling
- Snellere facturatie: Goedgekeurde uren uit Clockify direct beschikbaar voor facturatie in AFAS.
- Accuraat projectbudget: Real-time inzicht in bestede uren versus budget per project.
- Geen dubbele invoer: Uren eenmalig registreren, overal beschikbaar.
- Correcte doorbelasting: Factureerbare en niet-factureerbare uren automatisch correct geboekt.
Datastromen
- : Geregistreerde en goedgekeurde projecturen
- : Factureerbare uren naar financieel
- : Projectcodes en budgetten
- : Medewerkers en uurtarieven
Resultaten
- 100% automatisch: Projecturen van planning naar ERP zonder handwerk
- Real-time inzicht: Projectkosten en budgetbewaking altijd actueel
- Snellere facturatie: Factureerbare uren direct beschikbaar
Technische details
- Urensynchronisatie
- Factureerbare uren
- Projectbudget-sync
- Medewerker-mapping
- Tarieven en kostprijzen
- Goedkeuringsworkflow
Zo werkt de AFAS + Clockify koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We brengen in kaart welke Clockify-projecten en -taken je wilt doorboeken naar AFAS, hoe factureerbare en niet-factureerbare uren worden onderscheiden en naar welke kostenplaatsen en projectadministraties in AFAS de uren moeten stromen.
- Datamapping: We mappen Clockify-entiteiten zoals project, taak, tijdregistratie, medewerker en goedkeuringsstatus op de AFAS-velden voor projectadministratie, kostenplaats, factureerbare uren en interne kosten.
- Bouw in testomgeving: De integratie wordt gebouwd en beproefd tegen een AFAS-testadministratie en een Clockify-testomgeving. We simuleren goedgekeurde timesheets, factureerbare en niet-factureerbare uren, budgetoverschrijdingen en correcties op eerder ingediende uren.
- Acceptatietest: Jij registreert uren in Clockify, keurt ze goed en controleert of de uren correct op het juiste project en de juiste kostenplaats in AFAS verschijnen, of factureerbare uren klaarstaan voor facturatie en of budgetcijfers zijn bijgewerkt.
- Livegang: Na akkoord gaat de integratie live. Goedgekeurde uren stromen vanaf dat moment automatisch van Clockify naar AFAS en projectbudgetten worden continu bijgewerkt.
- Monitoring en onderhoud: Onze monitoring kijkt 24/7 of de urensynchronisatie draait. Niet-verwerkbare registraties worden gesignaleerd en API-wijzigingen van AFAS of Clockify worden binnen het maandelijks abonnement opgepakt.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Clockify CSV-export |
|---|
| Datamodel-aware (AFAS en Clockify) | Ja | Nee | Nee | deels |
| Automatische factureerbaar/niet-factureerbaar-verdeling | Ja | Nee | Nee | deels |
| Realtime projectbudget-synchronisatie | Ja | Nee | deels | Nee |
| Kostenplaats-routering per afdeling | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Goedkeuringsflow-integratie | Ja | Nee | deels | Nee |
| Multi-administratie support | Ja | deels | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | deels |
Wat kost deze koppeling?
Elke Clockify x AFAS koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten variëren met het aantal projecten en kostenplaatsen, de complexiteit van de factureerbaar/niet-factureerbaar-verdeling en het aantal afdelingen dat uren registreert.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer AFAS of Clockify hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Worden uren automatisch factureerbaar in AFAS?
- Ja, goedgekeurde factureerbare uren uit Clockify worden automatisch als factureerbaar gemarkeerd in AFAS Profit financieel. Niet-factureerbare uren worden als interne kosten geboekt.
- Hoe werkt de budgetbewaking?
- Bestede uren uit Clockify worden realtime vergeleken met het projectbudget in AFAS. Bij overschrijding ontvangen projectmanagers automatisch een signalering.
- Worden alleen goedgekeurde uren gesynchroniseerd?
- Ja, SyncIT synchroniseert uitsluitend goedgekeurde tijdregistraties. Concept-uren en niet-goedgekeurde entries blijven in Clockify tot ze zijn geaccordeerd.
- Kan ik uren over meerdere kostenplaatsen verdelen?
- Ja. Op basis van het Clockify-project en de taakstructuur worden uren automatisch naar de juiste AFAS-kostenplaats gerouteerd. Bij meerdere afdelingen of administraties wordt elke stroom correct verdeeld.
- Wat gebeurt er als een project in Clockify niet bestaat in AFAS?
- De integratie signaleert ontbrekende projectmappings voordat uren worden doorgeboekt. Je krijgt een melding zodat je het project in AFAS aanmaakt of de mapping corrigeert, waarna de uren alsnog automatisch worden verwerkt.
- Hoe lang duurt de implementatie van een Clockify AFAS koppeling?
- De doorlooptijd hangt af van het aantal projecten, de kostenplaatsstructuur en de gewenste goedkeuringsflow. Na het adviesgesprek krijg je een concrete planning voor datamapping, bouw, acceptatietest en livegang.
- Wat kost een Clockify AFAS koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen variëren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over AFAS
ERP-systeem voor MKB-bedrijven. SyncIT is een onafhankelijke partij en is niet gelieerd aan of gecertificeerd door de maker van dit systeem. Alle genoemde merknamen zijn eigendom van hun respectieve houders.
Over Clockify
Gratis tijdregistratie voor teams. Unlimited gebruikers, projecten en rapportages.
AFAS en Clockify integreren?
Ontdek hoe SyncIT Clockify en AFAS integreert voor automatische urensynchronisatie en projectfacturatie.