Kort antwoord
- Een Shopify AFAS koppeling zet elke nieuwe order automatisch als verkooporder in AFAS, met klant, artikelregels, btw en verzendkosten.
- Voorraad loopt de andere kant op: AFAS is leidend en Shopify toont wat er echt ligt.
- Het verschil tussen een koppeling die werkt en een die hapert zit in btw-mapping, retouren en foutafhandeling.
Elke order uit Shopify die met de hand in AFAS Profit terechtkomt, kost tijd: klant opzoeken of aanmaken, artikelen invoeren, btw controleren, opslaan. Bij een handvol orders per dag is dat te doen. Groeit de webshop, dan is er ineens iemand een groot deel van de dag mee bezig. En wie de hele dag hetzelfde doet, maakt fouten: een verkeerd artikelnummer, een vergeten btw-code, een adres met een typefout.
Hoe een Shopify AFAS koppeling werkt
De koppeling werkt in twee richtingen:
- Van Shopify naar AFAS: nieuwe orders en klantgegevens.
- Van AFAS naar Shopify: voorraad en artikelinformatie, zodat je webshop alleen verkoopt wat er ligt.
Daartussen zit middleware: een laag die de gegevens vertaalt, doorzet en bewaakt. Shopify levert de order aan, de middleware zet hem om naar wat AFAS verwacht, en AFAS krijgt een verkooporder.
Van webshoporder naar verkooporder, stap voor stap
- Shopify meldt de order. Bij een nieuwe bestelling stuurt Shopify een webhook (het bericht
orders/create) naar de middleware. - De klant wordt gezocht. Bestaat de klant al in AFAS? De middleware zoekt eerst, bijvoorbeeld op e-mailadres, en maakt alleen een nieuwe debiteur aan als die er nog niet is.
- De order wordt aangemaakt. Via een UpdateConnector van AFAS komt de verkooporder erin, met artikelregels, btw-codes en verzendkosten.
- De status gaat terug. Staat de order in AFAS, dan krijgt Shopify dat terug, zodat je team en je klant weten waar de order is.
- Factuur, direct of later. Afhankelijk van je proces maakt de koppeling direct een factuur aan, of wacht hij tot de order is verzonden.
AFAS stelt gegevens beschikbaar via GetConnectors en neemt ze aan via UpdateConnectors. Voor toegang heb je een token van een AppConnector nodig. Aan de Shopify-kant regel je toegang via een app met de juiste rechten.
De valkuil: btw-mapping
Shopify geeft per orderregel een btw-percentage mee. AFAS werkt met btw-codes die aan je administratie hangen. Die sluiten niet vanzelf op elkaar aan. Zonder expliciete vertaling komt een order met het verkeerde tarief in je boekhouding, en dat merk je pas bij de aangifte.
Leg daarom per situatie vast welke AFAS-code hoort bij welk percentage, welk land en of de klant zakelijk of particulier is.
Als dezelfde gegevens twee keer worden ingetypt, gaat er vroeg of laat iets mis.
Vijf fouten die we vaak zien
| Fout | Gevolg | Oplossing |
|---|---|---|
| Alleen orders koppelen, geen klantgegevens | Dubbele of onvolledige debiteuren | Klanten meenemen en eerst zoeken voordat je aanmaakt |
| Geen voorraadreservering | Verkopen wat er niet ligt | Voorraad reserveren zodra de order in AFAS staat |
| Retouren met de hand | Creditnota’s ontbreken, voorraad klopt niet | Een terugbetaling in Shopify maakt automatisch een creditnota in AFAS |
| Alles direct en per wijziging | Limieten overschreden bij drukte | Orders direct, kleine voorraadwijzigingen gebundeld |
| Geen foutafhandeling | Orders blijven ongemerkt hangen | Logging, een melding bij fouten en een wachtrij om ze opnieuw te verwerken |
Welke opties heb je?
Handmatig exporteren en importeren. Kost geen software, wel tijd. Voorraad gaat niet terug naar Shopify, en er zit altijd vertraging in.
Low-code platforms zoals Zapier of Make. Snel opgezet en handig om te proberen. Bij grotere aantallen lopen de kosten per taak op, en de UpdateConnectors van AFAS zijn in zulke tools lastig goed in te richten.
Maatwerk-middleware. Gebouwd rond jouw proces, met je eigen uitzonderingen: B2B-prijzen, meerdere magazijnen, klantgroepen, retouren. Gelogd en bewaakt. Het verschil met standaardkoppelingen lees je op maatwerk-middleware.
Werk je nog niet met AFAS en twijfel je tussen pakketten? Lees dan eerst AFAS vs Exact Online.
Wanneer loont het?
Tel de minuten per order op, keer het aantal orders, keer de loonkosten. Het rekenvoorbeeld in wat dubbel overtypen je echt kost laat zien hoe snel dat oploopt. Een project bij SyncIT kost meestal tussen € 3.000 en € 7.000 en is meestal binnen drie maanden terugverdiend, zonder de fouten mee te tellen.
Wat je vooraf regelt
- AFAS op orde: artikelen met vaste codes, kloppende btw-codes en grootboekrekeningen.
- Shopify op orde: volledige productgegevens en juiste prijzen.
- Afspraken over de flow: wanneer wordt er gefactureerd, hoe boek je verzendkosten, wat gebeurt er bij een retour.
Die afspraken maken we samen in de blueprint. Daarna bouwen we, testen we met proeforders en gaan we pas live als alles klopt. Na livegang blijven we de koppeling bewaken, want API’s en je eigen inrichting veranderen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het om Shopify en AFAS te koppelen?
Begin je klein met één koppeling, dan is dat vaak één tot drie maanden van plan tot live. Een groter traject met meerdere systemen duurt gemiddeld drie tot vier maanden.
Wat kost een Shopify AFAS koppeling?
Een project bij SyncIT kost meestal tussen € 3.000 en € 7.000. Grotere trajecten met veel systemen komen boven de € 10.000. Na de gratis blueprint krijg je een vaste prijs.
Werkt de koppeling ook bij pieken, zoals Black Friday?
Ja, als orders in een wachtrij worden verwerkt. Dan blijft er niets hangen als AFAS of Shopify even niet bereikbaar is of als je tegen een limiet aanloopt.
Wat gebeurt er als de koppeling uitvalt?
Wij bewaken elke koppeling en krijgen binnen vijf minuten een melding bij een storing. Orders die in die tijd binnenkomen, blijven bewaard en worden daarna alsnog verwerkt.
Kan ik meerdere Shopify-winkels aan één AFAS-administratie koppelen?
Ja. Dan leg je per winkel vast welke grootboekrekeningen, btw-codes en klantgroepen horen, zodat je omzet per winkel zichtbaar blijft.
Werkwijze en bronnen. Geschreven door Clen Mourik, inhoudelijk nagelezen door Peter Rietveld. Laatst gecontroleerd op 28 september 2026.
Clen Mourik
De specialist bij SyncIT. Bouwt al jaren koppelingen tussen webshops, ERP en boekhouding, en schrijft over wat er technisch nodig is, in gewone taal.
