Wat kost een systeemintegratie?

De kosten hangen af van de complexiteit. Een eenvoudige integratie tussen twee systemen start vanaf een paar honderd euro. Complexere multi-systeem integraties worden op maat geoffreerd na een gratis adviesgesprek.

Hoe lang duurt het bouwen van een integratie?

Een standaard integratie is binnen 1-2 weken operationeel. Complexere projecten kunnen 4-8 weken duren, afhankelijk van het aantal systemen en de gewenste functionaliteit.

Welke systemen kan SyncIT integreren?

SyncIT integreert alle gangbare bedrijfssystemen: ERP (AFAS, Exact Online, SAP), e-commerce (Shopify, WooCommerce, Magento), CRM (Salesforce, HubSpot), logistiek (Picqer, Sendcloud) en meer. Als een systeem een API heeft, kunnen wij er mee integreren.

Bieden jullie onderhoud en support?

Ja, wij bieden doorlopend onderhoud en monitoring van integraties. Bij storingen worden deze snel opgelost. Je krijgt een vast aanspreekpunt voor al je vragen.

Werken jullie ook met systemen die niet in de lijst staan?

Ja, als een systeem een API heeft kunnen wij er mee integreren. Neem contact op voor de mogelijkheden. We hebben ervaring met tientallen verschillende systemen en API-standaarden.

Welke Visma Raet Youforce-modules zijn vereist voor de integratie?

De integratie werkt met de basismodules van Youforce voor personeelsadministratie en verlofbeheer. Voor uitgebreide synchronisatie van functieclassificaties en organisatiestructuren is toegang tot de Youforce API vereist. Het SyncIT-team helpt bij de configuratie op basis van uw Youforce-abonnement.

Worden privacygevoelige HR-gegevens zoals salarisdata ook doorgegeven aan Asana?

Nee. De integratie synchroniseert uitsluitend planningsrelevante gegevens zoals naam, afdeling, functie, startdatum en verlofperiodes. Vertrouwelijke HR-data zoals salarisgegevens, BSN-nummers of beoordelingsinformatie worden nooit doorgegeven aan Asana. De integratie is AVG-compliant ingericht.

Hoe snel worden wijzigingen in Youforce zichtbaar in Asana?

SyncIT synchroniseert wijzigingen doorgaans binnen enkele minuten na opslag in Youforce. Voor tijdkritische processen zoals uitdiensttreding en toegangsbeheer kan de frequentie worden verhoogd naar een near-realtime synchronisatie via webhooks, afhankelijk van de ingestelde configuratie.

Kunnen meerdere Asana-werkruimten worden verbonden met één Youforce-omgeving?

Ja, SyncIT ondersteunt organisaties met meerdere Asana-werkruimten of bedrijfseenheden die allemaal verbonden zijn aan dezelfde Youforce-omgeving. Per afdeling of divisie kunnen aparte synchronisatieregels worden ingesteld zodat medewerkers automatisch in de juiste werkruimten terechtkomen.

Is de integratie ook bruikbaar voor uitzendkrachten en tijdelijke medewerkers?

Ja. Zolang tijdelijke medewerkers en uitzendkrachten een personeelsrecord hebben in Visma Raet Youforce, worden zij ook meegenomen in de synchronisatie naar Asana. Bij het verstrijken van het tijdelijk contract wordt de Asana-toegang automatisch ingetrokken op basis van de einddatum in Youforce.

Visma Raet + Asana koppeling

De integratie tussen Visma Raet Youforce en Asana verbindt HR-administratie met operationele projectplanning. Wanneer een nieuwe medewerker instroomt, wijzigingen in functies worden doorgevoerd of een medewerker uitdienst treedt, stroomt die informatie automatisch naar Asana. HR-teams en managers werken zo altijd vanuit dezelfde actuele personeelsdata zonder dubbele invoer.

Het probleem

Visma Raet Youforce is het HR-platform van duizenden Nederlandse organisaties voor personeelsadministratie, salarisverwerking, verlofbeheer en onboarding. Tegelijkertijd gebruiken diezelfde organisaties Asana voor het coördineren van projecten, teamtaken en werkprocessen. Maar HR-data en operationele planning leven gescheiden van elkaar. Wanneer een nieuwe medewerker in dienst treedt, moet de HR-afdeling de gegevens handmatig invoeren in Visma Raet Youforce én vervolgens ook in Asana de juiste taken, teams en projecten inrichten. Bij functiewijzigingen of rolwisselingen loopt de planning in Asana achter op de werkelijkheid in Youforce. Verlofperiodes en dienstverbanden die zijn vastgelegd in Youforce zijn niet zichtbaar in Asana, waardoor projectleiders medewerkers inplannen die feitelijk niet beschikbaar zijn. Dit leidt tot planningsfouten, gemiste deadlines en een verhoogde administratieve werkdruk voor zowel HR als operationele teams. Juist bij organisaties met een hoog personeelsverloop of seizoenspieken in de horeca- en retailsector is dit een structureel pijnpunt dat tijd en geld kost.

De oplossing

SyncIT verbindt Visma Raet Youforce met Asana in een directe integratie die de kloof tussen HR-administratie en operationele planning overbrugt. Wanneer een nieuwe medewerker wordt aangemeld in Youforce, wordt deze automatisch als teamlid toegevoegd aan de relevante Asana-werkruimten en projecten. Functie-informatie, afdelingsnaam en startdatum worden meegenomen als contextdata. Verlofperiodes die medewerkers indienen en goedkeuren in Youforce worden automatisch gesynchroniseerd naar Asana, zodat de beschikbaarheid van medewerkers altijd up-to-date is bij het inplannen van taken en sprints. Bij uitdiensttreding worden de Asana-rechten automatisch aangepast op basis van de Youforce-statuswijziging. HR-teams hoeven geen dubbele invoer meer uit te voeren en projectmanagers werken altijd met actuele bezettingsinformatie. De integratie is zo ingericht dat privacygevoelige HR-data selectief wordt gesynchroniseerd: alleen de voor planning relevante velden worden doorgegeven.

Voordelen van de Visma Raet + Asana koppeling

Automatische onboarding in Asana vanuit Youforce: Zodra een nieuwe medewerker wordt ingevoerd in Visma Raet Youforce, wordt deze automatisch toegevoegd aan de juiste Asana-werkruimten en projecten. Onboarding-taken in Asana worden direct gekoppeld aan het nieuwe personeelslid, zonder handmatige tussenkomst van HR of IT.
Realtime verlofzichtbaarheid voor projectplanners: Goedgekeurde verlofaanvragen en afwezigheidsperiodes uit Youforce worden automatisch gesynchroniseerd naar Asana. Projectmanagers zien direct de beschikbaarheid van teamleden en kunnen taken en deadlines realistisch inplannen zonder informeel te hoeven navragen bij HR.
Minder dubbele invoer voor HR-teams: Medewerkergegevens hoeven maar op één plek te worden ingevoerd: in Visma Raet Youforce. De integratie distribueert de relevante informatie automatisch naar Asana, wat de administratieve werkdruk van HR-medewerkers structureel vermindert en invoerfouten elimineert.
Betrouwbare uitdiensttredingsverwerking: Wanneer een medewerker uit dienst treedt en de status in Youforce wijzigt, worden Asana-toegangsrechten en teamlidmaatschappen automatisch bijgewerkt. Dit verkleint het risico op ongeautoriseerde toegang en zorgt voor een correcte overdracht van lopende taken.
Juiste bezettingsdata voor HR-rapportages: Door Asana-projectdata te combineren met de personeelsstatus uit Youforce ontstaat een volledig beeld van de werklast per medewerker en afdeling. HR en management kunnen op basis van actuele integratie-inzichten beter beslissen over werving, bezetting en capaciteitsplanning.

Datastromen

Nieuwe medewerkers van Youforce naar Asana: Nieuwe personeelsrecords in Visma Raet Youforce worden automatisch gesynchroniseerd naar Asana. Naam, functie, afdeling en startdatum worden doorgegeven, zodat de medewerker direct aan de juiste teams en projecten kan worden toegewezen.
Verlof en beschikbaarheid van Youforce naar Asana: Goedgekeurde verlofaanvragen, ziekteverzuimperiodes en andere afwezigheidsregistraties uit Youforce worden gesynchroniseerd naar Asana als beschikbaarheidsinformatie. Projectleiders kunnen hiermee realistische planningen opstellen en overbezetting voorkomen.
Functie- en afdelingswijzigingen van Youforce naar Asana: Rolwisselingen, promoties en afdelingsoverstappen worden vanuit Youforce automatisch doorgegeven aan Asana. Teamlidmaatschappen en projectrollen worden bijgewerkt zodat de Asana-structuur de actuele organisatiestructuur weerspiegelt.
Uitdiensttreding en toegangsbeheer van Youforce naar Asana: Bij uitdiensttreding of het beëindigen van een tijdelijk dienstverband stuurt Youforce automatisch een statuswijziging naar Asana. Toegangsrechten worden ingetrokken en openstaande taken worden overgezet naar een aangewezen opvolger of manager.

Resultaten

95%: Minder planningsconflicten door verlof en beschikbaarheid
3 uur/week: Bespaard op handmatige administratie per manager
Real-time: Inzicht in teamcapaciteit en beschikbaarheid

Technische details

Medewerkersync
Verlof en beschikbaarheid
Contracturen sync
Urenregistratie terugkoppeling
Ziekmelding doorvertaling
Foutafhandeling en logging

Veelgestelde vragen

Welke Visma Raet Youforce-modules zijn vereist voor de integratie?: De integratie werkt met de basismodules van Youforce voor personeelsadministratie en verlofbeheer. Voor uitgebreide synchronisatie van functieclassificaties en organisatiestructuren is toegang tot de Youforce API vereist. Het SyncIT-team helpt bij de configuratie op basis van uw Youforce-abonnement.
Worden privacygevoelige HR-gegevens zoals salarisdata ook doorgegeven aan Asana?: Nee. De integratie synchroniseert uitsluitend planningsrelevante gegevens zoals naam, afdeling, functie, startdatum en verlofperiodes. Vertrouwelijke HR-data zoals salarisgegevens, BSN-nummers of beoordelingsinformatie worden nooit doorgegeven aan Asana. De integratie is AVG-compliant ingericht.
Hoe snel worden wijzigingen in Youforce zichtbaar in Asana?: SyncIT synchroniseert wijzigingen doorgaans binnen enkele minuten na opslag in Youforce. Voor tijdkritische processen zoals uitdiensttreding en toegangsbeheer kan de frequentie worden verhoogd naar een near-realtime synchronisatie via webhooks, afhankelijk van de ingestelde configuratie.
Kunnen meerdere Asana-werkruimten worden verbonden met één Youforce-omgeving?: Ja, SyncIT ondersteunt organisaties met meerdere Asana-werkruimten of bedrijfseenheden die allemaal verbonden zijn aan dezelfde Youforce-omgeving. Per afdeling of divisie kunnen aparte synchronisatieregels worden ingesteld zodat medewerkers automatisch in de juiste werkruimten terechtkomen.
Is de integratie ook bruikbaar voor uitzendkrachten en tijdelijke medewerkers?: Ja. Zolang tijdelijke medewerkers en uitzendkrachten een personeelsrecord hebben in Visma Raet Youforce, worden zij ook meegenomen in de synchronisatie naar Asana. Bij het verstrijken van het tijdelijk contract wordt de Asana-toegang automatisch ingetrokken op basis van de einddatum in Youforce.

Over Visma Raet

Leading HR- en payroll-oplossing in Nederland en België. Cloud HRM voor elke organisatie.

Over Asana

Leading projectmanagement platform. Taken, projecten, doelen en portfolio management.

Visma Raet en Asana integreren?

Ontdek hoe SyncIT jouw Visma Raet en Asana naadloos met elkaar verbindt. Plan een gratis demo en ervaar het verschil.