Orderverwerking Automatiseren

Van bestelling tot pakket zonder dat iemand iets overtypt

Het probleem

Een klant plaatst een bestelling. Iemand in je team typt die over in het ERP. Een ander maakt het verzendlabel. Weer iemand stuurt de bevestiging. En als het pakket weg is, moet de track-and-trace nog terug naar de klant en de order nog naar de boekhouding. Vijf handelingen voor één bestelling, uitgevoerd door drie mensen die elk moeten weten wat de vorige heeft gedaan. Op een rustige dag gaat dat goed. Op een drukke dag ontstaan de gaten: een order die twee keer wordt ingevoerd, of eentje die iedereen dacht dat de ander zou doen.

Wat het je kost

Bij honderd orders per dag is dit al snel een dagvullende taak voor twee mensen, werk dat niets toevoegt aan wat je klant koopt. Groei betekent in dit model simpelweg meer mensen aannemen voor hetzelfde werk, wat je marge uitholt. Dan de fouten. Elke overtypstap heeft een foutkans, en een fout in de orderverwerking wordt duur: een verkeerd adres is een pakket dat retour komt en opnieuw verstuurd moet, een verkeerd aantal is een klacht en een creditfactuur. Ondertussen zit je team te wachten op elkaar, want de een kan pas verder als de ander klaar is.

Onze aanpak

We volgen een order van binnenkomst tot afgeleverd en kijken bij elke stap wie wat doet en waarom. Meestal blijkt dat mensen vooral zitten door te geven tussen systemen die elkaar niet kennen. Die stappen halen we eruit: de order komt binnen, landt in je ERP, reserveert voorraad, genereert een verzendlabel en stuurt de klant bericht. Wat overblijft voor je team zijn de gevallen waarin echt een oordeel nodig is, zoals een adres dat niet klopt, een betaling die niet doorkomt of een klant die iets bijzonders vraagt. Die krijgen ze aangeboden met de informatie erbij om het meteen op te lossen.

Zo gaan we te werk

We volgen één order door de hele keten

Van bestelling tot bezorging, langs elke persoon en elk systeem. Daar wordt zichtbaar wie vooral zit door te geven.

We koppelen bestelling aan ERP en voorraad

Een order landt automatisch waar hij hoort en reserveert de voorraad, zodat je niet twee klanten hetzelfde artikel verkoopt.

Verzending en klantbericht gaan vanzelf

Label aanmaken, track-and-trace terugkoppelen en de klant informeren gebeurt zonder tussenkomst.

Uitzonderingen komen bij een mens

Adres klopt niet, betaling komt niet door, klant vraagt iets bijzonders. Aangeboden met de informatie om het meteen op te lossen.

We testen op piekvolume

Niet op een rustige dag maar op de drukte waar het nu misgaat, want daar moet het zich bewijzen.

Het resultaat

Orders lopen door zonder dat iemand ze aanraakt, tot er echt iets aan de hand is. Je verwerkt het dubbele volume met hetzelfde team, dus groei kost je geen extra administratieve handen. De foutkans in adressen en aantallen daalt, want er wordt niets meer overgetypt. En je mensen zitten niet meer op elkaar te wachten.

Wat het je oplevert

Relevante koppelingen

Veelgestelde vragen

Onze orders zitten vol maatwerk. Kan dat wel automatisch?

Deels, en dat is meestal genoeg. Ook bij maatwerk is een flink deel van de handelingen standaard: de klantgegevens, de adressen, de facturatie en de verzending. Dat automatiseren we, terwijl de inhoudelijke beoordeling bij je team blijft. Je hoeft niet honderd procent te automatiseren om er veel aan te hebben.

Wat gebeurt er bij een order die niet klopt?

Die gaat naar een mens, met de reden erbij en de informatie om het op te lossen. Dat is bewust: een systeem dat gokt bij twijfel maakt duurdere fouten dan een systeem dat het netjes doorgeeft. Welke gevallen dat zijn, leggen we samen met je team vast.

Wij werken met een fulfilmentpartij. Past dat hierin?

Ja, dat is een veelvoorkomende situatie. De order gaat automatisch door naar je fulfilmentpartner en de statussen komen terug in je eigen systeem, zodat je klantenservice gewoon kan zien waar een pakket is zonder in te loggen bij een derde partij.

Hoe zit het met spoedorders?

Die kun je een eigen route geven, bijvoorbeeld met voorrang in de picklijst en een andere verzendmethode. Juist bij spoed is automatisering waardevol, omdat het handmatige proces daar het vaakst spaak loopt door de tijdsdruk.

Verliezen we het zicht op wat er gebeurt?

Eerder andersom. Nu zit de status verspreid over mensen en systemen. Straks zie je van elke order waar hij is en wat er is gebeurd, inclusief wat er misging en wanneer. Dat maakt het uitleggen aan een klant een stuk makkelijker.

Vanaf hoeveel orders is dit interessant?

Grofweg vanaf een paar tientallen orders per dag, of eerder als er veel handelingen per order zijn. We rekenen het voor je uit voordat je beslist, en als het niet uitkomt zeggen we dat.