Verlof- & Urenregistratie

Uren en verlof bijhouden zonder Excel en losse mailtjes

Het probleem

Verlofaanvragen gaan per mail of via een gedeeld Excel-bestand dat iemand bijhoudt. Die iemand moet ze goedkeuren, het saldo bijwerken en onthouden wie wanneer weg is. Urenregistratie gebeurt op papier of in een los systeem dat niet gekoppeld is aan de salarisadministratie, dus aan het eind van de maand moet alles overgetypt. Vraag je hoeveel verlof iemand nog heeft, dan is het antwoord dat er even gekeken moet worden. En als twee mensen in dezelfde week weg willen, blijkt dat pas als het te laat is om het nog te schuiven.

Onze aanpak

We beginnen bij je eigen regels, want die zijn zelden standaard. Opbouw van verlofuren, bovenwettelijke dagen, hoe je omgaat met overuren en of ploegentoeslagen meetellen: dat verschilt per bedrijf en soms per cao. Die leggen we vast in plaats van ze in het hoofd van je HR-medewerker te laten zitten. Daarna richten we het in zodat medewerkers zelf hun saldo zien en verlof aanvragen, en leidinggevenden goedkeuren met zicht op wie er nog meer weg is die week. Uren gaan rechtstreeks door naar de salarisadministratie, zodat de maandelijkse overtypslag verdwijnt.

Het resultaat

Medewerkers zien zelf hun saldo en vragen verlof aan zonder iemand aan te schieten. Leidinggevenden zien in één blik wie er wanneer weg is en kunnen bezetting vooruit plannen. De maandelijkse overtypslag naar de salarisadministratie is weg, en daarmee ook de fouten die daar ontstonden. En je regels staan vast in plaats van in één hoofd.