Data Migratie

Overstappen zonder dat je jaren aan historie kwijtraakt

Het probleem

Je weet al een tijd dat je huidige systeem niet meer voldoet. Het is traag, het kan niet wat je nodig hebt, of de leverancier stopt ermee. Toch stel je de overstap uit, en dat is niet omdat je lui bent. In dat oude systeem zit jaren aan klantgegevens, orderhistorie, prijsafspraken en documenten. De gedachte dat daar iets van verdwijnt of stilletjes verminkt raakt, is genoeg om het nog een kwartaal voor je uit te schuiven. Ondertussen wordt de situatie er niet beter op en groeit de berg die straks mee moet.

Wat het je kost

Uitstel is hier duurder dan het lijkt. Je blijft betalen voor software die je tegenwerkt, en je team blijft omwegen bedenken om er toch mee te kunnen werken. Die omwegen worden gewoontes, en gewoontes worden straks meeverhuisd naar het nieuwe systeem. Wordt de overstap uiteindelijk onder tijdsdruk gedaan, bijvoorbeeld omdat de leverancier de stekker eruit trekt, dan gebeurt precies waar je bang voor was: er is geen tijd om te controleren en je ontdekt de gaten pas maanden later, als de oude omgeving al offline is.

Onze aanpak

We doen dit nooit in één keer en nooit blind. Eerst brengen we in kaart wat er precies in het oude systeem zit en wat daarvan echt mee moet, want dat is zelden alles. Daarna maken we een proefmigratie naar een testomgeving, waar jij en je team kunnen controleren of het klopt op de manier waarop jullie het herkennen. Wat niet past, lossen we op in de vertaalslag, niet met handwerk achteraf. Pas als de proef klopt, plannen we de echte overgang, meestal in een weekend. De oude omgeving blijft nog een tijd beschikbaar, zodat je altijd terug kunt kijken.

Zo gaan we te werk

We inventariseren wat er echt in zit

Welke gegevens zitten in het oude systeem, welke worden nog gebruikt en welke slepen alleen maar mee. Vaak hoeft een flink deel niet mee.

We maken een proefmigratie

Alles gaat naar een testomgeving. Jij en je team controleren of het klopt op de manier waarop jullie het herkennen, niet op basis van een technisch rapport.

We lossen op wat niet past

Velden die anders heten, gegevens die niet passen in het nieuwe model, dubbelingen. Dat regelen we in de vertaalslag, niet met handwerk achteraf.

De echte overgang, meestal in een weekend

Op een moment waarop je bedrijf zo min mogelijk last heeft. Maandagochtend werkt iedereen in het nieuwe systeem.

Het oude systeem blijft nog even staan

Leesbaar beschikbaar, zodat je altijd terug kunt kijken als er iets onduidelijk is. Pas als je er niet meer naar omkijkt, gaat het uit.

Het resultaat

Je zit in het systeem dat wel past, met je historie er compleet in. Geen jaar lang twee systemen naast elkaar draaien omdat je het oude niet durft uit te zetten. Je team kan gewoon doorwerken, want de gegevens staan waar ze die verwachten. En de omwegen uit het oude systeem zijn niet meegereisd.

Wat het je oplevert

Relevante koppelingen

Veelgestelde vragen

Kan echt alles mee?

Technisch bijna altijd, maar de betere vraag is of alles mee moet. Vaak zit er jaren aan gegevens in die niemand nog raadpleegt. Wij adviseren om dat te archiveren in plaats van mee te nemen, want elk veld dat meeverhuist is een veld dat je moet controleren en straks moet onderhouden.

Hoe weten we zeker dat er niets kwijtraakt?

Door het te controleren voordat het echt gebeurt. In de proefmigratie tellen we records, vergelijken we totalen en controleren we steekproeven. Jij kijkt mee vanuit de praktijk: klopt deze klant, klopt deze order, staat dit document er nog. Pas als dat klopt, gaan we live.

Hoe lang ligt ons bedrijf stil?

Meestal een weekend. We plannen de overgang op een moment waarop er niet gewerkt wordt en zorgen dat er maandagochtend gedraaid kan worden. Bij grotere trajecten kan het gefaseerd, waarbij een deel van de organisatie eerder over gaat dan de rest.

Wat als het nieuwe systeem toch tegenvalt?

Daarom laten we het oude systeem nog een tijd leesbaar staan. Je kunt altijd terugkijken. Wij adviseren overigens vaak om vóór de migratie eerst goed te toetsen of het nieuwe pakket past, want een migratie repareert geen verkeerde pakketkeuze.

Doen jullie ook de inrichting van het nieuwe systeem?

We doen de migratie en de koppelingen eromheen. De functionele inrichting doet meestal de leverancier van het pakket of een implementatiepartner. Wij werken daar prima mee samen en zorgen dat de aansluiting klopt.

Wat kost een migratie?

Dat hangt vooral af van hoe schoon en hoe gestructureerd de bron is. Een net systeem met duidelijke velden is een stuk voorspelbaarder dan een gegroeide database met vrije tekstvelden. Na de inventarisatie krijg je een vaste prijs.