Wat kost een systeemintegratie?

De kosten hangen af van de complexiteit. Een eenvoudige integratie tussen twee systemen start vanaf een paar honderd euro. Complexere multi-systeem integraties worden op maat geoffreerd na een gratis adviesgesprek.

Hoe lang duurt het bouwen van een integratie?

Een standaard integratie is binnen 1-2 weken operationeel. Complexere projecten kunnen 4-8 weken duren, afhankelijk van het aantal systemen en de gewenste functionaliteit.

Welke systemen kan SyncIT integreren?

SyncIT integreert alle gangbare bedrijfssystemen: ERP (AFAS, Exact Online, SAP), e-commerce (Shopify, WooCommerce, Magento), CRM (Salesforce, HubSpot), logistiek (Picqer, Sendcloud) en meer. Als een systeem een API heeft, kunnen wij er mee integreren.

Bieden jullie onderhoud en support?

Ja, wij bieden doorlopend onderhoud en monitoring van integraties. Bij storingen worden deze snel opgelost. Je krijgt een vast aanspreekpunt voor al je vragen.

Werken jullie ook met systemen die niet in de lijst staan?

Ja, als een systeem een API heeft kunnen wij er mee integreren. Neem contact op voor de mogelijkheden. We hebben ervaring met tientallen verschillende systemen en API-standaarden.

Welke UPS services zijn beschikbaar via de integratie met Visma?

Via de integratie zijn alle gangbare UPS services beschikbaar, waaronder UPS Express, UPS Express Saver, UPS Standard en UPS Worldwide Economy. De juiste service wordt op basis van de ordergegevens en jouw bedrijfsregels automatisch geselecteerd.

Kan de integratie ook omgaan met bulkverzendingen vanuit Visma?

Ja, de integratie ondersteunt bulkverwerking. Meerdere orders kunnen tegelijkertijd worden aangeboden aan UPS, waarna labels en trackingcodes per order worden teruggestuurd naar Visma. Dit is ideaal voor bedrijven met hoge dagelijkse ordervolumes.

Hoe worden retouren van UPS verwerkt in Visma?

Via de integratie kunnen retourlabels worden aangemaakt in UPS op basis van originele orderdata uit Visma. Retourstatussen en ontvangstbevestigingen worden teruggekoppeld naar Visma voor verwerking in de orderadministratie en eventuele creditering.

Is de integratie geschikt voor zowel kleine als grote exporteurs?

Absoluut. De Visma-UPS integratie schaalt mee van enkele internationale zendingen per week tot honderden per dag. Zowel kleine ondernemers als middelgrote exportbedrijven profiteren van de automatisering en de foutreductie die de integratie biedt.

Visma + UPS koppeling

De integratie tussen Visma en UPS automatiseert het volledige verzendproces voor nationale en internationale zendingen. Orderdata uit Visma wordt direct aangeboden aan UPS voor labelgeneratie, tariefberekening en afhaalplanning, terwijl tracking en verzendkosten automatisch terugstromen naar de administratie. Zo verzendt uw onderneming sneller, goedkoper en met minder administratief werk.

Het probleem

Bedrijven die Visma gebruiken voor hun administratie en boekhouding en tegelijkertijd UPS inzetten als internationale vervoerder, worden dagelijks geconfronteerd met een arbeidsintensief en foutgevoelig proces. Elke order die in Visma wordt vastgelegd, moet handmatig worden ingevoerd in het UPS-systeem of op het UPS-platform om een verzendlabel te genereren. Dit dubbele werk vraagt waardevolle tijd van medewerkers en vergroot het risico op fouten aanzienlijk. Een onjuist adres, een foutief gewicht of een verkeerd gekozen UPS-service kan leiden tot vertragingen, extra kosten en teleurgestelde klanten, zeker bij internationale zendingen waarbij douanedocumenten ook correct moeten zijn. Bovendien worden verzendkosten pas achteraf handmatig verwerkt in de Visma boekhouding, wat leidt tot inconsistenties in de financiële rapportage en extra werk voor de administratie. Bij groeiende exportvolumes wordt dit handmatige proces al snel een knelpunt dat de internationale groeimogelijkheden van het bedrijf beperkt.

De oplossing

De Visma-UPS integratie via SyncIt maakt het handmatige tussenstap in het verzendproces overbodig. Orders die in Visma gereedstaan voor verzending, worden automatisch doorgestuurd naar UPS met alle benodigde gegevens voor labelgeneratie. UPS maakt direct het juiste verzendlabel aan, inclusief de vereiste douanedocumenten voor internationale zendingen. Via de UPS API worden tarieven real-time berekend op basis van gewicht, dimensies, oorsprong en bestemming, zodat altijd de meest geschikte UPS-service wordt ingezet. Na verzending stromen trackingcodes en bezorgbevestigingen automatisch terug naar Visma. Klanten kunnen hun pakket volgen via UPS, terwijl medewerkers de status direct in Visma kunnen inzien. Verzendkosten worden automatisch ingeboekt in de boekhouding. Het resultaat is een efficiënt, foutloos en schaalbaar internationaal verzendproces.

Voordelen van de Visma + UPS koppeling

Naadloze internationale verzending vanuit Visma: UPS is actief in meer dan 220 landen en gebieden. Via de integratie kunnen orders vanuit Visma direct worden aangeboden voor wereldwijde verzending, inclusief automatische aanmaak van douanedocumenten voor niet-EU bestemmingen.
Automatische tariefberekening en serviceoptimalisatie: De UPS API berekent real-time tarieven op basis van de ordergegevens uit Visma. De meest geschikte UPS-service, van UPS Express tot UPS Standard, wordt automatisch geselecteerd op basis van ingestelde prioriteiten voor kosten en snelheid.
Foutvrije labelgeneratie en douanedocumentatie: Klantgegevens en pakketinformatie uit Visma worden direct doorgezet naar UPS zonder risico op typefouten. Verzendlabels en vereiste douaneformulieren worden automatisch en correct gegenereerd voor elke bestemming.
Volledige tracking visibility in de administratie: UPS trackingdata wordt automatisch teruggekoppeld naar Visma. Medewerkers zien altijd de actuele status van zendingen zonder te hoeven wisselen tussen systemen, en klanten worden proactief geïnformeerd.
Directe verwerking van verzendkosten in de boekhouding: UPS verzendkosten worden automatisch teruggestuurd en ingeboekt in de Visma administratie. Dit elimineert handmatige kostenverwerkingen en geeft de financiële afdeling altijd een actueel beeld van internationale logistieke uitgaven.

Datastromen

Orderdata en aflevergegevens van Visma naar UPS: Klantgegevens, afleveradressen, pakketgewichten, dimensies en gekozen UPS-service worden automatisch vanuit Visma naar de UPS API gestuurd voor verwerking en labelgeneratie.
Tariefberekening en servicebevestiging: De UPS API berekent real-time de verzendkosten en bevestigt de beschikbaarheid van de gevraagde service. De integratie verwerkt dit en slaat de goedgekeurde zending op voor labelgeneratie.
Verzendlabels en douanedocumenten: UPS genereert automatisch het correcte verzendlabel en, voor internationale zendingen, alle benodigde douanedocumenten zoals commerciële facturen en CN22/CN23 formulieren op basis van de productdata uit Visma.
Trackingcodes en leveringsstatus naar Visma: Na het boeken van de zending bij UPS worden trackingcodes teruggestuurd naar Visma. Vervolgens worden leveringsstatussen en bezorgbevestigingen automatisch bijgewerkt in de orderadministratie.
Verzendkosten en facturatie naar financiële administratie: Werkelijke UPS vrachtkosten worden via de integratie teruggestuurd naar Visma en automatisch verwerkt in de boekhouding op de juiste kostenrekeningen voor een accurate financiële rapportage.

Resultaten

Geen handwerk: Verzendetiketten direct vanuit Visma
Real-time tracking: UPS-status automatisch in Visma
Pakketdata correct: Gewicht en afmetingen foutloos doorgestuurd

Technische details

Visma orderdata-extractie
UPS label-generatie
Gewicht en afmetingen sync
Tracking-terugkoppeling
UPS-services
Barcode terugschrijven

Veelgestelde vragen

Welke UPS services zijn beschikbaar via de integratie met Visma?: Via de integratie zijn alle gangbare UPS services beschikbaar, waaronder UPS Express, UPS Express Saver, UPS Standard en UPS Worldwide Economy. De juiste service wordt op basis van de ordergegevens en jouw bedrijfsregels automatisch geselecteerd.
Hoe worden douanedocumenten voor internationale zendingen verwerkt?: UPS genereert douanedocumenten automatisch op basis van de product- en orderdata die vanuit Visma worden aangeleverd. Productomschrijvingen, HS-codes, waarden en landen van herkomst worden direct vanuit Visma doorgezet naar UPS voor correcte douaneverwerking.
Kan de integratie ook omgaan met bulkverzendingen vanuit Visma?: Ja, de integratie ondersteunt bulkverwerking. Meerdere orders kunnen tegelijkertijd worden aangeboden aan UPS, waarna labels en trackingcodes per order worden teruggestuurd naar Visma. Dit is ideaal voor bedrijven met hoge dagelijkse ordervolumes.
Hoe worden retouren van UPS verwerkt in Visma?: Via de integratie kunnen retourlabels worden aangemaakt in UPS op basis van originele orderdata uit Visma. Retourstatussen en ontvangstbevestigingen worden teruggekoppeld naar Visma voor verwerking in de orderadministratie en eventuele creditering.
Is de integratie geschikt voor zowel kleine als grote exporteurs?: Absoluut. De Visma-UPS integratie schaalt mee van enkele internationale zendingen per week tot honderden per dag. Zowel kleine ondernemers als middelgrote exportbedrijven profiteren van de automatisering en de foutreductie die de integratie biedt.

Over Visma

Europees platform voor bedrijfssoftware. ERP, boekhouding, HR en salarisadministratie.

Over UPS

Internationale pakket- en vrachtdienst. Express verzending wereldwijd.

Visma aan UPS integreren?

Ontdek hoe SyncIT je Visma-verzendproces met UPS automatiseert.