Visma + Clockify koppeling
Synchroniseer urenregistraties uit Clockify automatisch met Visma voor foutloze facturatie, realtime projectkosten en complete financiële rapportage zonder handmatig overtypen.
Het probleem
Bedrijven die Visma gebruiken voor hun boekhouding en Clockify voor urenregistratie, stuiten dagelijks op een tijdrovend probleem: de twee systemen communiceren niet met elkaar. Medewerkers registreren uren nauwkeurig in Clockify, maar die gegevens moeten vervolgens handmatig worden overgenomen in Visma voor facturatie en projectadministratie. Dit leidt tot dubbel werk, invoerfouten en vertraging in de facturatiecyclus. Projectmanagers missen realtime inzicht in kosten versus budget, omdat de urenstaten pas na handmatige verwerking zichtbaar zijn in de boekhouding. Facturatiemomenten worden uitgesteld doordat medewerkers wachten op goedgekeurde timesheets. Voor groeiende bureaus en dienstverleners betekent dit structureel omzetlekkage en een verhoogde administratielast die schaalt met het aantal medewerkers en projecten.
De oplossing
Met de SyncIT integratie tussen Visma en Clockify worden goedgekeurde uren automatisch en foutloos vanuit Clockify doorgestuurd naar Visma. SyncIT synchroniseert urenstaten per project, medewerker en klant op de door jou ingestelde frequentie — van realtime tot dagelijks. Billable uren worden direct omgezet in factuurregels in Visma, zodat de facturatietermijn drastisch verkort. Projectbudgetten in Visma worden continu bijgewerkt met actuele tijdsregistraties, waardoor projectmanagers altijd een actueel kostenoverzicht hebben. De integratie matcht automatisch Clockify-projecten op Visma-klanten en -projectcodes, zodat er geen handmatige mapping nodig is na de initiële configuratie. Medewerkers werken gewoon verder in Clockify; de financiële verwerking in Visma gebeurt volledig op de achtergrond via SyncIT.
Voordelen van de Visma + Clockify koppeling
- Geen dubbele gegevensinvoer: Urenstaten worden eenmalig geregistreerd in Clockify en automatisch verwerkt in Visma. Medewerkers hoeven nooit meer gegevens over te typen, wat invoerfouten elimineert en uren per week bespaart.
- Snellere facturatieclyclus: Billable uren stromen direct door naar Visma als factuurregels. De tijd tussen werkuitvoering en facturatie slinkt van dagen naar minuten, wat de cashflow van uw organisatie direct verbetert.
- Realtime projectkostenoverzicht: Projectmanagers zien in Visma continu de actuele uren en kosten per project dankzij automatische synchronisatie. Overschrijdingen worden tijdig gesignaleerd, zodat u kunt bijsturen voordat het te laat is.
- Schaalbaar zonder extra administratie: Of u nu 5 of 50 medewerkers heeft, de integratie schaalt mee zonder extra handmatige stappen. Nieuwe projecten en medewerkers in Clockify worden automatisch herkend en doorgevoerd in Visma.
- Volledige controle via audit trail: Elke gesynchroniseerde urenstaat is traceerbaar in SyncIT. U ziet precies welke records zijn doorgestuurd, wanneer en met welk resultaat, wat de controle en accountantsklaarheid van uw administratie versterkt.
Datastromen
- Uren naar factuurregels: Goedgekeurde billable uren in Clockify worden automatisch omgezet naar factuurregels in Visma, inclusief tarieven per medewerker of project, zodat facturatie zonder handmatige tussenkomst plaatsvindt.
- Projectsynchronisatie: Nieuwe projecten aangemaakt in Visma worden gesynchroniseerd naar Clockify als project of klant, zodat medewerkers altijd in de juiste projectcontext hun uren registreren.
- Medewerkergegevens: Medewerkerprofielen en uurtarieven worden gesynchroniseerd tussen beide systemen, zodat de financiële rapportage in Visma altijd de correcte loonkosten en factuurtarieven weerspiegelt.
- Rapportagedata voor financiën: Geaggregeerde urenstaten per periode, afdeling of klant worden vanuit Clockify doorgezet naar Visma voor managementrapportages en periodieke afsluitingen zonder extra exporthandelingen.
Resultaten
- 100% automatisch: Projecturen van planning naar ERP zonder handwerk
- Real-time inzicht: Projectkosten en budgetbewaking altijd actueel
- Snellere facturatie: Factureerbare uren direct beschikbaar
Technische details
- Urensynchronisatie
- Factureerbare uren
- Projectbudget-sync
- Medewerker-mapping
- Tarieven en kostprijzen
- Goedkeuringsworkflow
Veelgestelde vragen
- Welke Visma-producten worden ondersteund door de integratie met Clockify?
- SyncIT ondersteunt de meest gebruikte Visma-oplossingen in Nederland, waaronder Visma eAccounting, Visma Net en Visma AccountView. Neem contact op voor de exacte compatibiliteit met uw specifieke Visma-versie.
- Worden alleen goedgekeurde uren gesynchroniseerd of alle geregistreerde uren?
- U bepaalt zelf de synchronisatieregel. SyncIT kan zo worden ingesteld dat alleen goedgekeurde en vergrendelde timesheets vanuit Clockify worden doorgestuurd naar Visma, zodat u volledige controle houdt over wat er in de boekhouding terechtkomt.
- Hoe worden Clockify-projecten gekoppeld aan klanten in Visma?
- Tijdens de initiële configuratie stelt u de matching in op basis van projectnaam, projectcode of klant-ID. Na deze eenmalige setup herkent SyncIT nieuwe projecten automatisch en matcht deze op basis van de ingestelde regels.
- Kan de integratie ook niet-billable uren verwerken voor interne kostprijsberekening?
- Ja, SyncIT kan naast billable uren ook interne en niet-declarabele uren synchroniseren naar aparte kostenplaatsen in Visma, zodat u een volledig beeld krijgt van de werkelijke projectkosten inclusief overhead.
- Hoe snel na installatie is de integratie operationeel?
- De meeste klanten hebben de Visma-Clockify integratie binnen één werkdag volledig operationeel. SyncIT biedt een begeleide onboardingprocedure waarbij de configuratie stap voor stap wordt doorlopen.
Over Visma
Europees platform voor bedrijfssoftware. ERP, boekhouding, HR en salarisadministratie.
Over Clockify
Gratis tijdregistratie voor teams. Unlimited gebruikers, projecten en rapportages.
Visma en Clockify integreren?
Ontdek hoe SyncIT Clockify en Visma integreert voor automatische urensynchronisatie en projectfacturatie.