Wat kost een systeemintegratie?

De kosten hangen af van de complexiteit. Een eenvoudige integratie tussen twee systemen start vanaf een paar honderd euro. Complexere multi-systeem integraties worden op maat geoffreerd na een gratis adviesgesprek.

Hoe lang duurt het bouwen van een integratie?

Een standaard integratie is binnen 1-2 weken operationeel. Complexere projecten kunnen 4-8 weken duren, afhankelijk van het aantal systemen en de gewenste functionaliteit.

Welke systemen kan SyncIT integreren?

SyncIT integreert alle gangbare bedrijfssystemen: ERP (AFAS, Exact Online, SAP), e-commerce (Shopify, WooCommerce, Magento), CRM (Salesforce, HubSpot), logistiek (Picqer, Sendcloud) en meer. Als een systeem een API heeft, kunnen wij er mee integreren.

Bieden jullie onderhoud en support?

Ja, wij bieden doorlopend onderhoud en monitoring van integraties. Bij storingen worden deze snel opgelost. Je krijgt een vast aanspreekpunt voor al je vragen.

Werken jullie ook met systemen die niet in de lijst staan?

Ja, als een systeem een API heeft kunnen wij er mee integreren. Neem contact op voor de mogelijkheden. We hebben ervaring met tientallen verschillende systemen en API-standaarden.

Worden medewerkers in de juiste Toggl Track-workspace of het juiste team geplaatst?

Ja, in de SyncIt-configuratie stel je in hoe afdelingen of teams in Youforce worden gekoppeld aan workspaces en teams in Toggl Track. Zo worden medewerkers bij aanmaak direct in de juiste context geplaatst en kunnen ze meteen de relevante projecten en tijdentries zien.

Kan ik de integratie gebruiken als wij Toggl Track op meerdere workspaces draaien?

SyncIt ondersteunt configuraties met meerdere Toggl Track-workspaces. Je kunt per afdeling of entiteit in Youforce bepalen naar welke Toggl Track-workspace de data wordt gesynchroniseerd. Dit is handig voor organisaties met aparte teams of bedrijfsonderdelen.

Toggl Track heeft een gratis en betaalde versie. Werkt de integratie met beide?

De integratie werkt via de Toggl Track API, die beschikbaar is voor zowel de betaalde als de gratis versie. Houd er rekening mee dat sommige geavanceerde functies zoals teamdashboards en gedetailleerde rapportages alleen beschikbaar zijn in betaalde Toggl Track-abonnementen.

Hoe wordt omgegaan met medewerkers die al een Toggl Track-account hebben maar nog niet in Youforce stonden?

Bij de initiële synchronisatie vergelijkt SyncIt op basis van e-mailadressen. Als een medewerker al een Toggl Track-account heeft met hetzelfde e-mailadres als in Youforce, wordt het bestaande account gekoppeld en bijgewerkt in plaats van een nieuw account aan te maken.

Hoe snel zijn wijzigingen in Youforce zichtbaar in Toggl Track?

De synchronisatiesnelheid is instelbaar. Standaard synchroniseert SyncIt medewerkerwijzigingen meerdere keren per dag. Voor urgente wijzigingen zoals uitdiensttredingen kan je een realtime of near-realtime synchronisatie instellen zodat accounts direct worden gedeactiveerd.

Visma Raet + Toggl Track koppeling

De Visma Raet en Toggl Track integratie via SyncIt verbindt je HR-administratie in Youforce direct met de tijdregistratie in Toggl Track. Medewerkerprofielen, beschikbaarheid en verlofdata worden automatisch gesynchroniseerd zodat uren altijd worden geregistreerd door de juiste, actieve mensen. Je elimineert dubbele invoer en krijgt betrouwbare inzichten in productiviteit en projectkosten.

Het probleem

Organisaties die Visma Raet Youforce inzetten voor personeelsbeheer en Toggl Track voor tijdregistratie, ondervinden constant fricties tussen beide systemen. Iedere nieuwe medewerker moet handmatig als gebruiker worden aangemaakt in Toggl Track voordat die überhaupt uren kan bijhouden. Bij een middelgroot team dat regelmatig mensen aanneemt, kost dit structureel tijd en leidt het tot vertraging. Medewerkers die al werkzaam zijn starten soms een week te laat met tijdregistratie simpelweg omdat hun account nog niet is aangemaakt. Verlof dat in Youforce is goedgekeurd, is onzichtbaar in Toggl Track, waardoor teamdashboards een onjuist beeld tonen van wie er beschikbaar is. Projectrapportages en winstgevendheidsanalyses zijn daardoor minder betrouwbaar. Ook de uitdienst van medewerkers leidt tot problemen: inactieve accounts in Toggl Track kunnen onbedoeld blijven bestaan, wat de data vervuilt en beveiligingsvragen oproept.

De oplossing

Via SyncIt worden Visma Raet Youforce en Toggl Track naadloos met elkaar verbonden. Nieuwe medewerkers die in Youforce worden aangemeld, worden automatisch aangemaakt als Toggl Track-gebruiker in het juiste team of de juiste workspace. Ze kunnen direct beginnen met tijdregistratie zonder dat er handmatig actie nodig is van een beheerder. Verlof dat in Youforce wordt goedgekeurd, is direct zichtbaar in Toggl Track-rapportages als onbeschikbaarheid, zodat projectmanagers accurate winstgevendheids- en capaciteitsanalyses kunnen maken. Wijzigingen in contracturen worden meegenomen in de beschikbaarheidsberekeningen. Bij uitdiensttreding wordt het Toggl Track-account automatisch gedeactiveerd. Dankzij deze automatisering zijn de tijdregistratiedata in Toggl Track structureel betrouwbaarder, waardoor jouw team betere beslissingen neemt over projectbezetting, tarieven en groei.

Voordelen van de Visma Raet + Toggl Track koppeling

Nieuwe medewerkers uit Youforce starten direct als actieve gebruiker in Toggl Track
Verlofperiodes uit Youforce worden automatisch verwerkt in Toggl Track-rapportages
Uitdiensttredingen deactiveren automatisch het Toggl Track-account voor betere databescherming
Teamdashboards in Toggl Track tonen altijd actuele beschikbaarheid op basis van HR-data
Winstgevendheids- en capaciteitsanalyses in Toggl Track zijn betrouwbaarder door accurate medewerkersdata

Datastromen

: Bij aanmaak van een medewerker in Youforce wordt automatisch een gebruikersaccount aangemaakt in de juiste Toggl Track-workspace, zodat tijdregistratie direct kan starten.
: Goedgekeurde verlofaanvragen uit Youforce worden doorgezet zodat Toggl Track-rapportages de werkelijke beschikbaarheid reflecteren voor nauwkeurige projectanalyses.
: Het contractuele aantal werkuren per medewerker wordt gesynchroniseerd naar Toggl Track zodat het systeem juiste benchmarks hanteert voor capaciteits- en bezettingsrapporten.
: De in Toggl Track geregistreerde uren worden teruggestuurd naar Youforce voor gebruik in HR-analyses, verloning en overuren-rapportages.
: Medewerkers die uit dienst treden in Youforce worden direct gedeactiveerd in Toggl Track, wat ongeautoriseerde toegang en datavervuiling voorkomt.

Resultaten

95%: Minder planningsconflicten door verlof en beschikbaarheid
3 uur/week: Bespaard op handmatige administratie per manager
Real-time: Inzicht in teamcapaciteit en beschikbaarheid

Technische details

Medewerkersync
Verlof en beschikbaarheid
Contracturen sync
Urenregistratie terugkoppeling
Ziekmelding doorvertaling
Foutafhandeling en logging

Veelgestelde vragen

Worden medewerkers in de juiste Toggl Track-workspace of het juiste team geplaatst?: Ja, in de SyncIt-configuratie stel je in hoe afdelingen of teams in Youforce worden gekoppeld aan workspaces en teams in Toggl Track. Zo worden medewerkers bij aanmaak direct in de juiste context geplaatst en kunnen ze meteen de relevante projecten en tijdentries zien.
Kan ik de integratie gebruiken als wij Toggl Track op meerdere workspaces draaien?: SyncIt ondersteunt configuraties met meerdere Toggl Track-workspaces. Je kunt per afdeling of entiteit in Youforce bepalen naar welke Toggl Track-workspace de data wordt gesynchroniseerd. Dit is handig voor organisaties met aparte teams of bedrijfsonderdelen.
Toggl Track heeft een gratis en betaalde versie. Werkt de integratie met beide?: De integratie werkt via de Toggl Track API, die beschikbaar is voor zowel de betaalde als de gratis versie. Houd er rekening mee dat sommige geavanceerde functies zoals teamdashboards en gedetailleerde rapportages alleen beschikbaar zijn in betaalde Toggl Track-abonnementen.
Hoe wordt omgegaan met medewerkers die al een Toggl Track-account hebben maar nog niet in Youforce stonden?: Bij de initiële synchronisatie vergelijkt SyncIt op basis van e-mailadressen. Als een medewerker al een Toggl Track-account heeft met hetzelfde e-mailadres als in Youforce, wordt het bestaande account gekoppeld en bijgewerkt in plaats van een nieuw account aan te maken.
Hoe snel zijn wijzigingen in Youforce zichtbaar in Toggl Track?: De synchronisatiesnelheid is instelbaar. Standaard synchroniseert SyncIt medewerkerwijzigingen meerdere keren per dag. Voor urgente wijzigingen zoals uitdiensttredingen kan je een realtime of near-realtime synchronisatie instellen zodat accounts direct worden gedeactiveerd.

Over Visma Raet

Leading HR- en payroll-oplossing in Nederland en België. Cloud HRM voor elke organisatie.

Over Toggl Track

Tijdregistratie tool met krachtige rapportages. Timer, timesheets en 100+ integraties.

Visma Raet en Toggl Track integreren?

Ontdek hoe SyncIT jouw Visma Raet en Toggl Track naadloos met elkaar verbindt. Plan een gratis demo en ervaar het verschil.