Werkprocessen Digitaliseren

Van papieren bonnen en Excel naar processen die zichzelf bijhouden

Het probleem

In veel bedrijven draaien belangrijke processen nog op papier, mail en Excel. Werkbonnen worden met de hand ingevuld en later ingetypt. Goedkeuringen gaan per mail heen en weer, waarbij niemand precies weet bij wie het nu ligt. Checklists hangen aan een whiteboard of zitten in een map. Het werkt, want mensen maken het werkend, maar het is niet te volgen. Vraag je waar een aanvraag blijft, dan begint het zoeken in mailboxen. En als iemand ziek is, ligt zijn stapel stil omdat niemand weet wat erin zat.

Onze aanpak

We beginnen met één proces, niet met alles tegelijk. Meestal het proces waar de meeste mensen last van hebben of waar het vaakst iets misgaat. Dat brengen we in kaart zoals het echt loopt, inclusief de omwegen die mensen hebben bedacht, want die zitten er om een reden. Daarna bouwen we het digitaal: formulieren die op een telefoon of tablet in te vullen zijn, goedkeuringen die naar de juiste persoon gaan met een herinnering als het blijft liggen, en een overzicht waarop je ziet wat waar staat. Werkt dat, dan pas het volgende proces. Zo blijft het behapbaar en zie je snel resultaat.

Het resultaat

Je ziet van elk lopend proces waar het staat en bij wie het ligt. Werk wordt één keer vastgelegd, op de plek waar het gebeurt, in plaats van op papier en daarna nog eens in een systeem. Aanvragen blijven niet meer stilliggen zonder dat iemand het merkt. En bij een controle of certificering kun je aantonen dat het proces gevolgd is, zonder een ordner door te spitten.