Verlof- & Urenregistratie

Uren en verlof bijhouden zonder Excel en losse mailtjes

Het probleem

Verlofaanvragen gaan per mail of via een gedeeld Excel-bestand dat iemand bijhoudt. Die iemand moet ze goedkeuren, het saldo bijwerken en onthouden wie wanneer weg is. Urenregistratie gebeurt op papier of in een los systeem dat niet gekoppeld is aan de salarisadministratie, dus aan het eind van de maand moet alles overgetypt. Vraag je hoeveel verlof iemand nog heeft, dan is het antwoord dat er even gekeken moet worden. En als twee mensen in dezelfde week weg willen, blijkt dat pas als het te laat is om het nog te schuiven.

Wat het je kost

Dit kost je op drie plekken. Bij je medewerkers, die niet zien hoeveel saldo ze hebben en voor elke vraag iemand moeten aanschieten. Bij je leidinggevenden, die overzicht missen en daardoor bezetting niet vooruit kunnen plannen. En bij je administratie, waar elke maand handmatig uren en verlof worden overgezet naar de salarisverwerking, met de foutkans die daarbij hoort. Fouten in salarisverwerking zijn bovendien vervelender dan andere fouten: ze raken mensen persoonlijk, ze moeten met terugwerkende kracht hersteld en ze kosten je vertrouwen dat je niet makkelijk terugkrijgt.

Onze aanpak

We beginnen bij je eigen regels, want die zijn zelden standaard. Opbouw van verlofuren, bovenwettelijke dagen, hoe je omgaat met overuren en of ploegentoeslagen meetellen: dat verschilt per bedrijf en soms per cao. Die leggen we vast in plaats van ze in het hoofd van je HR-medewerker te laten zitten. Daarna richten we het in zodat medewerkers zelf hun saldo zien en verlof aanvragen, en leidinggevenden goedkeuren met zicht op wie er nog meer weg is die week. Uren gaan rechtstreeks door naar de salarisadministratie, zodat de maandelijkse overtypslag verdwijnt.

Zo gaan we te werk

We leggen je eigen regels vast

Opbouw, bovenwettelijke dagen, overuren, toeslagen. Zelden standaard en nu meestal alleen bekend bij één persoon.

Medewerkers krijgen inzicht in hun saldo

Zelf zien hoeveel er nog staat en zelf aanvragen, zonder iemand te hoeven aanschieten.

Goedkeuren met zicht op de bezetting

Een leidinggevende ziet bij een aanvraag meteen wie er die week nog meer weg is.

Uren gaan door naar de salarisadministratie

Rechtstreeks, zonder de maandelijkse overtypslag en de fouten die daarbij ontstaan.

Overzicht voor wie erop moet sturen

Openstaande saldi, verlofstuwmeren en de weken waarin het krap wordt, zichtbaar voordat het een probleem is.

Het resultaat

Medewerkers zien zelf hun saldo en vragen verlof aan zonder iemand aan te schieten. Leidinggevenden zien in één blik wie er wanneer weg is en kunnen bezetting vooruit plannen. De maandelijkse overtypslag naar de salarisadministratie is weg, en daarmee ook de fouten die daar ontstonden. En je regels staan vast in plaats van in één hoofd.

Wat het je oplevert

Relevante koppelingen

Veelgestelde vragen

Wij hebben een eigen cao met afwijkende regels. Kan dat?

Ja, en dat is meestal precies de reden dat een standaardpakket niet volstaat. Bovenwettelijke dagen, ploegentoeslagen, afwijkende opbouw bij deeltijd: die regels leggen we vast zoals ze bij jou gelden. Het vastleggen zelf is vaak al waardevol, want het maakt zichtbaar waar de afspraken onduidelijk waren.

Werkt dit met onze salarisadministratie?

Met Nmbrs, Loket.nl, AFAS, ADP, SD Worx en Visma Raet werken we regelmatig. Verwerkt een extern administratiekantoor je salaris, dan kunnen we ook zorgen dat zij het aangeleverd krijgen in het formaat dat zij willen, zodat ook daar niets meer overgetypt wordt.

Onze mensen werken in de buitendienst. Hoe registreren zij uren?

Via hun telefoon, en het liefst zo licht mogelijk. Uren invullen moet in een halve minuut kunnen, anders gebeurt het aan het eind van de week uit het hoofd en klopt het niet. Bij werk op locatie kun je ook denken aan registratie die aan een order of project hangt, zodat het meteen doorbelast kan worden.

Kunnen we uren doorbelasten aan klanten?

Ja, als uren aan een project of order gekoppeld worden. Dan kun je ze rechtstreeks factureren en zie je bovendien of een project winstgevend is geweest. Dat laatste is voor veel dienstverleners de grootste opbrengst van zo'n traject.

Hoe zit het met privacy van deze gegevens?

Uren- en verlofgegevens zijn persoonsgegevens en horen alleen zichtbaar te zijn voor wie ze nodig heeft. Dat betekent dat een medewerker zijn eigen gegevens ziet, een leidinggevende die van zijn team, en HR het geheel. Dat leggen we vast in de rechten.

Onze mensen zijn niet zo digitaal. Gaat dit werken?

Dat hangt vooral af van hoe simpel het is. Als verlof aanvragen drie schermen kost, gaat niemand het doen en houdt je HR-medewerker het alsnog bij. We richten het daarom zo in dat de meest voorkomende handeling in een paar tikken klaar is, en we nemen de tijd voor de uitleg.