Leadbeheer & Opvolging
Geen aanvraag meer die tussen wal en schip valt
Het probleem
Er komt een aanvraag binnen via je website. Die belandt in een algemene mailbox waar meerdere mensen in kijken, wat er in de praktijk op neerkomt dat niemand zich verantwoordelijk voelt. Iemand denkt dat een collega het oppakt. Een week later belt de aanvrager zelf, licht geïrriteerd, of hij nog antwoord krijgt. Soms komt een lead binnen via een formulier, soms via een telefoontje dat op een geeltje eindigt, soms via LinkedIn. Er is geen plek waar je kunt zien wat er openstaat, dus er is ook geen manier om te merken dat er iets blijft liggen.
Wat het je kost
Dit is de duurste vorm van verlies, want je hebt al betaald om deze mensen binnen te krijgen. Je adverteert, je bouwt aan je vindbaarheid, je gaat naar netwerkbijeenkomsten, en dan valt de aanvraag stil bij de laatste meter. Onderzoek na onderzoek laat hetzelfde zien: wie als eerste reageert, wint meestal de opdracht. Een dag wachten kost je een groot deel van je kans, een week vrijwel alles. Daarbij komt dat je niet weet wat je misloopt. Zonder overzicht kun je niet zien hoeveel aanvragen er binnenkwamen, wat ermee gebeurde en waar het vastliep, dus je kunt er ook niet op sturen.
Onze aanpak
Eerst zorgen we dat alles op één plek binnenkomt: formulieren, e-mail, telefoon en wat er verder aan kanalen is. Dan leggen we vast wie welke lead oppakt en binnen welke termijn. Geen vrijblijvende afspraak maar een toewijzing met een klok erop: gebeurt er niets, dan gaat er een herinnering en daarna een melding naar de leidinggevende. Nieuwe aanvragen krijgen automatisch een ontvangstbevestiging, zodat de aanvrager weet dat hij gezien is terwijl jij nog aan het opvolgen bent. Daarnaast bouwen we een overzicht waarop je in één blik ziet wat er openstaat, hoe lang al en bij wie.
Zo gaan we te werk
We brengen alle kanalen samen
Formulieren, e-mail, telefoon en LinkedIn komen op één plek binnen. Zolang leads op vier plekken landen, valt er altijd iets tussenuit.
Elke lead krijgt een eigenaar en een klok
Toegewezen aan een persoon met een reactietermijn. Gebeurt er niets, dan volgt een herinnering en daarna een melding hogerop.
De aanvrager krijgt direct bericht
Een automatische ontvangstbevestiging, zodat iemand weet dat hij gezien is terwijl jouw team nog aan het opvolgen is.
Overzicht van wat openstaat
In één blik zien wat er ligt, hoe lang al en bij wie. Zonder dat iemand een lijst hoeft bij te houden.
Meten wat er binnenkomt en wat het wordt
Hoeveel aanvragen, via welk kanaal, hoeveel opdrachten. Zo weet je waar je marketinggeld het beste heen kan.
Het resultaat
Elke aanvraag komt op één plek binnen en heeft een eigenaar. Je reageert sneller dan de concurrent, wat direct terug te zien is in hoeveel opdrachten je binnenhaalt. Er blijft niets liggen zonder dat iemand het merkt, want stilstand geeft een signaal. En je kunt eindelijk zien hoeveel aanvragen er echt binnenkomen en wat ermee gebeurt, dus je kunt sturen op je verkoop in plaats van hopen.
Wat het je oplevert
- Elke aanvraag heeft een eigenaar en een termijn
- Sneller reageren dan de concurrent, wat opdrachten oplevert
- Aanvragers krijgen direct bevestiging dat ze gezien zijn
- Stilstand geeft een signaal in plaats van stilte
- Zicht op hoeveel aanvragen er echt binnenkomen
- Weten welk kanaal je klanten oplevert en welk niet
Relevante koppelingen
Veelgestelde vragen
Wij hebben al een CRM, maar niemand gebruikt het. Helpt dit dan?
Dat is een bekend patroon en het ligt zelden aan het pakket. Meestal kost invoeren meer moeite dan het oplevert voor degene die het moet doen. Wij draaien dat om: leads komen er automatisch in, opvolging wordt eraan herinnerd en het overzicht geeft de verkoper zelf iets terug. Dan wordt het pas gebruikt.
Onze leads komen vooral telefonisch binnen. Kan dat mee?
Ja, al vraagt dat een kleine handeling van degene die opneemt. We maken het invoeren zo licht mogelijk, bijvoorbeeld via een koppeling met je telefooncentrale die het nummer herkent en de gegevens alvast klaarzet. Volledig automatisch gaat niet, maar het hoeft ook geen twee minuten te kosten.
Wat is een redelijke reactietermijn?
Voor online aanvragen: dezelfde dag, liefst binnen een paar uur. De praktijk laat zien dat de kans op de opdracht hard daalt zodra je er een dag overheen laat gaan. Welke termijn haalbaar is voor jouw team bepalen we samen, want een termijn die niemand haalt is nutteloos.
Gaan er dan automatisch mails naar prospects?
Een ontvangstbevestiging wel. Verder zijn wij terughoudend met automatische verkoopmails, want die zijn snel doorzichtig. De opvolging zelf blijft mensenwerk, wij zorgen alleen dat je team op tijd een seintje krijgt en de juiste informatie bij de hand heeft.
Kunnen we zien welke marketing werkt?
Ja, en dat is vaak het onverwachte voordeel. Doordat elke lead een herkomst krijgt, zie je na een paar maanden welk kanaal opdrachten oplevert en welk kanaal alleen aanvragen oplevert. Dat verandert meestal waar je je advertentiebudget heen stuurt.
Hoe lang duurt het om dit op te zetten?
De techniek is meestal binnen enkele weken klaar. Het lastigste is de afspraak over wie wat oppakt en binnen welke termijn, want dat raakt aan hoe je team werkt. Daar nemen we bewust de tijd voor, anders staat er straks een systeem dat niemand volgt.