Wat kost een systeemintegratie?

De kosten hangen af van de complexiteit. Een eenvoudige integratie tussen twee systemen start vanaf een paar honderd euro. Complexere multi-systeem integraties worden op maat geoffreerd na een gratis adviesgesprek.

Hoe lang duurt het bouwen van een integratie?

Een standaard integratie is binnen 1-2 weken operationeel. Complexere projecten kunnen 4-8 weken duren, afhankelijk van het aantal systemen en de gewenste functionaliteit.

Welke systemen kan SyncIT integreren?

SyncIT integreert alle gangbare bedrijfssystemen: ERP (AFAS, Exact Online, SAP), e-commerce (Shopify, WooCommerce, Magento), CRM (Salesforce, HubSpot), logistiek (Picqer, Sendcloud) en meer. Als een systeem een API heeft, kunnen wij er mee integreren.

Bieden jullie onderhoud en support?

Ja, wij bieden doorlopend onderhoud en monitoring van integraties. Bij storingen worden deze snel opgelost. Je krijgt een vast aanspreekpunt voor al je vragen.

Werken jullie ook met systemen die niet in de lijst staan?

Ja, als een systeem een API heeft kunnen wij er mee integreren. Neem contact op voor de mogelijkheden. We hebben ervaring met tientallen verschillende systemen en API-standaarden.

Is de integratie geschikt voor non-profitorganisaties en overheidsinstellingen?

Ja, Unit4 is specifiek gericht op dienstverlenende sectoren waaronder non-profits, overheden en onderwijsinstellingen. De integratie met Zendesk is configureerbaar voor de procesflow en terminologie die in deze sectoren gangbaar zijn, zoals subsidieprojecten, publieke dienstverlening en studentcontact.

Welke Unit4-modules worden ondersteund?

De integratie ondersteunt de financieel-administratieve module voor factuur- en betaaldata, de projectmanagementmodule voor projectstatus en contractgegevens, en de CRM-functionaliteit voor klant- en contactsynchronisatie. Andere modules kunnen op aanvraag worden toegevoegd.

Kunnen meerdere projecten per klant worden weergegeven in Zendesk?

Ja, wanneer een klant meerdere actieve projecten heeft in Unit4 worden deze allemaal weergegeven in het Zendesk-ticketpaneel. De agent kan kiezen welk project relevant is voor het betreffende ticket, of alle projecten tegelijkertijd bekijken.

Hoe wordt de dataveiligheid gewaarborgd?

De integratie gebruikt uitsluitend versleutelde API-verbindingen en OAuth 2.0-authenticatie. Gevoelige financiële en personeelsgegevens worden niet opgeslagen buiten Unit4 en Zendesk. SyncIT voldoet aan de AVG en levert op verzoek een verwerkersovereenkomst.

Wat is de implementatietijd voor Unit4 en Zendesk?

Een standaardimplementatie duurt drie tot vijf weken. De exacte doorlooptijd is afhankelijk van de complexiteit van de Unit4-configuratie, het aantal te synchroniseren modules en de specifieke bedrijfsregels die in de integratie worden opgenomen. SyncIT begeleidt het traject van analyse tot livegang.

Unit4 + Zendesk koppeling

De integratie tussen Unit4 ERP en Zendesk brengt de rijke klant- en projectdata uit uw Unit4-omgeving rechtstreeks naar uw klantenserviceteam in Zendesk. Servicegerichte organisaties zoals professionele dienstverleners, onderwijsinstellingen en non-profits profiteren van een volledig verbonden klantervaring. Supportmedewerkers werken met actuele project-, factuur- en klantinformatie zonder Unit4 te hoeven openen.

Het probleem

Unit4 ERP is bij uitstek het platform voor middelgrote, dienstverlenende organisaties: van professionele servicesbedrijven tot overheidsinstellingen en onderwijsorganisaties. Al deze sectoren hebben een veelheid aan klant- en projectgegevens opgeslagen in Unit4, waaronder projectstatussen, urenstaten, budgetten, facturen en personeelsinformatie. Tegelijkertijd verloopt klantcommunicatie en probleemafhandeling via Zendesk, dat compleet losgekoppeld staat van de Unit4-omgeving. Het supportteam weet niet welk project een klant loopt, of facturen zijn betaald, of er budgetoverschrijdingen zijn of welke medewerkers aan een account gekoppeld zijn. Dit resulteert in trage afhandeling, onnodig escaleren naar projectmanagers of de financiële afdeling, en een klantervaring die niet aansluit bij de professionaliteit die dienstverlenende organisaties nastreven. Het bijhouden van dezelfde klantinformatie in twee losgekoppelde systemen veroorzaakt bovendien inconsistenties en dubbele administratieve lasten, die medewerkers tijd en energie kosten.

De oplossing

SyncIT verbindt Unit4 ERP met Zendesk via een bidirectionele integratie die volledig is afgestemd op de servicegeoriënteerde processen van uw organisatie. Zodra een klant of opdrachtgever een ticket indient, worden automatisch de relevante Unit4-gegevens opgehaald: projectstatus, facturatieoverzicht, contractinformatie en contacthistorie. Agents beschikken direct over de context die ze nodig hebben om adequaat te reageren. Wanneer er in Unit4 mijlpalen worden bereikt, budgetten worden overschreden of diensten worden opgeleverd, kan de integratie automatisch notificaties of tickets aanmaken in Zendesk zodat het klantcontact proactief wordt opgepakt. Contactpersonen en organisaties worden gesynchroniseerd, waardoor nieuwe klanten die in Unit4 worden aangemaakt ook automatisch als organisatie in Zendesk verschijnen. De integratie is ontworpen met de complexiteit van dienstverlenende sectoren in mind: meerdere projecten per klant, wisselende contactpersonen en sectorspecifieke workflows worden ondersteund via een flexibele configuratielaag.

Voordelen van de Unit4 + Zendesk koppeling

Projectcontext direct beschikbaar in supporttickets: Zendesk-agents zien welke Unit4-projecten actief zijn voor een klant, wat de huidige status is en of er openstaande actiepunten zijn. Dit is essentieel voor dienstverlenende organisaties waar klantinteracties nauw verbonden zijn met lopende projecten en contracten.
Proactieve klantcommunicatie vanuit Unit4-events: Projectmijlpalen, opgeleverde diensten of factuurvervaldatums in Unit4 kunnen automatisch een Zendesk-ticket of klantnotificatie triggeren. Hierdoor neemt uw organisatie het initiatief in klantcommunicatie in plaats van reactief te reageren op inkomende klachten.
Consistente klantdata in beide systemen: Organisaties en contactpersonen worden automatisch gesynchroniseerd tussen Unit4 en Zendesk. Wijzigingen in klantinformatie, zoals een nieuw factuuradres of een gewijzigde contactpersoon, worden doorgevoerd in beide systemen zonder handmatig dubbel werk.
Minder afhankelijkheid van specialistische ERP-gebruikers: Zonder integratie moeten supportmedewerkers een collega raadplegen die Unit4 beheerst om basisinformatie op te zoeken. Met de integratie is deze informatie direct beschikbaar in Zendesk, waardoor het supportteam zelfstandiger opereert en de werkdruk op de financieel-administratieve afdeling vermindert.
Verbeterde rapportage over klantinteracties: Door Unit4-projectdata en Zendesk-ticketdata samen te brengen, ontstaan bruikbare rapportages die de samenhang tonen tussen servicekwaliteit en klantretentie. Management krijgt inzicht in welke projecten of klantgroepen de meeste supportvragen genereren.

Datastromen

Klant- en organisatiesynchronisatie: Klantorganisaties en contactpersonen uit Unit4 worden automatisch gesynchroniseerd naar Zendesk. Nieuwe opdrachtgevers die in Unit4 worden aangemaakt verschijnen direct als organisatie in Zendesk, zodat inkomende tickets meteen aan het juiste account worden gekoppeld.
Project- en contractinformatie in Zendesk: Actieve Unit4-projecten, bijbehorende contracten en de huidige voortgang worden weergegeven in het Zendesk-ticketpaneel. Agents zien in een oogopslag welke diensten een klant afneemt, wat de looptijd is en of er openstaande punten zijn.
Factuur- en betalingsoverzicht per klant: Openstaande en betaalde facturen uit Unit4 zijn direct raadpleegbaar vanuit Zendesk. Bij vragen over betalingen of facturatiegeschillen beschikt de agent over alle benodigde informatie zonder door te hoeven verbinden naar de financiële administratie.
Automatische ticketaanmaak bij Unit4-events: Specifieke gebeurtenissen in Unit4, zoals een opgeleverd project, een vervallende dienst of een factuur die niet is betaald, kunnen automatisch een Zendesk-ticket aanmaken. Het supportteam kan hierdoor klanten tijdig en proactief benaderen.

Resultaten

Directe klantcontext: Orderhistorie en facturen uit Unit4 bij elk ticket
Snellere afhandeling: Geen systeemwisseling meer voor supportmedewerkers
Slimmere prioritering: SLA-regels op basis van klantwaarde en orderurgentie

Technische details

Klantsynchronisatie
Orderhistorie in tickets
Factuurcontext
SLA op klantwaarde
Productinformatie
Bidirectionele updates

Veelgestelde vragen

Is de integratie geschikt voor non-profitorganisaties en overheidsinstellingen?: Ja, Unit4 is specifiek gericht op dienstverlenende sectoren waaronder non-profits, overheden en onderwijsinstellingen. De integratie met Zendesk is configureerbaar voor de procesflow en terminologie die in deze sectoren gangbaar zijn, zoals subsidieprojecten, publieke dienstverlening en studentcontact.
Welke Unit4-modules worden ondersteund?: De integratie ondersteunt de financieel-administratieve module voor factuur- en betaaldata, de projectmanagementmodule voor projectstatus en contractgegevens, en de CRM-functionaliteit voor klant- en contactsynchronisatie. Andere modules kunnen op aanvraag worden toegevoegd.
Kunnen meerdere projecten per klant worden weergegeven in Zendesk?: Ja, wanneer een klant meerdere actieve projecten heeft in Unit4 worden deze allemaal weergegeven in het Zendesk-ticketpaneel. De agent kan kiezen welk project relevant is voor het betreffende ticket, of alle projecten tegelijkertijd bekijken.
Hoe wordt de dataveiligheid gewaarborgd?: De integratie gebruikt uitsluitend versleutelde API-verbindingen en OAuth 2.0-authenticatie. Gevoelige financiële en personeelsgegevens worden niet opgeslagen buiten Unit4 en Zendesk. SyncIT voldoet aan de AVG en levert op verzoek een verwerkersovereenkomst.
Wat is de implementatietijd voor Unit4 en Zendesk?: Een standaardimplementatie duurt drie tot vijf weken. De exacte doorlooptijd is afhankelijk van de complexiteit van de Unit4-configuratie, het aantal te synchroniseren modules en de specifieke bedrijfsregels die in de integratie worden opgenomen. SyncIT begeleidt het traject van analyse tot livegang.

Over Unit4

Nederlandse ERP-oplossing voor de dienstverlenende sector. Financieel management, HRM en projectbeheer.

Over Zendesk

Wereldwijd leading klantenservice platform. Ticketing, live chat, kennisbank en rapportages.

Unit4 en Zendesk integreren?

Ontdek hoe SyncIT Unit4 en Zendesk integreert voor contextrijke support met volledige klantdata.