Dubbele Invoer Elimineren

Dezelfde gegevens drie keer intypen hoort niet bij groeien

Het probleem

Een order komt binnen in de webshop. Iemand typt hem over in het ERP. Daarna nog een keer in de boekhouding. Is het een nieuw product, dan moet het ook nog in het voorraadsysteem. Vraag je je team waarom dat zo gaat, dan is het antwoord meestal dat het altijd zo gegaan is en dat het nu eenmaal moet. Het gekke is dat iedereen weet dat het onzin is, maar niemand het kan veranderen omdat het niet zijn afdeling is. Zo is handmatig overtypen een vast onderdeel van je bedrijfsvoering geworden.

Wat het je kost

Reken het eens door. Twee mensen die elk anderhalf uur per dag overtypen, kost je op jaarbasis het equivalent van een halve fte. Dat is geld, maar het pijnlijkste is wat je ervoor terugkrijgt: niets. Er wordt geen waarde toegevoegd, alleen verplaatst. Daarbovenop komen de fouten. Bij handmatig overtypen zit er ergens tussen de een en drie procent fout, en die fouten kosten later een veelvoud aan tijd om te herstellen. Een verkeerd adres is een misgelopen levering, een verkeerd aantal is een boze klant, een verkeerd bedrag is een creditfactuur en een ongemakkelijk gesprek.

Onze aanpak

We beginnen met de vraag die niemand intern stelt: waarom staat dit gegeven eigenlijk op vier plekken? Vaak blijkt dat historisch zo gegroeid en is er één systeem dat het gewoon zou moeten weten. We brengen in kaart welk gegeven waar wordt ingevoerd, wie dat doet en waarom, en waar het daarna nog eens wordt overgenomen. Dan bepalen we per gegeven welk systeem de bron is en zorgen we dat de rest daaruit put. Wat overblijft aan echt noodzakelijk handwerk, maken we zo klein mogelijk. Het doel is niet alles automatiseren, het doel is dat niemand nog iets overtypt wat een computer kan overnemen.

Zo gaan we te werk

We volgen een order door je hele bedrijf

Van binnenkomst tot factuur, langs elk systeem en elke persoon. Zo wordt zichtbaar waar hetzelfde gegeven opnieuw wordt ingetikt.

We bepalen per gegeven de bron

Welk systeem hoort dit te weten. De rest haalt het daar op in plaats van het zelf opnieuw te laten invoeren.

We rekenen voor wat het oplevert

Per handeling: hoeveel keer per dag, hoeveel minuten, hoeveel fouten. Zo weet je welke stap het eerst moet en wat het je bespaart.

We bouwen en testen

De koppelingen worden gebouwd en getest op je eigen data, zodat de uitzonderingen boven komen voordat het live gaat.

We kijken na een maand terug

Is het handwerk echt weg of is er een nieuwe omweg ontstaan. Dat laatste gebeurt vaker dan je denkt en is makkelijk te repareren.

Het resultaat

Gegevens worden één keer ingevoerd, op de plek waar ze thuishoren, en verschijnen vanzelf waar ze nodig zijn. Je team houdt de uren over die nu opgaan aan overtypen en aan het herstellen van tikfouten. De foutkans in je administratie daalt zichtbaar. En als je volgend jaar meer orders krijgt, hoef je daar geen extra handen voor aan te nemen.

Wat het je oplevert

Relevante koppelingen

Veelgestelde vragen

Betekent dit dat er mensen weg moeten?

In de praktijk zelden. Wat we bij klanten zien is dat dezelfde mensen meer werk aankunnen zonder dat de druk omhoog gaat, en dat ze toekomen aan dingen die wel waarde toevoegen. De meeste MKB-bedrijven waar wij komen zoeken al langer mensen. Het probleem is niet te veel personeel, het is te veel werk dat niet klopt.

Ons proces zit vol uitzonderingen. Werkt dit dan wel?

Uitzonderingen zijn juist het interessante deel. We automatiseren de gevallen die vaak voorkomen en zorgen dat de uitzonderingen netjes bij een mens terechtkomen, met de informatie erbij die diegene nodig heeft. Dat is beter dan alles handmatig doen omdat tien procent afwijkt.

Waar beginnen we?

Bij de handeling die het vaakst voorkomt en het minst nadenken vereist. Die levert de meeste tijd op en is het snelst te bouwen. In de blueprint zetten we ze op volgorde van opbrengst, zodat je niet begint bij het ingewikkeldste.

Wat als onze systemen niet kunnen koppelen?

Dat blijkt vaker mee te vallen dan gedacht. Heeft een systeem geen API, dan is er vaak nog een import- of exportmogelijkheid die we kunnen automatiseren. Kan het echt niet, dan zeggen we dat, en kijken we of het probleem elders oplosbaar is.

Hoeveel tijd levert het echt op?

Dat rekenen we voor je uit voordat je beslist. We tellen de handelingen, vermenigvuldigen met de frequentie en zetten daar de kosten tegenover. Komt daar geen overtuigend verhaal uit, dan raden we het je af.

Hoe voorkomen we dat het over een jaar weer zo is?

Door na oplevering nog een keer te kijken. Nieuwe omwegen ontstaan meestal binnen enkele maanden, als er een situatie opduikt waar niemand aan gedacht had. Vroeg gesignaleerd is dat een kleine aanpassing in plaats van een nieuwe gewoonte.