Picqer WMS koppelen aan Exact Online: voorraad, inkoop en boekhouding in sync

Door Clen Mourik

Hoeveel uur per week besteed jij aan het overtypen van orders, voorraadmutaties en inkoopbonnen tussen je magazijnsysteem en boekhouding? Een koppeling tussen Picqer en Exact Online bespaart gemiddeld 8-15 uur administratie per week. Maar er zit meer achter dan alleen tijdwinst.

Hoeveel uur per week besteed jij aan het overtypen van orders, voorraadmutaties en inkoopbonnen tussen je magazijnsysteem en boekhouding? Bij bedrijven die dagelijks 50+ orders verwerken, praat je al snel over 10-15 uur handmatig werk. Dat is bijna twee volle werkdagen. Per week.

En het gaat niet alleen om tijd. Handmatige datainvoer heeft een foutpercentage van 1-4%. Bij duizend voorraadmutaties per maand betekent dit 10 tot 40 fouten. Fouten die leiden tot verkeerde voorraadstanden, misgelopen verkopen, of klanten die bellen omdat hun bestelling niet klopt.

De combinatie Picqer WMS en Exact Online is populair in het Nederlandse MKB. Picqer heeft meer dan 1.000 actieve klanten, vooral in groothandel, distributie en productie. Exact Online wordt gebruikt door honderdduizenden bedrijven. Beide systemen zijn gebouwd voor de cloud en hebben goede API's. Maar een koppeling maken is meer dan twee systemen aan elkaar knopen.

In dit artikel neem ik je mee in wat er komt kijken bij het Picqer WMS koppelen aan Exact Online. Vanuit praktijkervaring, met concrete voorbeelden uit verschillende branches. Geen verkooppraatje, wel eerlijke inzichten over wat werkt en waar het misgaat.

Inhoudsopgave

• Belangrijkste punten
• Waarom Picqer en Exact Online integreren?
• Wat gebeurt er technisch bij een koppeling?
• Vier datastromen die je moet regelen
• Veelgemaakte fouten bij implementatie
• Wat kost een Picqer Exact Online koppeling?
• Alternatieven: wanneer kies je voor iets anders?
• Is jouw bedrijf klaar voor deze automatisering?
• Veelgestelde vragen

Belangrijkste punten

Waarom Picqer en Exact Online integreren?

Laten we eerlijk zijn: als je minder dan twintig orders per dag hebt, kun je vaak nog prima handmatig werken. Ja, het is saai. Ja, je maakt af en toe een fout. Maar de investering in automatisering verdient zich dan niet altijd terug.

Maar zodra je boven die twintig orders komt, of als je met seizoenspiekenen werkt, wordt het interessant. Elk uur dat je bespaart op administratie kun je steken in klantcontact, inkoop, of het uitbreiden van je assortiment.

Bij een groothandel in bouwmaterialen die ik ken, werkten ze met 15 medewerkers. Dagelijks 80 tot 120 orders. Twee mensen waren elk anderhalf uur per dag bezig met orders uit Exact handmatig in Picqer zetten. Na elke pickronde moesten de voorraadmutaties weer terug naar Exact. Totaal bijna vier uur administratie per dag.

Na de Picqer integratie met Exact Online stromen orders automatisch. Verzendkosten, track-and-trace codes, voorraadcorrecties — alles gaat vanzelf. De administratieve last daalde met 75%. Die uren gaan nu naar klantbegeleiding en het optimaliseren van inkoopprijzen.

Wat ik in de praktijk zie: bedrijven onderschatten hoeveel tijd ze kwijt zijn aan dubbele data-invoer. Pas als je het gaat meten, realiseer je je dat het structureel een halve FTE is.

De voordelen gaan verder dan tijd. Real-time voorraadstanden betekenen dat je nooit meer een klant teleurstelt omdat je dacht iets op voorraad te hebben. Je accountant krijgt schone data binnen voor de BTW-aangifte. En je hebt 's avonds meteen inzicht in wat je vandaag hebt verkocht, zonder eerst exports te draaien.

Voor welke branches werkt dit?

Deze koppeling is niet alleen voor webshops. Sterker nog, veel van de bedrijven die we helpen met een Picqer Exact Online automatisering zijn helemaal geen e-commerce. Denk aan:

• Groothandels die aan winkels en installateurs leveren — vaak 100+ orders per dag met complexe prijsafspraken
• Productiebedrijven die grondstoffen inkopen en eindproducten op voorraad houden — voorraadwaardering is cruciaal voor kostprijsberekening
• Bouwbedrijven die materialen per project beheren — welk project heeft hoeveel verbruikt? Dat moet terug in de boekhouding
• Medische groothandels met strikte traceerbaarheid — lotnummers en houdbaarheid moeten kloppen in zowel magazijn als administratie
• Webshops die via meerdere kanalen verkopen (eigen site, Bol.com, Amazon) — Picqer als centrale hub, Exact voor de financiën

Bij elke sector zijn er specifieke wensen. Een bouwbedrijf wil projectvoorraad kunnen toewijzen. Een productiebedrijf wil kostprijsberekening op basis van werkelijke grondstofverbruik. Een medische groothandel moet kunnen rapporteren op lotnummer. Dat zijn details die je vooraf moet doordenken.

Wat gebeurt er technisch bij een koppeling?

Picqer en Exact Online hebben allebei een API — een manier waarop andere software met ze kan praten. Picqer gebruikt API-keys voor authenticatie. Exact Online werkt met OAuth 2.0, wat betekent dat er periodiek tokens vernieuwd moeten worden.

Een robuuste koppeling bestaat meestal uit drie lagen:

1. Connectie-laag: beheert de inlog en authenticatie met beide systemen
2. Transformatie-laag: vertaalt data tussen de twee systemen (een "order" in Exact is iets anders dan in Picqer)
3. Error-handling: wat gebeurt er als één systeem even niet bereikbaar is? Dan moet de data in een wachtrij blijven staan

De meeste koppelingen werken met een combinatie van real-time en polling. Real-time betekent dat zodra er een nieuwe order in Exact staat, deze direct naar Picqer wordt gestuurd. Polling betekent dat het systeem elk kwartier checkt of er iets veranderd is.

Voor welke data kies je real-time, en welke kan wachten? Orders wil je direct, anders krijgt het magazijn vertraging. Voorraadstanden kunnen vaak elk uur gesynchroniseerd worden, tenzij je hele krappe marges hebt. Artikelwijzigingen (prijs, omschrijving) kunnen zelfs eens per dag volstaan.

Welk systeem is de baas?

Dit is een vraag die je vooraf moet beantwoorden. Als dezelfde voorraad in beide systemen anders wordt gewijzigd, wie wint dan? Meestal kies je:

• Picqer als master voor voorraadaantallen — daar gebeurt de fysieke telling
• Exact als master voor prijzen en kostprijzen — dat is financiële data
• Één van beide als master voor artikelstamgegevens (SKU, EAN, omschrijving) — anders krijg je conflicten

Bij een recent project koos een klant ervoor om artikelgegevens dubbelzijdig te synchroniseren. Het magazijn paste omschrijvingen aan omdat ze duidelijker moesten voor pickers. De financiële afdeling paste dezelfde artikelen aan voor rapportages. Binnen een week hadden ze honderden conflicten. Uiteindelijk maakten we Exact leidend voor stamdata, en bouwden we een aparte "pickbeschrijving" in Picqer.

Vier datastromen die je moet regelen

Een Picqer WMS groothandel Exact Online synchroniseren gaat over meer dan alleen orders. Er zijn vier hoofdstromen die je goed moet inrichten:

1. Verkooporders: van Exact naar Picqer

Een klant plaatst een order. Die komt binnen in Exact Online (via je webshop, een telefonische order, of een groothandelsportaal). De order moet naar Picqer zodat het magazijn kan picken.

Wat moet er mee?

• Klantgegevens en leveradres
• Orderregels met artikelnummers en aantallen
• Bezorgafspraken (expreslevering, specifieke datum)
• Instructies ("breekbaar", "niet stapelen")

Veelgemaakte fout: vergeten dat één order in Exact soms over meerdere locaties verzonden moet worden. Dan moet je de order splitsen in Picqer, anders gaat het mis bij het picken.

2. Voorraadmutaties: van Picqer naar Exact

Elke keer dat er gepickt wordt, iets ingeboekt wordt, of een telling plaatsvindt, verandert de voorraad. Dat moet terug naar Exact voor de financiële administratie.

Hier gaat het vaak mis. Een voorraadmutatie is niet zomaar een getal. Je hebt te maken met:

• Voorraadwaardering (FIFO, gemiddelde inkoopprijs)
• Magazijnlocaties (als je meerdere locaties hebt in Exact)
• BTW-behandeling (niet altijd hetzelfde voor alle producten)
• Kostprijs vs. verkoopprijs

Bij een productiebedrijf zagen we dat ze FIFO-waardering gebruikten in Exact, maar Picqer hanteerde gewoon de laatst bekende inkoopprijs. Bij de jaarlijkse inventarisatie bleek er €18.000 verschil te zitten. Dat hadden ze kunnen voorkomen door vooraf de waarderingsmethode af te stemmen.

3. Inkooporders: beide kanten op

Als je grondstofvoorraad laag is, moet je bijbestellen. Die inkooporder wordt vaak in Exact aangemaakt (omdat daar je leveranciersgegevens en prijsafspraken staan). Maar Picqer moet weten dat er een levering aankomt, zodat die inboekbaar is.

Na levering boekt het magazijn de goederen in via Picqer. Die ontvangst moet terug naar Exact, zodat de financiële afdeling de leveranciersfactuur kan controleren. Als de ontvangst niet klopt met de order (te weinig geleverd, of verkeerde artikelen), moet dat ergens geregistreerd worden.

Bij een bouwbedrijf liep dit proces volledig vast omdat niemand had bedacht wie verantwoordelijk was voor het afhandelen van kortleveringen. Het magazijn boekte in wat er was. De financiële afdeling betaalde de hele factuur. Pas bij de maandafsluiting viel het op.

4. Verzendingen en facturatie

Zodra een order verzonden is, moet er gefactureerd worden. Picqer registreert het verzendoment, de track-and-trace code, en eventuele verpakkingskosten. Die data gaat naar Exact, waar een factuur wordt gegenereerd.

Hier moet je nadenken over:

• Verzendkosten — worden die apart gefactureerd of zit dat in de productprijs?
• Exprestoeslagen of weekend-leveringen
• Gedeeltelijke verzendingen — factureer je per zending of pas als alles verstuurd is?
• Retourkosten — worden die verrekend met de creditfactuur?

Ik zeg altijd: het verzendproces is waar de meeste bedrijven achteraf extra ontwikkelwerk nodig hebben. Je bedenkt pas tijdens het gebruik alle uitzonderingen.

Veelgemaakte fouten bij implementatie

De techniek is meestal niet het probleem. Waar het misgaat is bij de voorbereiding en de procesafspraken. Dit zijn de vijf fouten die ik het vaakst tegenkom:

1. Slechte artikeldata

Je kopiëring is zo goed als je artikeladministratie. Als je in Exact artikelen hebt met ontbrekende EAN-codes, of dubbele SKU's, of artikelnamen met typfouten, dan gaat dat allemaal mee naar Picqer. En daar gaat het mis.

Een voorbeeld: een groothandel had 2.400 artikelen. Waarvan 340 zonder EAN-code. Bij de import naar Picqer bleken 127 artikelen dubbel voor te komen omdat ze op basis van naam gematcht werden. Het magazijn pickte regelmatig het verkeerde artikel. Het duurde drie maanden om dat volledig op te schonen.

De regel: neem minimaal twee weken voor data-opschoning voordat je een WMS koppeling bouwbedrijf Exact Online voorraadbeheering gaat inrichten. Check elke artikel op:

• Unieke SKU of artikelcode
• Correcte EAN (barcode) waar mogelijk
• Eenduidige naam zonder variaties
• Juiste eenheid (stuk, doos, pallet)
• Correcte voorraadlocatie

2. Onduidelijke orderstatus-mapping

In Picqer heeft een order verschillende statussen: nieuw, in behandeling, gepickt, verpakt, verzonden. In Exact heb je offerte, order, en factuur. Hoe map je die op elkaar?

Veel bedrijven maken de fout dat ze te vroeg factureren. Een order komt binnen in Exact, gaat naar Picqer, en zodra die "in behandeling" staat wordt er al een factuur gemaakt. Maar als blijkt dat het artikel niet op voorraad is en de order geannuleerd wordt? Dan moet die factuur weer worden teruggedraaid.

Betere aanpak: factureer pas bij status "verzonden" in Picqer. Dan weet je zeker dat de goederen de deur uit zijn. Kost wat extra configuratie, maar scheelt veel administratief geregel achteraf.

3. Verzendkosten vergeten

Simpele vraag: wie berekent de verzendkosten? Exact (op basis van klantenafspraken) of Picqer (op basis van werkelijk gewicht en formaat)? Als je het niet goed regelt, factureer je te weinig of te veel.

Bij een webshop die we hielpen hadden ze vaste verzendkosten ingesteld in hun webshop-software. Die kwamen mee in Exact. Maar Picqer genereerde óók verzendkosten op basis van het werkelijke pakketgewicht. Het gevolg: dubbele verzendkosten op facturen. Duurde twee weken voordat alle klanten gecompenseerd waren.

4. Retourproces niet ingericht

Een retour is niet gewoon een order in omgekeerde richting. Je hebt te maken met:

• Creditfactuur aanmaken in Exact
• Voorraad terugboeken in Picqer (maar naar welke locatie?)
• Retourzending registreren (wie betaalt de retourkosten?)
• Kwaliteitscontrole (mag het product weer verkocht worden of is het beschadigd?)

Als je dit niet vooraf regelt, ontstaan er dubbele creditfacturen, verkeerde voorraadstanden, of discussies met klanten over retourkosten. Zonde.

5. Geen testscenario's voor uitzonderingen

Iedereen test het normale scenario: order, pick, verzend, factureer. Maar wat als:

• Een klant zijn order wijzigt na bevestiging?
• Een artikel blijkt uitverkocht, kan pas volgende week geleverd worden (backorder)?
• Een verzending gaat verloren bij de pakketdienst?
• Een klant annuleert de order nádat deze al gepickt is?

Deze uitzonderingen gebeuren elke dag. Als je koppeling daar niet op is voorbereid, moet je handmatig ingrijpen. En dan ben je weer tijd kwijt.

Wat kost een Picqer Exact Online koppeling?

Vaak hoor ik: "Maar beide systemen hebben toch een API? Dan sluit je die toch gewoon aan?" Zo simpel is het niet. Een betrouwbare koppeling bouwen kost tijd.

Globaal kun je drie routes kiezen:

Route 1: Standaard koppeling via een integratieplatform

Platforms zoals Zapier of Make (voorheen Integromat) bieden basis-integraties. Je kunt zelf workflows bouwen zonder te programmeren. Kosten: ongeveer €50-150 per maand, afhankelijk van het aantal taken (transacties).

Voordeel: snel te starten, geen ontwikkelaar nodig. Nadeel: beperkte functionaliteit, niet geschikt voor complexe processen of grote volumes. Als je meer dan 500 orders per dag hebt, wordt dit duur en onbetrouwbaar.

Route 2: Maatwerk koppeling door een partner

Een specialist zoals SyncIT bouwt een koppeling specifiek voor jouw situatie. Kosten: tussen €3.000 en €12.000 eenmalig, afhankelijk van complexiteit. Denk aan:

• Basis koppeling (orders, voorraad): €3.000-5.000
• Uitgebreid (incl. inkoop, retouren, locaties): €6.000-9.000
• Complex (meerdere magazijnen, productiemodule, lotnummers): €10.000-15.000

Voordeel: precies wat je nodig hebt, support en doorontwikkeling mogelijk. Nadeel: hogere initiële kosten dan een standaard-oplossing. Maar voor de meeste MKB-bedrijven verdient dit zich binnen 6-12 maanden terug in tijdsbesparing.

Route 3: Volledig custom development

Een softwarebedrijf bouwt iets compleet unieks. Kosten: vanaf €15.000, maar kan oplopen tot €40.000+ bij hele specifieke wensen. Denk aan bedrijven met eigen ERP-koppelingen, unieke waarderingsmethoden, of compliance-eisen.

Alleen zinvol als je hele specifieke processen hebt die echt niet met standaard-configuratie kunnen. Voor 90% van de bedrijven is dit overkill.

Vergeet niet de terugkerende kosten: abonnementen op Picqer (vanaf €79/maand) en Exact Online (vanaf €60/maand). En eventueel onderhoudskosten voor de koppeling (vaak 10-15% van de bouwkosten per jaar).

Alternatieven: wanneer kies je voor iets anders?

Picqer met Exact Online is een populaire combinatie, maar niet altijd de beste keuze. Soms past een alternatief beter. Eerlijk verhaal:

Handmatig blijven werken

Als je minder dan 20 orders per dag hebt, en geen ambities om snel te groeien, kan handmatig werken nog prima. Kost je misschien een uurtje per dag, maar bespaart investeringskosten. Voor heel kleine bedrijven is dit gewoon realistisch.

Exact Online Warehouse (zonder Picqer)

Exact heeft basis voorraadbeheer ingebouwd. Voor bedrijven zonder complexe magazijnprocessen (geen barcode scanning, geen picklijsten, geen locatiebeheer) kan dit voldoende zijn. Voordeel: alles in één systeem. Nadeel: zodra je gaat groeien, loop je tegen de beperkingen aan. Meer info op onze Exact Online integratiepagina.

Andere WMS-systemen

Alternatieven voor Picqer zijn er genoeg:

• Montapacking: vergelijkbaar met Picqer, andere UI, soms iets voordeliger
• Boltrics: uitgebreider WMS, geschikt voor grotere operaties met meerdere magazijnen
• Viya: specialisatie in fashion, minder generiek

De vraag is niet "wat is het beste WMS", maar "wat past bij mijn proces". Voor de meeste MKB-groothandels en productiebedrijven is Picqer een goede middenweg: niet te simpel, niet te complex, en betaalbaar.

Andere boekhoudsoftware

Exact Online is populair, maar niet de enige. Alternatieven:

• Twinfield: ook veel gebruikt in MKB, vooral bij accountantskantoren
• AFAS: bredere ERP-functionaliteit, maar hogere kosten en complexiteit
• Visma: sterk in Scandinavië, minder verbreiding in NL

Picqer integreert met de meeste grote boekhoudsystemen. Als je al Twinfield of AFAS gebruikt en tevreden bent, hoef je niet per se over te stappen naar Exact. Meer over onze integraties vind je op onze integratie-combinaties pagina.

Is jouw bedrijf klaar voor deze automatisering?

Niet elk bedrijf heeft op hetzelfde moment baat bij een Picqer productiebedrijf inkoop Exact Online integratie. Wanneer is het zinvol?

Checklist: ben je er klaar voor?

• Je verwerkt minimaal 20-30 orders per dag (anders is handmatig vaak nog prima)
• Je hebt meer dan 200 unieke artikelen (bij minder artikelen is de administratie vaak overzichtelijk genoeg)
• Je maakt regelmatig fouten door handmatig overtypen (voorraadverschillen, verkeerde adressen, dubbele facturen)
• Je besteedt meer dan 5 uur per week aan administratieve handelingen tussen systemen
• Je wilt groeien maar de huidige werkwijze schaalt niet mee
• Je artikeladministratie is redelijk op orde (of je bent bereid daar tijd in te steken)

Als je drie of meer van deze punten herkent, is automatiseren waarschijnlijk de moeite waard. Wil je er even over sparren? Neem gerust contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Stappenplan voor implementatie

Als je besluit door te pakken, volg dan deze stappen:

1. Schoon je artikeldata op (2-4 weken) — dit is de basis van alles
2. Bepaal je procesafspraken (1 week) — wie doet wat, wanneer factureren, hoe retouren afhandelen
3. Kies een implementatiepartner (1-2 weken oriëntatie en offertes)
4. Bouw en test de koppeling (4-8 weken, afhankelijk van complexiteit)
5. Parallel draaien (2 weken) — beide systemen tegelijk gebruiken om te checken of alles klopt
6. Live gaan en optimaliseren (eerste maand: veel monitoren, daarna rustiger)

Totale doorlooptijd: 3-4 maanden vanaf besluit tot volledig operationeel. Klinkt lang, maar zorgt ervoor dat je geen onverwachte verrassingen krijgt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd bespaart een Picqer Exact Online koppeling echt?

Bij bedrijven met 50+ orders per dag zie je gemiddeld 8-15 uur per week tijdsbesparing. Dat is voornamelijk het overtypen van orders, facturen en voorraadmutaties. Bij kleinere volumes (20-30 orders/dag) is het meer richting 4-6 uur per week. De precieze besparing hangt af van hoe complex je huidige proces is.

Kan ik ook gedeeltelijk automatiseren?

Ja, dat kan. Veel bedrijven beginnen met alleen de verkooporders (Exact naar Picqer) en de voorraadmutaties (terug naar Exact). Inkoop en retouren blijven dan voorlopig handmatig. Zodra dat goed draait, breid je stapsgewijs uit. Dit verlaagt het risico en geeft tijd om te wennen.

Wat gebeurt er als één van de systemen even offline is?

Een goede koppeling heeft een wachtrijsysteem. Als Exact of Picqer tijdelijk niet bereikbaar is, blijven de transacties in de queue staan en worden ze verwerkt zodra de verbinding hersteld is. Je krijgt meestal een notificatie als er iets te lang vastloopt. Belangrijk is dat je dit vooraf test.

Werkt dit ook met meerdere magazijnen of vestigingen?

Ja, maar dan wordt het complexer. Je moet per magazijn bepalen hoe de voorraad in Exact wordt bijgehouden (aparte grootboekrekeningen of administraties). Picqer ondersteunt meerdere locaties binnen één account. De koppeling moet dan wel goed configureren welke voorraad naar welke Exact-administratie gaat.

Kunnen we later nog aanpassingen doen aan de koppeling?

Zeker. Sterker nog, bijna elk bedrijf past de koppeling na een paar maanden nog aan. Je ontdekt in de praktijk wensen die je vooraf niet had bedacht. Bijvoorbeeld extra velden op de factuur, of specifieke rapporten. Een goede partner bouwt modulair, zodat uitbreidingen relatief eenvoudig zijn. Vraag hier wel naar bij het kiezen van een leverancier.

Is deze koppeling geschikt voor mijn branche?

Picqer en Exact zijn breed inzetbaar. We zien ze terug in groothandel, productie, bouw, medische sector, en natuurlijk e-commerce. De vraag is niet zozeer of het technisch kan, maar of jouw specifieke processen (zoals lotnummerbeheer, projectadministratie, of serienummers) goed worden ondersteund. Voor branche-specifieke voorbeelden, kijk op onze branches pagina.

Klaar om je voorraad en boekhouding op één lijn te krijgen?

Handmatig overtypen tussen je magazijnsysteem en boekhouding is tijdrovend en foutgevoelig. Een Picqer Exact Online integratie lost dat op. Maar het is niet voor elk bedrijf de beste oplossing, en implementatie vraagt voorbereiding.

Wil je weten of automatisering in jouw situatie zinvol is? Of heb je vragen over hoe je dit het beste aanpakt? Plan een vrijblijvend adviesgesprek in. We kijken samen naar je processen en berekenen wat automatisering jou oplevert. Geen verkooppraatje, wel eerlijk advies vanuit praktijkervaring.

Meer weten over andere integraties? Bekijk ons overzicht van 176+ systeemkoppelingen of lees meer praktijkartikelen in onze kennisbank.