Automatische Facturatie

Facturen die zichzelf maken zodra het werk gedaan is

Het probleem

Facturen maken is werk dat niemand leuk vindt en dat daarom blijft liggen. Aan het eind van de week gaat iemand door de orders heen, typt bedragen over, zoekt btw-tarieven op en controleert of de klantgegevens nog kloppen. Bij drukte schuift het door naar volgende week. Soms wordt een order helemaal overgeslagen, want er is geen lijst die bijhoudt wat al gefactureerd is en wat niet. En als een klant belt over een factuur, moet je in drie systemen kijken om te zien wat er precies is afgesproken.

Onze aanpak

We beginnen met de vraag wanneer een factuur eigenlijk verstuurd zou moeten worden. Bij levering, bij oplevering, per maand, of in termijnen. Dat verschilt per bedrijf en soms per klant, en juist dat is waar standaardpakketten op stuklopen. Daarna leggen we vast welke gegevens waar vandaan komen: prijzen uit je ordersysteem, btw-regels op basis van het land van de klant, klantgegevens uit je CRM of boekhouding. De facturatie wordt vervolgens gekoppeld aan het moment in je proces waarop het werk klaar is. Jij houdt de controle: je kunt facturen laten wachten op akkoord, of ze meteen laten gaan.

Het resultaat

Facturen gaan de deur uit op het moment dat het werk gedaan is, niet als iemand er tijd voor heeft. Je betaaltermijn begint dus eerder te lopen en je krijgt eerder betaald. Er blijft geen order meer onopgemerkt liggen, want elke afgeronde order leidt tot een factuur. En als een klant belt, staat alles in één systeem in plaats van verspreid over drie.