Visma + Loket.nl koppeling

Met de integratie tussen Visma ERP en Loket.nl stromen personeelsgegevens, verlofadministratie en salariskosten automatisch tussen beide systemen. Organisaties die Visma gebruiken als financieel en operationeel platform combineren dit naadloos met de kracht van Loket.nl als toonaangevende Nederlandse salarisadministratiesoftware. Het resultaat is een foutloze, efficiënte HR- en salarisadministratie zonder handmatige overdrachten.

Het probleem

Nederlandse mkb-ondernemers en groeiende organisaties die Visma ERP inzetten voor hun financiële processen en Loket.nl gebruiken voor de salarisadministratie, ervaren vrijwel altijd hetzelfde probleem: de twee systemen staan los van elkaar en communiceren niet automatisch. Elke maand verzamelt de salarisadministrateur gegevens uit Visma, voert mutaties handmatig in Loket.nl in en controleert achteraf of alles klopt. Nieuwe medewerkers, gewijzigde functietitels, aangepaste werkweekpatronen, speciale vergoedingen en kostplaatswijzigingen moeten allemaal apart worden overgenomen. Dit levert niet alleen extra werk op, maar creëert ook fouten die pas bij de volgende salarisrun zichtbaar worden. Intussen loopt de financiële administratie in Visma achter, omdat salariskosten pas na de verwerking in Loket.nl handmatig worden ingeboekt. Periodeoverzichten zijn daardoor structureel onvolledig en management heeft geen actueel beeld van de personeelskosten. Voor organisaties met een groeiend personeelsbestand, wisselende dienstverbanden of flexibele beloningsstructuren wordt dit een steeds groter knelpunt dat de focus verlegt van groei naar administratie.

De oplossing

De SyncIT integratie tussen Visma en Loket.nl automatiseert de complete gegevensstroom tussen het ERP-systeem en de salarisadministratie. Personeelsmutaties die worden vastgelegd in Visma, worden automatisch doorgezet naar Loket.nl zodat de salarisadministratie altijd werkt met actuele en correcte data. De integratie is specifiek afgestemd op de Nederlandse loonwetgeving en sluit aan op de logica waarmee Loket.nl loonstroken verwerkt. Kostplaatsstructuren uit Visma worden gespiegeld in Loket.nl zodat salariskosten direct op de juiste projecten, afdelingen of vestigingen worden geboekt. Na elke salarisrun in Loket.nl worden de definitieve loonkosten automatisch teruggestuurd naar Visma als kant-en-klare journaalposten, afgestemd op de grootboekstructuur van de organisatie. Verlofregistraties en verzuimmeldingen worden gesynchroniseerd zodat Loket.nl altijd rekening houdt met de actuele uren bij de loonberekening. De configuratie is volledig aanpasbaar: u bepaalt welke velden worden gesynchroniseerd, welke goedkeuringsregels gelden en hoe de kostplaatsen worden gemapt.

Voordelen van de Visma + Loket.nl koppeling

• Automatische overdracht van personeelsmutaties van Visma naar Loket.nl elimineert handmatige invoer
• Salariskosten worden na elke run direct als journaalposten ingeboekt in Visma voor actuele financiële rapportages
• Kostplaatsindeling uit Visma wordt automatisch gespiegeld in Loket.nl voor correcte doorbelasting
• Verlof- en verzuimdata worden gesynchroniseerd zodat loonberekeningen altijd aansluiten op werkelijke uren
• Volledig afgestemd op Nederlandse loonwetgeving en de verwerkingslogica van Loket.nl

Datastromen

• Personeelsmutaties: Nieuwe medewerkers, contractwijzigingen, functiemutaties en uitdiensttredingen worden automatisch vanuit Visma doorgezet naar Loket.nl, inclusief BSN, contracttype, werkweekpatroon en kostplaats.
• Beloningscomponenten: Vaste salarissen, onregelmatigheidstoelagen, reiskostenvergoedingen en andere beloningscomponenten worden gesynchroniseerd zodat Loket.nl elke maand de juiste looninput heeft zonder handmatige invoer.
• Verlof en verzuim: Goedgekeurde verlofregistraties en verzuimperiodes uit Visma worden doorgestuurd naar Loket.nl zodat deze automatisch worden meegenomen in de salarisberekening van de betreffende loonperiode.
• Loonkosten en journaalposten: Na de salarisrun stuurt Loket.nl de definitieve loonkosten terug naar Visma als journaalposten, verdeeld over de juiste grootboekrekeningen en kostplaatsen voor directe financiële verwerking.

Resultaten

• 95%: Minder handmatige invoer van medewerkergegevens
• Realtime: Actuele salariskosten in financiele rapportages
• 100%: Consistente verlofregistratie tussen beide systemen

Technische details

• Medewerker-synchronisatie
• Salariskosten-sync
• Verlofregistratie
• Kostenplaats-toewijzing
• Mutatieverwerking
• Audit-logging

Veelgestelde vragen

Werkt de integratie ook voor organisaties die meerdere salarisgroepen of cao's hanteren in Loket.nl?

Ja. SyncIT ondersteunt meerdere salarisgroepen en kan per medewerker of afdeling de juiste mapping naar de bijbehorende beloningsstructuur in Loket.nl verzorgen, ook bij complexe cao-toepassingen.

Hoe wordt omgegaan met historische correcties in Loket.nl die terugwerken in de boekhouding?

SyncIT detecteert correctieboekingen in Loket.nl en verwerkt deze automatisch als correctiejournaalposten in Visma, gelinkt aan de juiste periode en grootboekrekening zodat de historische cijfers kloppen.

Is de integratie ook beschikbaar voor organisaties die Visma.net ERP gebruiken?

Ja. SyncIT ondersteunt zowel de on-premise als de cloud-variant van Visma en integreert via de officiële API's met Loket.nl, ongeacht welke editie van Visma de organisatie gebruikt.

Hoe snel worden mutaties vanuit Visma verwerkt in Loket.nl?

Standaard worden mutaties binnen enkele minuten gesynchroniseerd. Voor organisaties die liever werken met een dagelijkse batchtransfer is dit ook instelbaar via het SyncIT dashboard.

Over Visma

Europees platform voor bedrijfssoftware. ERP, boekhouding, HR en salarisadministratie.

Over Loket.nl

Online salarisadministratie met meer dan 100 integraties. Voor werkgevers en accountants.

Visma en Loket.nl automatisch synchroniseren?

Ontdek hoe SyncIT de integratie tussen Loket.nl en Visma volledig automatiseert. Geen handmatige invoer, altijd actuele HR-data.