CRM Synchronisatie
Eén klantbeeld, in plaats van vier versies van de waarheid
Het probleem
Je klantgegevens staan in je CRM, maar ook in je boekhouding, je webshop en waarschijnlijk in een mailingpakket. Overal staat net iets anders. Het nieuwe adres is doorgegeven aan de verkoopafdeling maar niet aan de administratie, dus de factuur gaat naar het oude pand. De klant heeft zich afgemeld voor de nieuwsbrief maar staat nog in een andere lijst. Een collega belt een klant op over een aanbieding terwijl er een openstaande klacht ligt waar hij niets van wist. Iedereen werkt hard, maar niemand heeft het hele plaatje.
Wat het je kost
Dit kost je geloofwaardigheid bij precies de mensen waar je het van moet hebben. Een klant die zijn adreswijziging voor de derde keer doorgeeft, of die gebeld wordt over een upsell terwijl zijn probleem nog niet is opgelost, trekt daar conclusies uit over hoe georganiseerd je bent. Intern kost het je tijd: medewerkers gaan in meerdere systemen kijken om zeker te weten wat er speelt, en bij twijfel bellen ze een collega. En je marketing wordt onbetrouwbaar, want je weet niet welke lijst nu klopt.
Onze aanpak
De belangrijkste vraag is niet hoe we koppelen, maar wie de baas is over welk gegeven. Dat klinkt saai en het is precies waar dit soort trajecten op vastloopt. Adresgegevens horen meestal thuis in je CRM, factuurgegevens in je boekhouding, bestelhistorie in je webshop. Dat leggen we per veld vast, zodat er nooit twee systemen tegelijk iets veranderen en je niet weet welke wint. Daarna synchroniseren we in de richtingen die daaruit volgen. Bij een conflict krijg je een melding in plaats van dat er stilletjes iets wordt overschreven.
Zo gaan we te werk
We bepalen wie de baas is over welk gegeven
Per veld leggen we vast welk systeem leidend is. Dit is het saaiste onderdeel en tegelijk de reden dat dit soort projecten slaagt of mislukt.
We ruimen de bestaande rommel op
Dubbele klanten, verouderde records en velden die half gevuld zijn. Koppelen zonder eerst op te ruimen verspreidt de vervuiling alleen maar sneller.
We richten de synchronisatie in
Gegevens lopen in de richtingen die uit stap één volgen. Geen kringetjes waarbij twee systemen elkaar blijven overschrijven.
Conflicten worden gemeld
Verandert er op twee plekken tegelijk iets, dan krijg je bericht in plaats van dat er stil een versie wint.
We houden het schoon
Controles die signaleren wanneer er weer dubbelingen ontstaan, zodat het niet na een jaar terug bij af is.
Het resultaat
Iedereen kijkt naar hetzelfde klantbeeld, ongeacht in welk systeem hij zit. Een adreswijziging geef je één keer door en die staat overal goed. Je medewerkers hoeven niet meer te controleren of de gegevens wel kloppen, want dat is geregeld. En je marketing kan weer vertrouwen op de lijsten, wat betekent dat je die ook daadwerkelijk gaat gebruiken.
Wat het je oplevert
- Eén klantbeeld voor iedereen, in elk systeem
- Adreswijziging één keer doorgeven in plaats van vier keer
- Geen gênante belletjes over een upsell bij een openstaande klacht
- Marketinglijsten waar je weer op kunt vertrouwen
- Dubbele klantrecords worden opgeruimd en blijven weg
- Bij conflicten een melding, geen stille overschrijving
Relevante koppelingen
Veelgestelde vragen
Onze data is een rommeltje. Kunnen we dan wel koppelen?
Koppelen zonder opruimen is een slecht idee, want dan verspreid je de rommel alleen maar sneller over meer systemen. Het opschonen zit daarom standaard in de aanpak. We zoeken dubbelingen op, voegen samen wat bij elkaar hoort en leggen vast hoe velden gevuld horen te worden.
Welk systeem moet leidend zijn?
Dat verschilt per soort gegeven en dat is precies de discussie die we met je voeren. Meestal is het CRM leidend voor contactgegevens en relatiebeheer, de boekhouding voor factuurgegevens en de webshop voor bestelhistorie. Maar het hangt af van hoe jouw team werkt.
Wat gebeurt er als twee mensen tegelijk iets wijzigen?
Dan wint het leidende systeem voor dat veld en krijg je een melding dat er een conflict was. Zo blijft zichtbaar wat er gebeurde, in plaats van dat iemand later ontdekt dat zijn wijziging is verdwenen.
Hoe zit het met de AVG?
Daar houden we rekening mee bij het ontwerp. Denk aan het doorzetten van afmeldingen voor marketing naar alle systemen, en aan een verwijderverzoek dat overal doorwerkt in plaats van alleen in het systeem waar het binnenkwam. Dat laatste is precies waar organisaties op worden aangesproken.
Werkt dit met ons CRM?
Met HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Teamleader, Simplicate, Microsoft Dynamics en Zoho werken we regelmatig. Gebruik je iets anders, dan kijken we naar de mogelijkheden. De aanpak blijft hetzelfde, alleen de techniek verschilt.
Hoe lang duurt zoiets?
Het koppelen zelf is meestal niet het lange stuk. Het opruimen van bestaande data en de discussie over welk systeem leidend is, kosten de meeste tijd. Reken op enkele weken tot een paar maanden, afhankelijk van hoeveel systemen erbij betrokken zijn.