Dubbele Invoer Elimineren

Dezelfde gegevens drie keer intypen hoort niet bij groeien

Het probleem

Een order komt binnen in de webshop. Iemand typt hem over in het ERP. Daarna nog een keer in de boekhouding. Is het een nieuw product, dan moet het ook nog in het voorraadsysteem. Vraag je je team waarom dat zo gaat, dan is het antwoord meestal dat het altijd zo gegaan is en dat het nu eenmaal moet. Het gekke is dat iedereen weet dat het onzin is, maar niemand het kan veranderen omdat het niet zijn afdeling is. Zo is handmatig overtypen een vast onderdeel van je bedrijfsvoering geworden.

Onze aanpak

We beginnen met de vraag die niemand intern stelt: waarom staat dit gegeven eigenlijk op vier plekken? Vaak blijkt dat historisch zo gegroeid en is er één systeem dat het gewoon zou moeten weten. We brengen in kaart welk gegeven waar wordt ingevoerd, wie dat doet en waarom, en waar het daarna nog eens wordt overgenomen. Dan bepalen we per gegeven welk systeem de bron is en zorgen we dat de rest daaruit put. Wat overblijft aan echt noodzakelijk handwerk, maken we zo klein mogelijk. Het doel is niet alles automatiseren, het doel is dat niemand nog iets overtypt wat een computer kan overnemen.

Het resultaat

Gegevens worden één keer ingevoerd, op de plek waar ze thuishoren, en verschijnen vanzelf waar ze nodig zijn. Je team houdt de uren over die nu opgaan aan overtypen en aan het herstellen van tikfouten. De foutkans in je administratie daalt zichtbaar. En als je volgend jaar meer orders krijgt, hoef je daar geen extra handen voor aan te nemen.