Onboarding Automatiseren

Een nieuwe collega die op dag één gewoon aan de slag kan

Het probleem

Er begint een nieuwe collega. Iemand moet accounts aanmaken voor de mail, de chat en alle systemen waar hij mee gaat werken. HR moet het contract verwerken in de salarisadministratie. De manager moet een inwerkschema maken. Er moet een laptop klaarliggen, een telefoon, misschien een toegangspas. Dat gaat allemaal via losse mailtjes en een lijstje dat iemand ooit heeft gemaakt en dat sindsdien half is bijgewerkt. Het gevolg is voorspelbaar: op dag één ontbreekt er iets. Geen toegang tot het systeem waar hij juist mee moet werken, of een laptop die pas donderdag komt.

Wat het je kost

De eerste week bepaalt een groot deel van hoe iemand naar je bedrijf gaat kijken. Iemand die zijn eerste dagen zit te wachten op toegang, trekt de conclusie dat het hier niet zo goed geregeld is, en die indruk blijft hangen. Praktisch kost het ook geld: dagen waarin je wel salaris betaalt maar er weinig uit komt, plus de tijd van collega's die het gaan regelen. Bij vertrek speelt hetzelfde probleem omgekeerd en dan is het risicovoller: accounts die blijven openstaan omdat niemand ze heeft ingetrokken, zijn een beveiligingsprobleem dat maanden onopgemerkt kan blijven.

Onze aanpak

We beginnen bij het moment waarop een contract wordt getekend, want vanaf daar is alles bekend en kan alles in gang gezet worden. Vanuit dat ene moment lopen de taken automatisch uit: accounts aanmaken op basis van de functie, de juiste toegangsrechten, een melding naar facilitair voor de hardware, een inwerkschema dat past bij de rol. Iedereen krijgt zijn eigen taak op het juiste moment, in plaats van dat één persoon iedereen moet aansporen. Bij uitdiensttreding draait hetzelfde proces om, zodat accounts betrouwbaar worden ingetrokken en apparatuur wordt teruggevraagd.

Zo gaan we te werk

We beginnen bij het getekende contract

Dat is het moment waarop alles bekend is. Vanaf daar zet één actie de hele reeks taken in gang.

Accounts en rechten volgen uit de functie

Per rol ligt vast welke systemen en rechten erbij horen. Zo hoeft niemand te bedenken wat een nieuwe verkoper ook alweer nodig heeft.

Taken komen bij de juiste persoon

Facilitair krijgt de hardware-aanvraag, de manager het inwerkschema, HR het contract. Op het juiste moment, zonder aansporing.

De nieuwe collega weet wat hem te wachten staat

Een eigen overzicht met wat er geregeld is, wat er nog komt en bij wie hij terechtkan.

Uitdiensttreding draait hetzelfde proces om

Accounts worden ingetrokken, apparatuur teruggevraagd en toegangsrechten verwijderd. Betrouwbaar in plaats van hopelijk.

Het resultaat

Een nieuwe collega kan op dag één aan de slag, met werkende toegang en een duidelijk inwerkschema. Je manager en je IT'er hoeven niet meer achter losse taken aan, want die komen vanzelf bij de juiste persoon terecht. En bij vertrek weet je zeker dat accounts dicht gaan, wat een risico wegneemt dat de meeste bedrijven pas serieus nemen als het een keer misgaat.

Wat het je oplevert

Relevante koppelingen

Veelgestelde vragen

Wij nemen maar een paar mensen per jaar aan. Is dit dan de moeite waard?

Op zichzelf waarschijnlijk niet. Bij een handvol nieuwe collega's per jaar verdien je een apart traject hiervoor niet terug. Het wordt wel interessant als onderdeel van een breder plan, bijvoorbeeld als je toch al je HR-systeem aan je salarisadministratie en je IT-beheer koppelt. Dan is dit een klein extra stuk.

Werkt dit met ons HR-systeem?

Met Nmbrs, Loket.nl, AFAS, Personio, HoorayHR en Visma Raet werken we regelmatig. Ook koppelingen naar Microsoft 365 of Google Workspace voor het aanmaken van accounts zijn gangbaar. Gebruik je iets anders, dan kijken we wat er mogelijk is.

Wie bepaalt welke rechten iemand krijgt?

Dat leg je zelf vast per functie, samen met ons. Dat is meteen een goed moment om er kritisch naar te kijken, want in de praktijk blijkt vaak dat mensen toegang hebben tot meer dan ze nodig hebben omdat het ooit makkelijk was.

Kan de nieuwe medewerker zelf al iets doen voordat hij begint?

Ja, dat is vaak een prettige toevoeging. Denk aan het aanleveren van gegevens, het tekenen van documenten en een korte kennismaking met wie er in het team zitten. Dat scheelt tijd op dag één en het voelt voor de nieuwe collega alsof hij verwacht wordt.

Hoe zit het met privacy bij deze gegevens?

Personeelsgegevens zijn gevoelig en dat betekent dat toegang beperkt hoort te zijn tot wie het echt nodig heeft. Dat nemen we mee in het ontwerp: een facilitair medewerker krijgt de melding dat er hardware klaar moet liggen, niet het salaris.

Wat als een proces bij ons anders loopt?

Dan bouwen we dat zo. Er is geen standaard inwerkproces dat voor elk bedrijf klopt, en dat proberen we ook niet op te leggen. We leggen jouw werkwijze vast, inclusief de uitzonderingen die je hebt voor bijvoorbeeld tijdelijke krachten of stagiairs.