Kort antwoord
- Je kunt Mollie-betalingen per transactie, per dag, per uitbetaling of in combinatie boeken. Wat past, hangt af van je volume en hoeveel detail je in Exact wilt.
- De grootste valkuil is dubbel boeken: eerst de losse betalingen en daarna nog eens de uitbetaling (settlement) op je bankrekening.
- Boek bruto omzet en transactiekosten apart, en neem terugbetalingen en buitenlandse btw vanaf het begin mee.
Aan het eind van de dag of week inloggen bij Mollie, een overzicht exporteren en de betalingen in Exact Online zetten. Veel webshops doen het zo. Het kost tijd, en het gaat vaker mis dan je denkt: een verkeerd factuurnummer, een btw-bedrag dat niet klopt, of een uitbetaling die twee keer wordt geboekt. Die fouten zie je pas later, meestal samen met je boekhouder.
Vier manieren om Mollie-betalingen te boeken
Er is geen beste manier. Het hangt af van je volume en hoeveel detail je in je boekhouding wilt.
1. Per transactie. Elke betaling wordt direct een verkoopfactuur in Exact. Je ziet elke order meteen terug. Bij grote aantallen wordt je boekhouding wel erg gedetailleerd.
2. Per dag. Alle betalingen van een dag worden samen geboekt, uitgesplitst per btw-tarief. Overzichtelijk bij veel orders, maar wil je weten of één specifieke order betaald is, dan kijk je in Mollie.
3. Per uitbetaling (settlement). Mollie verzamelt je betalingen en maakt ze in één keer over. Boek je alleen die uitbetalingen, dan volg je precies je bankafschrift. Je omzet komt wel pas in Exact als Mollie heeft uitbetaald.
4. Combinatie. Elke order als verkoopfactuur, en elke uitbetaling automatisch afgeletterd tegen die facturen. Je houdt het detail per order én de controle dat alles klopt met wat er op je rekening binnenkwam. Dit vraagt de meeste inrichting.
| Manier | Past bij | Voordeel | Nadeel |
|---|---|---|---|
| Per transactie | Minder orders, hogere orderwaarde | Detail per order | Veel boekingen bij groei |
| Per dag | Veel orders, lage orderwaarde | Overzichtelijk | Geen detail per order |
| Per uitbetaling | Nadruk op kasstroom | Volgt het bankafschrift | Omzet later zichtbaar |
| Combinatie | Groeiende webshops | Detail én controle | Meer inrichting |
De vijf valkuilen
1. Dubbel boeken via de uitbetaling
Je boekt alle losse betalingen als omzet. Daarna komt de uitbetaling van Mollie op je bankrekening, en die wordt ook als ontvangst geboekt. Nu staat alles twee keer in je administratie. Een uitbetaling moet worden afgeletterd tegen de betalingen die erin zitten, niet opnieuw als omzet.
2. Transactiekosten verstopt in het nettobedrag
Mollie houdt de transactiekosten in voordat het uitbetaalt. Boek je alleen wat er binnenkomt, dan klopt je omzet niet met je facturen. Boek de bruto omzet en de kosten van Mollie apart, op een eigen kostenrekening.
3. Btw bij buitenlandse klanten
Een koppeling die alles met 21% boekt, gaat mis zodra je aan het buitenland verkoopt. Voor particulieren in andere EU-landen geldt boven de drempel de btw van hun land, voor zakelijke klanten vaak verlegde btw. De koppeling moet het land en het type klant meenemen.
4. Terugbetalingen vergeten
Een klant krijgt zijn geld terug via Mollie, maar in Exact gebeurt niets. Dan ontbreekt de creditfactuur en klopt je omzet niet. Laat een terugbetaling automatisch een creditfactuur maken.
5. Drie nummers voor één order
De webshop heeft een ordernummer, Mollie een transactie-id, Exact een factuurnummer. Loopt er iets mis, dan is het zoeken wat bij wat hoort. Kies één nummer dat door alle systemen meegaat, meestal het ordernummer van de webshop, en zet de andere nummers erbij als referentie.
Een koppeling bespaart niet alleen tijd. Je kunt ook eindelijk terugvinden waar iets misging.
Hoe werkt zo’n koppeling?
Mollie en Exact Online hebben allebei een API. Daartussen zit middleware die drie dingen doet: luisteren naar Mollie, de gegevens vertalen naar wat Exact verwacht, en ze in Exact zetten.
Mollie meldt een betaling met een webhook. Dat bericht bevat alleen het id van de betaling. De middleware haalt daarna zelf de details op. Zo weet je zeker dat de status klopt en kan niemand een nep-melding sturen.
De vertaling ziet er ongeveer zo uit:
- Betaling in Mollie wordt verkoopfactuur (of ontvangst) in Exact
- Het ordernummer uit de metadata wordt de referentie in Exact
- Uitbetaling in Mollie wordt een bankmutatie, afgeletterd tegen de facturen
- Terugbetaling in Mollie wordt een creditfactuur
- Kosten van Mollie worden een boeking op de kostenrekening
Het werk zit in de uitzonderingen: orders met korting, verzendkosten, meerdere btw-tarieven, deelbetalingen en terugbetalingen van een deel van een order. Hoe middleware met zulke uitzonderingen omgaat, lees je op maatwerk-middleware.
Checklist voor de inrichting
Vooraf
- Kies de manier van boeken: per transactie, per dag, per uitbetaling of combinatie.
- Leg je nummering vast: welk nummer loopt door alle systemen?
- Breng je btw-situaties in kaart: alleen Nederland of ook buitenland, zakelijk of particulier.
- Controleer in Exact of de grootboekrekeningen en btw-codes kloppen.
Tijdens het testen
- Vergelijk een uitbetaling van Mollie met wat er in Exact staat.
- Controleer willekeurige orders op btw.
- Doe een proefterugbetaling.
- Spreek af wat er gebeurt als de koppeling faalt, en wie een melding krijgt.
Na livegang
- Vergelijk de eerste weken het Mollie-dashboard met je omzet in Exact.
- Leg uit aan je boekhouder wat er automatisch gebeurt.
Wanneer loont het?
Tel de minuten per betaling op, keer het aantal betalingen, keer de loonkosten. Het rekenvoorbeeld in wat dubbel overtypen je echt kost helpt je daarbij. Een project bij SyncIT kost meestal tussen € 3.000 en € 7.000. Twijfel je welke manier van boeken bij je past? Dan brengen we het in kaart in een gratis blueprint.
Veelgestelde vragen
Kan ik Mollie zonder technische kennis aan Exact koppelen?
Je kunt exporteren uit Mollie en importeren in Exact. Dat werkt, maar blijft handwerk. Voor een automatische koppeling met settlements, kosten en terugbetalingen heb je een kant-en-klare app of maatwerk nodig.
Wat kost een Mollie Exact koppeling?
Een project bij SyncIT kost meestal tussen € 3.000 en € 7.000, afhankelijk van hoeveel kanalen, landen en uitzonderingen er meedoen. Na de gratis blueprint krijg je een vaste prijs.
Worden terugbetalingen automatisch verwerkt?
Dat hangt van de koppeling af. Bij veel eenvoudige oplossingen moet je een creditfactuur nog zelf maken. Een volledige koppeling maakt bij een terugbetaling in Mollie automatisch een creditfactuur in Exact.
Hoe zit het met btw bij verkoop aan het buitenland?
Verkoop je aan particulieren in andere EU-landen, dan geldt sinds 1 juli 2021 boven de drempel van € 10.000 per jaar de btw van het land van de klant (de OSS-regeling). De koppeling moet het land van de klant meenemen en de juiste btw-code kiezen. Stem de inrichting af met je boekhouder.
Kan ik meerdere webshops of verkoopkanalen koppelen?
Ja. Leg dan per kanaal vast welke grootboekrekeningen en nummering horen, zodat je omzet per kanaal zichtbaar blijft.
Werkwijze en bronnen. Geschreven door Clen Mourik, inhoudelijk nagelezen door Peter Rietveld. Laatst gecontroleerd op 28 september 2026.
Clen Mourik
De specialist bij SyncIT. Bouwt al jaren koppelingen tussen webshops, ERP en boekhouding, en schrijft over wat er technisch nodig is, in gewone taal.
