Yuki + Pipedrive koppeling

Synchroniseer je Yuki-boekhouding automatisch met Pipedrive CRM zodat verkoopkansen, klantgegevens en financiële data naadloos op elkaar aansluiten en je team altijd werkt met actuele informatie.

Het probleem

Nederlandse MKB-bedrijven die Yuki gebruiken voor hun boekhouding en Pipedrive voor hun verkoopbeheer, kampen dagelijks met een vervelend informatiegat. Verkopers die in Pipedrive een deal opvolgen, weten niet of een klant nog openstaande facturen heeft of hoe de betalingshistorie eruit ziet. Boekhouders in Yuki moeten klantgegevens handmatig overtypen wanneer een deal is gewonnen, wat tijdrovend en foutgevoelig is. Nieuwe contacten en bedrijven worden in beide systemen apart bijgehouden, waardoor inconsistenties in adresgegevens, namen en contactinformatie onvermijdelijk zijn. Dit gebrek aan verbinding kost een gemiddeld MKB-bedrijf meerdere uren per week aan administratief handwerk en verhoogt het risico op het mislopen van betalingen doordat verkopers en finance niet op hetzelfde moment over dezelfde informatie beschikken.

De oplossing

SyncIT legt een automatische verbinding tussen Yuki en Pipedrive zodat beide systemen altijd dezelfde actuele data bevatten. Klanten die als debiteur in Yuki staan, worden automatisch aangemaakt of bijgewerkt als organisatie of contact in Pipedrive. Wanneer een deal in Pipedrive wordt gewonnen, kan SyncIT direct een factuurconcept of verkooporder aanmaken in Yuki met de juiste klantgegevens, regelomschrijvingen en BTW-instellingen. Factuurstatussen en betalingsontvangsten uit Yuki worden teruggeschreven naar het bijbehorende Pipedrive-contact of de deal, zodat verkopers altijd weten wat de financiële situatie is bij hun klant. De integratie werkt continu op de achtergrond zonder handmatige tussenkomst, waardoor zowel finance als sales altijd op dezelfde actuele gegevens kunnen vertrouwen.

Voordelen van de Yuki + Pipedrive koppeling

• Directe factuurcreatie vanuit gewonnen deals: Zodra een deal in Pipedrive als gewonnen wordt gemarkeerd, maakt SyncIT automatisch een factuurconcept aan in Yuki met alle juiste klant- en productgegevens.
• Verkopers zien financiële status van klanten: Openstaande facturen en betalingsachterstanden uit Yuki zijn zichtbaar in Pipedrive, zodat verkopers bij de voorbereiding van een gesprek de financiële situatie kennen.
• Eenmalige gegevensinvoer, overal actueel: Klantgegevens worden nog maar op één plek ingevoerd. SyncIT zorgt dat adreswijzigingen en contactupdates automatisch naar het andere systeem worden doorgezet.
• Snellere onboarding van nieuwe klanten: Nieuwe klanten die via Pipedrive binnenkomen, worden automatisch als debiteur aangemaakt in Yuki, inclusief BTW-informatie en betalingsvoorwaarden.
• Betere cashflow door snellere facturatie: Doordat facturatie automatisch wordt gestart na het winnen van een deal, verloopt het gehele traject van offerte naar betaling sneller en met minder administratieve vertraging.

Datastromen

• Debiteuren en contactpersonen: Klanten en contactpersonen worden bidirectioneel gesynchroniseerd tussen Yuki en Pipedrive, inclusief adresgegevens, BTW-nummers en betalingsconditites.
• Facturen en factuurconcepten: Op basis van gewonnen deals in Pipedrive worden automatisch factuurconcepten aangemaakt in Yuki met de juiste regelomschrijvingen, bedragen en BTW-tarieven.
• Betalingsstatus en openstaande saldi: Betalingsstatussen en ontvangen betalingen vanuit Yuki worden teruggeschreven naar de bijbehorende Pipedrive-deal of organisatie voor volledig financieel inzicht.
• Producten en diensten: De productcatalogus met prijzen en omschrijvingen kan worden gesynchroniseerd zodat offertes in Pipedrive consistent zijn met de factureringsgegevens in Yuki.
• BTW-categorieën en boekhoudcodes: Relevante boekhoudkundige classificaties zoals BTW-tarieven worden automatisch gekoppeld bij het aanmaken van facturen, zodat de Yuki-administratie compliant blijft.

Resultaten

• 80%: Minder handmatige facturatie
• 0: Dubbele klantdata-invoer
• 100%: Factuurstatus zichtbaar in CRM
• 4 uur: Tijdsbesparing per week

Technische details

• Deal-naar-factuur automatisering
• Bidirectionele klantsync
• Betalingsstatus in CRM
• Omzetrapportage

Veelgestelde vragen

Werkt de integratie ook met de Yuki-bankintegratie en bankafschriften?

De SyncIT-integratie richt zich op klantdata, facturen en betalingsstatus. De Yuki-bankintegratie blijft daarnaast zelfstandig werken en vult de financiële data aan die beschikbaar is in Pipedrive.

Kunnen wij instellen welke Pipedrive-deals leiden tot een factuur in Yuki?

Ja. Je kunt via filters bepalen welke dealfasen, pipelines of labels een factuuractie in Yuki triggeren, zodat de automatisering precies past bij jullie verkoopproces.

Ondersteunt SyncIT ook de Yuki-module voor herhalingsfacturen?

De integratie ondersteunt het aanmaken van standaardfacturen en factuurconcepten in Yuki. Herhalingsfacturen kunnen worden geconfigureerd als vervolgstap nadat de initiële factuur is aangemaakt.

Wat als een klant al bestaat in zowel Yuki als Pipedrive maar met andere gegevens?

SyncIT vergelijkt records op basis van instelbare matchingcriteria zoals e-mailadres, KvK-nummer of naam en bepaalt welk systeem leidend is bij conflicterende gegevens.

Is Yuki Peppol-conform en hoe verhoudt zich dat tot de integratie met Pipedrive?

Yuki is volledig Peppol-proof voor elektronische facturering. Facturen die via SyncIT worden aangemaakt in Yuki, kunnen net als alle andere Yuki-facturen via het Peppol-netwerk worden verstuurd.

Over Yuki

Cloud boekhoudsoftware van Visma. Automatische verwerking van documenten en boekhoudkundige taken.

Over Pipedrive

Sales-gerichte CRM populair in Nederland. Visuele verkooppijplijn en deal management.

Yuki en Pipedrive automatisch laten samenwerken?

Ontdek hoe SyncIT Pipedrive-deals automatisch omzet naar Yuki-facturen met volledig debiteurenbeheer.