Real-time Rapportage

Weten hoe je bedrijf ervoor staat zonder er een dag aan te besteden

Het probleem

Om te weten hoe je bedrijf draait, moet iemand gegevens bij elkaar sprokkelen. Omzet uit de webshop, kosten uit de boekhouding, voorraadwaarde uit het magazijnsysteem, openstaande posten uit de debiteurenlijst. Dat gaat naar Excel, waar het wordt samengevoegd tot een overzicht. Tegen de tijd dat het klaar is, is het al een week oud. En als iemand vraagt waar een getal vandaan komt, begint het zoeken opnieuw. Het gevolg is dat er in vergaderingen wordt gediscussieerd over de vraag welk getal klopt, in plaats van over wat je ermee gaat doen.

Onze aanpak

We beginnen niet bij de grafieken maar bij de vraag waar je echt op stuurt. Welke vijf getallen bepalen of het een goede maand was, en welke beslissing neem je als er eentje de verkeerde kant op gaat. Dat levert meestal een kortere lijst op dan mensen verwachten, en dat is precies de bedoeling. Daarna halen we die gegevens rechtstreeks uit de bronsystemen en zorgen we dat de definities vastliggen: wat telt als omzet, wanneer is een order geteld, hoe wordt marge berekend. Dat laatste is waar de meeste discussies vandaan komen. Het resultaat is een dashboard dat vanzelf bijwerkt, met per getal de mogelijkheid om door te klikken naar waar het vandaan komt.

Het resultaat

Je ziet op elk moment hoe je ervoor staat, zonder dat iemand daar een dag aan kwijt is. Vergaderingen gaan over wat je gaat doen in plaats van over welk getal klopt, want de definities liggen vast en iedereen kijkt naar dezelfde bron. Je merkt het eerder als iets de verkeerde kant op gaat, dus je kunt bijsturen terwijl het nog uitmaakt.