Hoeveel betaal jij dubbel voor software die niemand gebruikt?

Door Clen Mourik

Het gemiddelde MKB-bedrijf gebruikt 130 verschillende tools — en betaalt voor 56% ervan zonder dat iemand ze nog opent. Een grondige tooling-analyse bespaart je gemiddeld €14.000 per jaar. Hier lees je hoe je zelf je software-stack doorlicht.

Wat kost het je eigenlijk als drie verschillende afdelingen elk hun eigen projectmanagement-tool hebben aangeschaft? Of als je nog steeds betaalt voor de Dropbox-accounts van mensen die twee jaar geleden zijn vertrokken?

Ik zie dit elk jaar vaker: bedrijven met 25 medewerkers die €42.000 per jaar uitgeven aan software. Uitgesplitst blijkt dat ze met €28.000 toe kunnen. Die €14.000 verdampt gewoon — aan tools die niemand gebruikt, dubbele abonnementen, en functionaliteit die al in een ander systeem zit.

Het probleem? Niemand heeft overzicht. Marketing koopt Mailchimp, Sales schaaft HubSpot aan, en Customer Success gebruikt Intercom. Drie tools, drie facturen, niemand die doorheeft dat één platform alle drie de functies zou kunnen dekken. En ondertussen loopt je softwarebudget op als kool.

Inhoudsopgave

• Belangrijkste punten
• Waarom software-kosten ontsporen in het MKB
• De werkelijke kosten van tooling-chaos
• Hoe herken je software-verspilling?
• Stappenplan: zelf je tooling-analyse uitvoeren
• Wat doe je met de uitkomsten?
• Consolideren of integreren?
• Wanneer schakel je externe hulp in?
• Veelgestelde vragen

Belangrijkste punten

Waarom software-kosten ontsporen in het MKB

In 2015 gebruikte het gemiddelde bedrijf 8 verschillende SaaS-applicaties. In 2023 is dat opgelopen tot 130. Dat zegt het BetterCloud State of SaaS 2023 Report. Die groei is logisch — voor elk probleem bestaat wel een app. Maar de werkelijke reden waarom kosten ontsporen? Niemand zegt dingen op.

Een nieuwe medewerker heeft een tool nodig, googelt, vindt iets en koopt het via de zakelijke creditcard. Die €29 per maand valt niet op tussen de rest van de uitgaven. Zes maanden later implementeer je een ERP-systeem dat dezelfde functionaliteit al heeft. Maar die eerste tool? Die loopt gewoon door. Maand na maand.

Wat het verergert: afdelingen werken in silo's. Finance gebruikt Exact Online, maar Sales heeft zelf HubSpot aangeschaft omdat "Exact geen goede CRM heeft". Wat ze niet weten: Exact heeft wél CRM-functionaliteit, alleen gebruikt Finance die module niet. Dus betaal je voor twee systemen terwijl één genoeg was geweest.

Wat ik in de praktijk vaak zie: bedrijven met AFAS die apart betalen voor urenregistratie, planning én facturatie — terwijl AFAS dat allemaal al kan. Ze kennen gewoon hun eigen software niet goed genoeg.

Nederlandse bedrijven gaven in 2022 gemiddeld €11.700 per medewerker uit aan softwarelicenties, volgens Gartner IT Spending Forecast. Voor MKB-bedrijven ligt dat tussen €8.000-€15.000 per FTE. Bij een bedrijf met 30 mensen praat je al snel over een softwarebudget van €240.000-€450.000 per jaar. Een derde daarvan is waarschijnlijk verspilling.

Shadow IT: het onzichtbare probleem

41% van alle IT-uitgaven vindt plaats buiten de IT-afdeling om. Dat heet shadow IT. Een afdeling heeft software nodig, wacht niet op IT of inkoop, en koopt gewoon zelf iets. Die factuur verdwijnt tussen de declaraties of loopt via een creditcard.

Het probleem is niet dat mensen zelf tools kopen — het probleem is dat niemand overzicht heeft. Finance weet niet dat Marketing een tweede CRM gebruikt. IT weet niet dat Sales zelf een videobeloplossing heeft gekocht terwijl het bedrijf al Microsoft Teams heeft met dezelfde functie.

Zo ontstaat er overlap. Drie tools voor hetzelfde proces. Niemand die het doorheeft totdat je actief op zoek gaat.

De werkelijke kosten van tooling-chaos

De directe kosten zijn simpel: je betaalt voor software die niemand gebruikt. Maar de indirecte kosten zijn vaak groter.

Een installatiebedrijf met 15 monteurs dat ik sprak gebruikte vier verschillende tools voor planning, urenregistratie, calculaties en facturatie. Terwijl hun ERP-systeem (AFAS) al drie van die vier functies had. Ze betaalden €2.400 per jaar aan overbodige abonnementen. Dat is het directe verlies.

Maar het echte probleem? De monteurs registreerden hun uren in een app, die handmatig werd overgezet naar AFAS voor de salarisadministratie, en dan nóg een keer naar de facturatiesoftware voor de klantfactuur. Drie keer dezelfde data invoeren. Dat kostte de administratie 10 uur per week — 520 uur per jaar. Bij €40 per uur is dat €20.800 aan loonkosten voor werk dat weggeautomatiseerd had kunnen worden.

Totale jaarlijkse schade: €23.200. Voor een bedrijf met 15 mensen.

Wat een groothandel verloor aan dubbele systemen

Een groothandel in technische installatiematerialen met 35 medewerkers had €42.000 per jaar aan softwarekosten. Bij een grondige analyse bleek:

• Drie verschillende Microsoft/Google-abonnementen (oude Office-licentie die niemand meer gebruikte + Microsoft 365 + Google Workspace)
• Twee CRM-systemen omdat verkoop en klantenservice elk hun eigen tool hadden
• Een transportplanning-tool die dubbelde wat al in het ERP zat
• 12 Slack-werkruimten waarvan er maar 2 actief waren

Door consolidatie kwamen ze uit op €28.000 per jaar. Besparing: €14.000. Dat is meer dan een halve FTE aan softwarekosten.

Maar ook hier: de indirecte schade was groter. Orders kwamen binnen via de webshop, werden handmatig overgezet naar het voorraadsysteem, dan naar de transportplanning, en uiteindelijk naar de boekhouding. Vier keer dezelfde orderdata invoeren. Foutpercentage: 8%. Eén op de twaalf orders had een tikfout, verkeerd adres of onjuist artikelnummer.

Na het doorvoeren van koppelingen tussen hun systemen daalde dat naar minder dan 1%. En de tijd die administratie kwijt was aan handmatig overtypen? Van 15 uur per week naar nul.

Hoe herken je software-verspilling?

Software-verspilling heeft een paar standaard vormen. Als je deze patronen herkent, is de kans groot dat je te veel betaalt.

1. Accounts van vertrokken medewerkers

Iemand vertrekt. Je sluit hun e-mail af en regelt de laatste salarisspecificatie. Maar hun accounts bij Dropbox, Slack, het CRM-systeem en de projectmanagement-tool? Die blijven actief. En je betaalt er gewoon voor door.

Bij software die per gebruiker factureerd wordt (de meeste SaaS-tools), betekent dit dat je maandelijks geld weggooit. Een productiebedrijf dat ik hielp had 23 Dropbox-accounts. 9 daarvan waren van mensen die al jaren weg waren. Kosten: €15 per maand per account. Dat is €135 per maand, €1.620 per jaar — voor opslagruimte die niemand gebruikt.

2. Overlappende functionaliteit

Je ERP-systeem heeft een magazijnmodule. Maar je gebruikt ook nog een losse voorraadsoftware omdat "die handiger is". Dat betekent dat je voor dezelfde functie twee keer betaalt.

Voorbeelden die ik vaak tegenkom:

• AFAS of Exact Online met ingebouwde CRM, terwijl er ook een apart CRM-systeem draait
• Microsoft 365 met Teams, maar ook aparte Zoom- of Slack-licenties
• ERP met urenregistratie, plus een losse urenregistratie-app voor medewerkers
• Twee verschillende e-handtekeningtools (Adobe Sign én DocuSign bijvoorbeeld)

Check of je bestaande systemen de functionaliteit al hebben voordat je nieuwe tools koopt. Veel ERP-pakketten hebben modules die je gewoon niet activeert.

3. Tools die "voor de zekerheid" blijven doorlopen

Je implementeert een nieuw systeem. Logisch dat je het oude systeem nog een paar maanden aanhoudt voor de zekerheid. Maar die paar maanden worden een half jaar. Dat halve jaar wordt een jaar. En voordat je het weet betaal je al twee jaar voor twee systemen terwijl je er maar één gebruikt.

Stel een harde einddatum. Drie maanden overlap is ruim genoeg voor een goede migratie. Daarna: opzeggen.

4. Goedkope tools die "niet de moeite waard zijn" om op te zeggen

"Het is maar €19 per maand, daar gaan we geen tijd aan besteden." Vermenigvuldig dat met vijf tools en je betaalt €95 per maand — €1.140 per jaar — voor software die niemand opent. Die kleine bedragen stapelen op.

Maak een lijst van alle abonnementen onder €50 per maand. Kijk welke je de afgelopen 60 dagen hebt gebruikt. De rest: opzeggen.

Stappenplan: zelf je tooling-analyse uitvoeren

Een grondige tooling-analyse hoeft geen maanden te duren. Met een gestructureerde aanpak doe je het in een week. Hier is hoe.

Stap 1: Inventariseer alle softwarekosten (dag 1-2)

Haal alle betalingen aan softwareleveranciers uit je administratie van de afgelopen 12 maanden. Check:

• Bankafschriften en creditcardoverzichten
• Declaraties van medewerkers (vaak staan daar app-abonnementen tussen)
• Facturen in je boekhouding met categorie "software" of "ICT"
• Maandelijkse, kwartaal-, halfjaarlijkse én jaarlijkse verlengingen

Zet alles in een Excel met deze kolommen: naam tool, kosten per maand, betaalfrequentie, aantal gebruikers, afdeling die het gebruikt, functie van de tool.

Let op: sommige tools factureren jaarlijks. Die kosten vallen niet elke maand op in je administratie. Check specifiek op facturen van januari (veel bedrijven verlengen jaarlijks per 1 januari).

Stap 2: Check welke accounts actief zijn (dag 2-3)

Voor elke tool in je lijst: wie heeft een account, en wie logt daadwerkelijk in?

De meeste SaaS-platforms hebben een admin-dashboard waar je "last login" kunt zien. Signaal: accounts die 60+ dagen niet ingelogd hebben, zijn waarschijnlijk dood gewicht.

Cross-check met je personeelsbestand. Werk deze persoon nog bij je? Nee? Zet het account op de lijst om op te zeggen.

Stap 3: Breng functionaliteitsoverlap in kaart (dag 3-4)

Maak een matrix. Rijen: je bedrijfsprocessen (facturatie, CRM, projectmanagement, communicatie, bestandsopslag, urenregistratie, etc.). Kolommen: alle tools die je hebt.

Vink aan welke tool welk proces ondersteunt. Zie je drie vinkjes in één rij? Dan heb je overlap. Drie tools die allemaal "projectmanagement" doen, betekent dat je waarschijnlijk te veel betaalt.

Check ook of je ERP-systeem modules heeft die je niet gebruikt. Veel bedrijven met AFAS, Exact of Unit4 betalen voor losse tools terwijl hun ERP die functie al heeft — ze weten het alleen niet.

Ik zeg altijd: als drie afdelingen elk hun eigen tool voor hetzelfde proces hebben, dan is er niemand die het overzicht heeft. En dan betaal je te veel.

Stap 4: Bereken de totale verspilling (dag 4)

Tel op:

• Kosten van ongebruikte accounts (accounts die 60+ dagen niet ingelogd hebben)
• Kosten van accounts van vertrokken medewerkers
• Dubbele tools (als je 3 CRM-systemen hebt, tel dan de kosten van de 2 duurste op)
• Tools die volledig ongebruikt zijn (laatste login 90+ dagen geleden voor alle gebruikers)

Dat totaalbedrag is je directe verspilling. Maar er is meer.

Stap 5: Bereken de indirecte kosten (dag 5)

Hoeveel uur per week besteedt je team aan handmatig werk dat voorkomen had kunnen worden? Denk aan:

• Handmatig data overtypen tussen systemen
• Dubbele invoer (facturen die je zowel in je facturatiesoftware als in je boekhouding invoert)
• Fouten corrigeren die ontstaan door handmatig werk

Schat het aantal uur per week. Vermenigvuldig met 52 weken en met je gemiddelde uurtarief (inclusief werkgeverslasten). Dat is je indirecte verlies.

Voorbeeld: 6 uur per week x 52 weken x €40 per uur = €12.480 per jaar aan loonkosten voor werk dat weggeautomatiseerd had kunnen worden.

Wat doe je met de uitkomsten?

Je hebt nu een compleet overzicht. Wat nu?

Quick wins: direct opzeggen

Sommige dingen kun je meteen aanpakken:

• Accounts van vertrokken medewerkers: vandaag nog opzeggen
• Tools die 90+ dagen niet gebruikt zijn: mail de leverancier en zeg op
• Dubbele abonnementen (oude Office-licentie terwijl je Microsoft 365 hebt): direct annuleren

Dit levert je waarschijnlijk al 10-20% besparing op zonder dat je systemen hoeft te veranderen.

Overlap reduceren: kies per proces één tool

Voor processen waar je meerdere tools voor hebt, maak een keuze. Welke tool houdt je, welke zeg je op?

Criteria:

• Welke tool wordt het meest gebruikt?
• Welke integreert het beste met je andere systemen?
• Welke heeft de beste prijs-kwaliteitverhouding?

Communiceer de keuze helder naar je team. "We gaan vanaf 1 maart alleen nog met tool X werken, tool Y zeggen we op." Zorg voor een goede overdracht van data en train je mensen op de tool die blijft.

ERP-modules activeren die je al hebt

Check welke modules je ERP-systeem heeft die je niet gebruikt. Veel bedrijven met AFAS, Exact Online of Unit4 betalen voor losse CRM-, projectadministratie- of urenregistratie-software terwijl hun ERP dat al kan.

Activeer die modules. Train je team erop. Zeg de losse tools op. Dat scheelt niet alleen geld, het zorgt ook voor minder systemen en betere integratie.

Consolideren of integreren?

Je hebt twee opties: alles samenbrengen in minder tools (consolidatie), of je huidige tools beter aan elkaar koppelen (integratie).

Wanneer consolideren?

Consolidatie werkt als:

• Je veel overlap hebt (3+ tools voor hetzelfde proces)
• Je ERP al functionaliteit heeft die je elders koopt
• Je team klaagt over te veel verschillende inlogschermen
• Je softwarekosten boven budget zitten

Voordeel: minder tools, lagere kosten, simpeler beheer. Nadeel: je moet migreren, data overzetten, mensen trainen.

Wanneer integreren?

Integratie werkt als:

• Je verschillende tools hebt die elk goed zijn in hun specifieke functie
• Het probleem vooral zit in handmatig overtypen tussen systemen
• Je team tevreden is met de huidige tools
• Consolidatie te ingrijpend is voor je organisatie

Voordeel: je houdt de tools die goed werken, maar elimineert het handmatige werk. Nadeel: je blijft meerdere leveranciers hebben, en koppelingen moeten onderhouden worden.

In de praktijk is het vaak een mix. Zeg een paar overbodige tools op (consolidatie), en koppel de tools die overblijven beter aan elkaar (integratie). Meer over hoe je systemen aan elkaar koppelt vind je in onze kennisbank.

Voorbeeld: bouwbedrijf met 22 medewerkers

Een aannemersbedrijf had:

• Een ERP-systeem voor projectadministratie en financieel
• Een losse urenregistratie-app voor de bouwplaats
• Excel voor calculaties
• Een aparte facturatiesoftware
• WhatsApp voor communicatie met onderaannemers

Aanpak: ze consolideerden facturatie naar hun ERP (dat kon het al), hielden de urenregistratie-app (werkte goed voor de monteurs), en koppelden die app aan het ERP zodat uren automatisch doorkwamen. Excel bleven ze gebruiken voor snelle berekeningen, maar projectcalculaties gingen naar het ERP.

Resultaat: van 5 losse tools naar 2 geïntegreerde systemen. Besparing: €180 per maand aan software, plus 8 uur per week aan handmatig werk.

Wanneer schakel je externe hulp in?

Een tooling-analyse kun je grotendeels zelf doen. Maar er zijn momenten waarop externe hulp slim is.

Als je meer dan 50 medewerkers hebt

Bij grotere organisaties wordt de softwarestack zo complex dat je er makkelijk overzicht over verliest. Dan kan een SaaS Management Platform zoals Torii of Zylo helpen. Die tools scannen automatisch je betalingen en logins, en geven real-time inzicht in wie wat gebruikt.

Kosten: tussen €1.000-€5.000 per jaar voor MKB. Dat klinkt als veel, maar als het je €15.000 per jaar bespaart, verdient het zichzelf terug.

Als je wilt integreren maar niet weet hoe

Integratie tussen bedrijfssystemen is technisch werk. Je kunt standaard koppelingen gebruiken (Zapier, Make), maar voor complexere processen heb je maatwerk nodig.

Daar helpen integratiespecialisten zoals SyncIT bij. We bouwen koppelingen tussen systemen op maat, zodat data automatisch doorstroomt zonder handmatig werk. Denk aan: orders van je webshop rechtstreeks naar je voorraadsysteem en boekhouding, of urenregistratie van monteurs automatisch in je ERP en salarisadministratie.

Bekijk onze klantverhalen voor voorbeelden uit de praktijk, van bouw tot groothandel tot zorg.

Als je niet weet welke systemen je moet houden

Soms is het probleem niet dat je te veel tools hebt, maar dat je niet weet welke je moet kiezen. Een softwareadviseur kan helpen om je processen in kaart te brengen en een passende software-stack samen te stellen.

Let op: veel adviseurs hebben deals met specifieke leveranciers. Vraag altijd of ze onafhankelijk adviseren of commissie krijgen van bepaalde software.

Veelgestelde vragen

Hoeveel kost een tooling-analyse voor een MKB-bedrijf?

Als je het zelf doet: alleen je eigen tijd (circa 20-30 uur). Als je een externe partij inschakelt, reken dan op €2.000-€5.000 voor een grondige analyse inclusief adviesrapport. Voor grotere bedrijven (50+ medewerkers) kan dit oplopen tot €10.000. Maar als je €14.000 per jaar bespaart, verdient het zichzelf in een jaar terug.

Welke software gebruiken productiebedrijven vaak dubbel?

In de maakindustrie zie ik vaak overlap bij: voorraadbeheersystemen (ERP heeft magazijnmodule, maar er draait ook losse voorraadsoftware), productieplanning (aparte planning-tool terwijl ERP dit kan), kwaliteitscontrole-software (dubbel met ERP-module), en urenregistratie (los systeem terwijl ERP dit heeft). Check altijd eerst welke modules je ERP al heeft voordat je losse tools koopt.

Hoe vaak moet je een tooling-analyse doen?

Minimaal een keer per jaar. Idealiter elk kwartaal een snelle check: welke tools hebben we erbij gekregen, welke worden niet meer gebruikt? Zet een terugkerende taak in je agenda. Het voorkomt dat overbodige abonnementen maanden blijven doorlopen.

Wat zijn signalen dat je te veel aan software uitgeeft?

Let op deze waarschuwingssignalen: medewerkers weten niet welke tool ze voor welk proces moeten gebruiken, dezelfde data wordt op meerdere plekken ingevoerd, je krijgt verrassend hoge softwarefacturen binnen, afdelingen kopen zelf tools zonder centrale afstemming, of niemand heeft volledig overzicht van alle abonnementen. Als je drie van deze vijf herkent, is een analyse verstandig.

Kunnen we niet gewoon alles in Excel doen en geld besparen?

Excel is fantastisch voor berekeningen en overzichten, maar niet geschikt als bedrijfssysteem. Problemen met Excel als hoofdsysteem: geen automatische synchronisatie tussen afdelingen, geen rechtenstructuur (iedereen kan alles aanpassen), geen audit trail (je ziet niet wie wat heeft gewijzigd), geen workflow-automatisering, en fouten door handmatig kopiëren. Voor een eenmanszaak kan Excel genoeg zijn. Vanaf 5+ medewerkers heb je professionele software nodig. Maar gebruik Excel gerust naast je systemen voor analyses.

Wat is het verschil tussen consolideren en integreren van software?

Consolideren betekent: minder tools gebruiken door functionaliteit samen te brengen in één systeem. Voorbeeld: van 3 CRM-systemen naar 1. Integreren betekent: meerdere tools houden, maar ze automatisch aan elkaar koppelen zodat data doorstroomt zonder handmatig werk. Voorbeeld: je webshop, voorraadsysteem en boekhouding blijven apart, maar praten met elkaar via een koppeling. Consolidatie bespaart geld, integratie bespaart tijd. Vaak doe je beide.

Zelf aan de slag of hulp nodig?

Een grondige tooling-analyse hoeft niet complex te zijn. Begin met een simpele inventarisatie: welke software betaal je, wie gebruikt het, en waar zit overlap? De meeste bedrijven vinden al binnen een dag voor €5.000-€10.000 aan overbodige kosten.

De grootste winst zit vaak niet eens in de software die je opzegt, maar in de uren die je bespaart door systemen beter aan elkaar te koppelen. Handmatig data overtypen kost meer dan je denkt — zowel in tijd als in fouten.

Wil je weten hoeveel je kunt besparen door je software slimmer in te richten? Of heb je hulp nodig bij het koppelen van je systemen? Plan een vrijblijvend adviesgesprek. We kijken samen naar je huidige situatie en laten zien waar de snelle winst zit.