Orderverwerking Automatiseren

Van bestelling tot pakket zonder dat iemand iets overtypt

Het probleem

Een klant plaatst een bestelling. Iemand in je team typt die over in het ERP. Een ander maakt het verzendlabel. Weer iemand stuurt de bevestiging. En als het pakket weg is, moet de track-and-trace nog terug naar de klant en de order nog naar de boekhouding. Vijf handelingen voor één bestelling, uitgevoerd door drie mensen die elk moeten weten wat de vorige heeft gedaan. Op een rustige dag gaat dat goed. Op een drukke dag ontstaan de gaten: een order die twee keer wordt ingevoerd, of eentje die iedereen dacht dat de ander zou doen.

Onze aanpak

We volgen een order van binnenkomst tot afgeleverd en kijken bij elke stap wie wat doet en waarom. Meestal blijkt dat mensen vooral zitten door te geven tussen systemen die elkaar niet kennen. Die stappen halen we eruit: de order komt binnen, landt in je ERP, reserveert voorraad, genereert een verzendlabel en stuurt de klant bericht. Wat overblijft voor je team zijn de gevallen waarin echt een oordeel nodig is, zoals een adres dat niet klopt, een betaling die niet doorkomt of een klant die iets bijzonders vraagt. Die krijgen ze aangeboden met de informatie erbij om het meteen op te lossen.

Het resultaat

Orders lopen door zonder dat iemand ze aanraakt, tot er echt iets aan de hand is. Je verwerkt het dubbele volume met hetzelfde team, dus groei kost je geen extra administratieve handen. De foutkans in adressen en aantallen daalt, want er wordt niets meer overgetypt. En je mensen zitten niet meer op elkaar te wachten.