Nieuw ERP kiezen? Check deze 7 dingen VOORDAT je tekent

Door Clen Mourik

Vorige maand belde een ondernemer me op. Contract voor nieuw ERP getekend, implementatie gestart, en nu? 'De koppelingen die we nodig hebben blijken niet standaard mogelijk.' €40.000 lichter en maanden vertraging. Het hoeft niet zo te lopen.

Vorige maand belde een ondernemer me op. Contract voor nieuw ERP getekend, implementatie gestart, en nu? 'De koppelingen die we nodig hebben blijken niet standaard mogelijk.' €40.000 lichter en maanden vertraging.

Het verhaal is klassiek. De demo zag er geweldig uit. De verkoper knikte enthousiast bij elke vraag. En nu zit je met een systeem dat op papier perfect is, maar in de praktijk niet aansluit op hoe jullie werken.

Laten we eerlijk zijn: een nieuw ERP kiezen is eng. Het zijn vaak flinke bedragen, je hele organisatie moet ermee werken, en verkeerde keuzes kosten je niet alleen geld maar ook tijd en energie van je team. Ik zie regelmatig bedrijven die vastlopen tijdens of na de implementatie. Meestal niet door het ERP zelf, maar door dingen die ze vooraf hadden kunnen checken.

Dus voordat je die handtekening zet — of je nu kijkt naar AFAS, Exact, Microsoft Dynamics of een ander systeem — pak deze checklist erbij.

1. Praat met je team, niet alleen met je administratie

Hier gaat het vaak al mis bij de ERP selectie. De financieel directeur of controller zit aan tafel bij de demo's. Logisch, want die persoon moet ermee werken. Maar vergeet niet dat je ERP door je hele organisatie heen loopt.

Wat ik in de praktijk zie: het ERP wordt gekozen op basis van boekhoudkundige wensen, terwijl de afdeling sales, inkoop of logistiek er later dagelijks in moet werken. En dan blijkt dat bepaalde processen omslachtig zijn of zelfs niet kunnen.

Een paar weken terug sprak ik een bedrijf dat integraties nodig had tussen hun nieuwe ERP en bestaande systemen. Het magazijn werkte met Picqer, sales had alles in HubSpot staan, en de webshop draaide op Shopify. Het gekozen ERP kon hier in principe mee werken, maar niemand had vooraf doorgevraagd hoe soepel die koppelingen echt zouden lopen.

Concrete acties:

• Organiseer een sessie met vertegenwoordigers van alle afdelingen die het ERP gaan gebruiken

• Vraag ze naar hun grootste frustraties met het huidige systeem

• Laat ze meekijken bij demo's en vragen stellen

• Maak een lijst van must-haves per afdeling, niet alleen vanuit finance

Die interne buy-in heb je later nodig. Als je team het gevoel heeft dat ze gehoord zijn, verloopt de implementatie ook soepeler.

2. Test de integraties VOORDAT je tekent

Dit is waar het bij veel bedrijven fout gaat. En ik snap het — tijdens een verkoopgesprek is iedereen optimistisch.

Jij: "Kunnen jullie koppelen met ons CRM?"
Verkoper: "Ja hoor, we hebben een API."

Technisch klopt dat. Maar wat betekent dat in de praktijk? Moet je zelf development inhuren? Zijn er standaard connectors? Hoe robuust zijn die? En belangrijker: wat gebeurt er als er iets misgaat?

Bij SyncIT krijgen we regelmatig bedrijven aan de lijn die na de ERP implementatie pas ontdekken dat de beloofde koppelingen niet out-of-the-box werken. Dan beginnen de meerkosten: custom development, extra licenties voor middleware, of een specialist die het moet oplossen.

Check dit concreet:

1. Vraag naar referenties van klanten die vergelijkbare integratie-combinaties gebruiken

2. Laat de leverancier een proof of concept doen met je belangrijkste integratie

3. Vraag expliciet: "Wat is hier standaard, en waar hebben we extra ontwikkeling voor nodig?"

4. Bespreek de kosten van integraties — vaak een verborgen kostenpost

En als blijkt dat de koppelingen complex zijn? Dan is dat geen reden om niet te kiezen voor dat ERP, maar wel om realistisch te budgetteren en plannen. Niets is vervelender dan halverwege ontdekken dat je budget al op is.

3. Vraag naar de implementatie-aanpak (en wees kritisch)

De demo zag er geweldig uit. Maar hoeveel van wat je zag was standard, en hoeveel was custom werk voor die demo?

Serieus, stel die vraag. Ik heb sales demo's gezien die zo gepolijst waren dat je zou denken dat je morgen aan de slag kan. De realiteit: maanden configuratie en een flink implementatietraject voordat het ook maar in de buurt komt van wat je zag.

"Bij een klant in de groothandel duurde de ERP implementatie 8 maanden in plaats van de beloofde 3. Niet door onverwachte problemen, maar omdat de standaard configuratie gewoon veel meer werk bleek dan de verkoper had laten doorschemeren."

Vraag concreet naar de implementatie-aanpak. Wie doet wat? Hoeveel inzet verwachten ze van jouw team? Hoe ziet de planning eruit? En — misschien wel het belangrijkst — wat zijn realistische go-live scenario's?

Veel voorkomende valkuilen:

• Te optimistische planning — vraag naar hun gemiddelde implementatietijd bij vergelijkbare klanten

• Onderschatting van datamingratie — dit kost altijd meer tijd dan gedacht

• Onvoldoende training — budgetteer ruim voor het trainen van je team

• Geen testfase — eis een periode waarin je parallel kan draaien

En nog iets: vraag wie je contactpersoon wordt tijdens de implementatie. Is dat dezelfde enthousiaste verkoper? Of een implementatie-consultant die je nu voor het eerst ontmoet?

4. Bereken de Total Cost of Ownership, niet alleen de licentiekosten

Hier wordt het interessant. Want ja, dat ERP kost €150 per gebruiker per maand. Klinkt redelijk. Maar wat kost het echt?

Een realistische TCO (Total Cost of Ownership) voor een ERP systeem ziet er zo uit:

KostenpostEenmaligJaarlijksOpmerkingLicenties-€18.000Basis voor 10 gebruikersImplementatie€25.000-Configuratie + migratieIntegraties€15.000€3.000Koppelingen bouwen + onderhoudTraining€8.000€2.000Initial + nieuwe medewerkersMaatwerk€10.000-Specifieke aanpassingenSupport-€4.000Vaak percentage van licentiesTotaal jaar 1€58.000€27.000€85.000 in jaar 1

Dit is een realistisch voorbeeld voor een MKB-bedrijf. Zie je wat er gebeurt? Die €18.000 aan licenties wordt ineens €85.000 in het eerste jaar. En de jaren erna betaal je nog steeds €27.000 per jaar, niet €18.000.

Nu hoor ik je denken: "Dat zijn flinke bedragen." Klopt. Maar dat maakt het juist zo belangrijk om vooraf goed te rekenen. Want als je alleen naar de licentiekosten kijkt, kom je bedrogen uit.

Wat vaak vergeten wordt:

• Kosten voor het bouwen en onderhouden van koppelingen

• Interne uren van je team tijdens implementatie

• Productiviteitsverlies in de overgangsfase

• Extra modules die je later nodig blijkt te hebben

• Updates en upgrades (soms extra kosten)

Vraag de leverancier om een volledige cost breakdown. En als ze die niet willen geven? Red flag.

5. Test het systeem met je eigen data en processen

Demo's zijn mooi. Maar je koopt geen demo, je koopt een systeem dat moet werken voor jouw bedrijf.

Wat werkt: vraag om een trial of pilot met je eigen data. Niet met de standaard demo-data die ze altijd gebruiken, maar met jullie klanten, producten en processen.

Een paar weken terug had ik contact met een bedrijf in de mode-branche. Seizoensgebonden, veel varianten, complexe voorraad. De demo zag er goed uit. Toen ze hun eigen productcatalogus gingen inladen? Chaos. Het ERP kon niet overweg met hun specifieke manier van artikelnummering en maatvoering.

Gelukkig ontdekten ze dit tijdens een pilot. Stel je voor dat ze dit pas na go-live hadden gemerkt.

Test deze scenario's:

1. Normale werkdag — laat iemand van sales een offerte maken, iemand van inkoop een bestelling plaatsen

2. Piekmoment — wat gebeurt er als je 100 orders tegelijk moet verwerken?

3. Uitzonderingen — hoe handel je retouren, creditnota's, voorraadcorrecties af?

4. Rapportages — kan je de informatie eruit halen die je nodig hebt?

En let op hoe het systeem aanvoelt. Want je team gaat hier dagelijks mee werken. Als het onlogisch of traag aanvoelt, wordt dat alleen maar erger als je het elke dag moet gebruiken.

6. Check de toekomstbestendigheid en roadmap

Je kiest nu een ERP, maar je gaat er hopelijk jaren mee werken. Dus: waar gaat dit systeem naartoe?

Is de leverancier financieel gezond? Investeren ze in doorontwikkeling? Hoe vaak komen er updates? En — steeds belangrijker — hoe zit het met de cloud migratie als je nu nog on-premise begint?

Ik zie bedrijven die 5 jaar geleden een ERP hebben gekozen dat toen top was, maar nu eigenlijk legacy. De leverancier doet nog wel support, maar nieuwe functionaliteit? Vergeet het. En migreren naar een nieuw systeem is weer een heel traject.

"Even eerlijk: geen enkel systeem is perfect toekomstbestendig. Maar je kan wel inschatten of een leverancier meebeweegt met de markt of achterop raakt."

Vraag naar:

• Product roadmap voor de komende 2 jaar

• Hoe vaak er major updates zijn

• Of het systeem actief wordt doorontwikkeld (check forums, release notes)

• De visie op AI, automatisering, mobile-first — buzzwords, maar wel relevant

• Exit-scenario: hoe makkelijk kan je je data exporteren als je ooit wilt wisselen?

Dat laatste punt is ongemakkelijk om te vragen, maar belangrijk. Je wilt niet vendor lock-in waarbij je vastzit omdat je data niet uit het systeem kan.

7. Lees het contract (echt, doe het)

Oké, dit klinkt als een no-brainer. Maar hoeveel contracten heb jij getekend zonder elke regel te lezen? Vooral bij software-as-a-service contracten staat er vaak verrassend veel in de kleine lettertjes.

Let op deze dingen:

• Opzegtermijn — kan je na een jaar weg, of zit je vast voor 3 jaar?

• Prijsstijgingen — mag de leverancier zomaar de prijs verhogen? En met hoeveel?

• Data eigenaarschap — is je data echt van jou? En kan je het altijd exporteren?

• Uptime garanties — wat gebeurt er als het systeem plat ligt? Krijg je compensatie?

• Support niveau — wat is included, en waar betaal je extra voor?

• Liability — wie is aansprakelijk bij dataverlies of downtime?

En hier is waar het spannend wordt: wat staat er over maatwerk en aanpassingen? Want als je tijdens de implementatie blijkt dat je toch iets custom nodig hebt, wat zijn dan de spelregels en kosten?

Bij twijfel: laat een jurist meekijken. Ja, dat kost geld. Maar veel minder dan vastzitten aan een contract dat niet werkt voor je bedrijf.

En nu? Begin met de juiste voorbereiding

Nieuwe ERP kiezen is best een dingetje. Maar met de juiste ERP selectie aanpak voorkom je vervelende verrassingen. En waar het op neerkomt: doe je huiswerk voordat je tekent, niet erna.

Wat ik in de praktijk zie bij bedrijven die het goed doen? Ze nemen de tijd voor de selectie. Ze betrekken hun team. Ze testen met eigen data. En ze rekenen realistisch, niet optimistisch.

Ja, dat betekent dat het selectieproces langer duurt. Een paar maanden extra in de voorbereiding kan je jaren ellende schelen. En veel geld.

Oh, en over die ERP implementatie voorbereiding: betrek ook iemand die verstand heeft van systeemintegraties. Niet pas als je tegen problemen aanloopt, maar al tijdens de selectie. Want het maakt nogal uit of je gekozen ERP soepel kan praten met je andere systemen of dat je daar later complexe workarounds voor moet bouwen.

Zit je nu midden in een selectieproces en heb je vragen over hoe bepaalde systemen integreren met je huidige software? Of wil je gewoon sparren over je shortlist? Plan een adviesgesprek in. Geen verplichtingen, gewoon even doorpraten over wat voor jouw situatie de beste keuze is. En wat je moet checken voordat je tekent.

Want eerlijk gezegd: liever dat je het nu goed doet, dan dat je over een half jaar belt met implementatieproblemen.