Untill + Asana koppeling

De integratie tussen unTill en Asana verbindt een van de populairste horecakassasystemen van Nederland direct met het projectmanagementplatform Asana. Operationele data, bestelstromen, voorraadmeldingen en servicecijfers vanuit unTill worden automatisch omgezet in gestructureerde taken voor je team. Zo profiteer je optimaal van de rijke data die unTill verzamelt en zet je die om in concrete acties die je operatie verbeteren.

Het probleem

unTill is bij meer dan 3000 horecaondernemers in Nederland het hart van de operatie. Het systeem beheert tafels, bestellingen, betalingen, keukenopdrachten via schermen en zelfs QR-code bestelling voor gasten. Al deze functies genereren een schat aan operationele informatie. Toch zien veel horecaondernemers dat deze waardevolle data onvoldoende wordt gebruikt voor structurele verbetering. Managers lezen de dagelijkse rapporten, maar vertalen die zelden systematisch naar teamtaken. Wanneer een product structureel slecht verkoopt, een ingrediënt bijna op is, of een medewerker structureel te langzaam bedient, wordt dat pas opgemerkt als het te laat is. De informatie zit in unTill maar komt niet op de juiste plek terecht. Bovendien ontbreekt een systeem voor de opvolging van verbeteracties. Taken worden mondeling doorgegeven of via losse appjes, en er is geen centrale plek waar iedereen ziet wat er open staat, wie waarvoor verantwoordelijk is en of acties zijn afgerond. Dit leidt tot herhalende problemen, gefrustreerde medewerkers en gemiste kansen op operationele optimalisatie.

De oplossing

Met de unTill en Asana integratie via SyncIT wordt de rijke operationele data van unTill automatisch doorgestuurd naar Asana als gestructureerde taken en projecten. Voorraadwaarschuwingen vanuit unTill resulteren direct in een inkooptaak voor de bestellende medewerker. Dagelijkse verkoopcijfers worden na de service als samenvatting naar de manager in Asana gestuurd. Menuanalyses van best en slechtst presterende gerechten worden periodiek als reviewtaak aangemaakt voor de keukenmanager. Afwijkingen in betalingen of kortingsgebruik triggeren een controletaak. Wanneer unTill signaleert dat gasten via QR-code besteld hebben maar lang wachten op hun bestelling, kan dit als serviceverbeteringsactie in Asana worden doorgezet. Zo gebruikt je team unTill niet alleen als registratiesysteem maar als actieve motor voor continue verbetering, met Asana als de gestructureerde opvolglaag.

Voordelen van de Untill + Asana koppeling

• unTill-data wordt direct een actielijst in Asana: De uitgebreide data die unTill verzamelt over tafels, bestellingen, betalingen en personeel wordt via SyncIT automatisch vertaald naar concrete Asana-taken. Managers besteden minder tijd aan rapportanalyse en meer tijd aan het daadwerkelijk aansturen van verbeteringen.
• Naadloos voorraadbeheer voor bar en keuken: unTill houdt voorraadniveaus bij tot op ingredientniveau. Via SyncIT worden drempelwaarschuwingen direct als inkooptaken in Asana gezet voor de verantwoordelijke medewerker, zodat je nooit meer zonder essentiële producten zit tijdens de service.
• Gestructureerde dienstoverdracht via taken: Openstaande acties, bijzonderheden en te volgen instructies vanuit unTill worden automatisch als Asana-taken klaargezet voor de volgende dienst. Zo verloopt de dienstoverdracht altijd gestructureerd en gaat er geen informatie verloren.
• Menuoptimalisatie op basis van verkoopdata: Periodieke analyses van unTill-verkoopdata per gerecht worden doorgestuurd naar Asana als reviewtaken voor de keukenmanager. Beslissingen over menuwijzigingen worden zo altijd onderbouwd met echte verkooppatronen in plaats van onderbuikgevoel.
• Betere kwaliteitscontrole van servicenormen: Servicetijden, tafelomloopsnelheden en orderdoorlooptijden uit unTill worden vergeleken met gestelde normen. Afwijkingen genereren automatisch een verbeteringsactie in Asana, zodat servicekwaliteit structureel wordt bewaakt en verbeterd.

Datastromen

• Voorraadmeldingen naar inkooptaken: unTill signaleert wanneer ingrediënten of dranken een minimumdrempel bereiken en stuurt via SyncIT automatisch een inkooptaak naar Asana, inclusief productnaam, huidige voorraad en toe te wijzen verantwoordelijke medewerker.
• Dagelijkse verkoopsamenvatting naar managementtaak: Na elke servicedag wordt de verkoopsamenvatting van unTill, inclusief omzet per categorie, aantal gasten en gemiddelde besteding, als informatietaak in Asana geplaatst voor de vestigingsmanager.
• Menuprestaties naar keukenreviews: Wekelijks of maandelijks worden verkoopdata per menuonderdeel vanuit unTill samengevat en als reviewtaak doorgestuurd naar de keukenmanager in Asana, als basis voor menuoptimalisatie en seizoensaanpassingen.
• Betalingsafwijkingen naar controletaken: Ongebruikelijk kortingsgebruik, terugboekingen of betalingsfouten in unTill worden via SyncIT automatisch als controletaak naar de manager in Asana gestuurd, zodat financiele onregelmatigheden snel worden opgemerkt.

Resultaten

• 15-20%: Lagere personeelskosten
• Real-time: Roosteraanpassing bij reserveringen
• 95%+: Optimale bezettingsgraad
• 80%: Minder last-minute roosterwijzigingen

Technische details

• Druktevoorspelling
• Roosteroptimalisatie
• Reserverings-sync
• Omzet-per-uur analyse

Veelgestelde vragen

Werkt de integratie met zowel unTill als unTill Air?

SyncIT ondersteunt integratie met de unTill-productlijn via de beschikbare API-mogelijkheden. Neem contact op met SyncIT om te bevestigen welke specifieke unTill-versies en modules worden ondersteund voor jouw configuratie.

Hoe gaat SyncIT om met de QR-code besteldata van unTill?

Besteldata via QR-code die unTill registreert kan worden meegenomen in servicerapportages en als input dienen voor servicetijdanalyses. Afwijkingen in wachttijden bij QR-bestellingen kunnen worden geconfigureerd als trigger voor een verbeteringsactie in Asana.

Kan ik per medewerker taken instellen op basis van unTill-data?

Ja, SyncIT kan op basis van rollen en verantwoordelijkheden taken toewijzen aan specifieke Asana-gebruikers. Een inkooptaak gaat naar de inkoopmagnager, een keukenreview naar de chef-kok en een financiele controle naar de bedrijfsleider.

Heeft de integratie invloed op de prestaties van mijn unTill-systeem?

Nee, SyncIT werkt via de API van unTill en heeft geen invloed op de werking of snelheid van het kassasysteem zelf. De synchronisatie verloopt op de achtergrond zonder de dagelijkse operatie te beinvloeden.

Hoe lang duurt het om de unTill en Asana integratie in te stellen?

Een standaardconfiguratie is doorgaans binnen een werkdag opgezet. SyncIT begeleidt je bij de initiële configuratie en helpt bij het instellen van de juiste triggers, filters en taaktoewijzingen zodat de integratie direct aansluit op jouw werkwijze.

Over Untill

Horeca POS met meer dan 8.000 klanten en 125+ integraties. Kassa, bestellingen en betalen.

Over Asana

Leading projectmanagement platform. Taken, projecten, doelen en portfolio management.

Untill planning optimaliseren met Asana?

Ontdek hoe SyncIT de personeelsplanning optimaliseert door Untill-data te verbinden met Asana.