Onboarding Automatiseren

Een nieuwe collega die op dag één gewoon aan de slag kan

Het probleem

Er begint een nieuwe collega. Iemand moet accounts aanmaken voor de mail, de chat en alle systemen waar hij mee gaat werken. HR moet het contract verwerken in de salarisadministratie. De manager moet een inwerkschema maken. Er moet een laptop klaarliggen, een telefoon, misschien een toegangspas. Dat gaat allemaal via losse mailtjes en een lijstje dat iemand ooit heeft gemaakt en dat sindsdien half is bijgewerkt. Het gevolg is voorspelbaar: op dag één ontbreekt er iets. Geen toegang tot het systeem waar hij juist mee moet werken, of een laptop die pas donderdag komt.

Onze aanpak

We beginnen bij het moment waarop een contract wordt getekend, want vanaf daar is alles bekend en kan alles in gang gezet worden. Vanuit dat ene moment lopen de taken automatisch uit: accounts aanmaken op basis van de functie, de juiste toegangsrechten, een melding naar facilitair voor de hardware, een inwerkschema dat past bij de rol. Iedereen krijgt zijn eigen taak op het juiste moment, in plaats van dat één persoon iedereen moet aansporen. Bij uitdiensttreding draait hetzelfde proces om, zodat accounts betrouwbaar worden ingetrokken en apparatuur wordt teruggevraagd.

Het resultaat

Een nieuwe collega kan op dag één aan de slag, met werkende toegang en een duidelijk inwerkschema. Je manager en je IT'er hoeven niet meer achter losse taken aan, want die komen vanzelf bij de juiste persoon terecht. En bij vertrek weet je zeker dat accounts dicht gaan, wat een risico wegneemt dat de meeste bedrijven pas serieus nemen als het een keer misgaat.