Wat kost een systeemintegratie?

De kosten hangen af van de complexiteit. Een eenvoudige integratie tussen twee systemen start vanaf een paar honderd euro. Complexere multi-systeem integraties worden op maat geoffreerd na een gratis adviesgesprek.

Hoe lang duurt het bouwen van een integratie?

Een standaard integratie is binnen 1-2 weken operationeel. Complexere projecten kunnen 4-8 weken duren, afhankelijk van het aantal systemen en de gewenste functionaliteit.

Welke systemen kan SyncIT integreren?

SyncIT integreert alle gangbare bedrijfssystemen: ERP (AFAS, Exact Online, SAP), e-commerce (Shopify, WooCommerce, Magento), CRM (Salesforce, HubSpot), logistiek (Picqer, Sendcloud) en meer. Als een systeem een API heeft, kunnen wij er mee integreren.

Bieden jullie onderhoud en support?

Ja, wij bieden doorlopend onderhoud en monitoring van integraties. Bij storingen worden deze snel opgelost. Je krijgt een vast aanspreekpunt voor al je vragen.

Werken jullie ook met systemen die niet in de lijst staan?

Ja, als een systeem een API heeft kunnen wij er mee integreren. Neem contact op voor de mogelijkheden. We hebben ervaring met tientallen verschillende systemen en API-standaarden.

Hoe worden Toggl Track-projecten gekoppeld aan Unit4-projectcodes?

Tijdens de inrichting stel je in SyncIT een mapping in tussen de projecten in Toggl Track en de projectcodes in Unit4. Je kunt ook kiezen voor automatische koppeling op basis van projectnaam of een extern referentienummer.

Kunnen uren worden gesynchroniseerd die medewerkers via de Toggl Track mobiele app hebben geregistreerd?

Ja, de integratie haalt alle uren op vanuit de Toggl Track API, ongeacht of ze via de webapplicatie, desktopapp of mobiele app zijn ingevoerd. Alle registraties worden meegenomen in de synchronisatie.

Wat gebeurt er als een medewerker uren corrigeert in Toggl Track na de synchronisatie?

Correcties in Toggl Track worden bij de volgende synchronisatierun meegenomen en als correctieboekingen verwerkt in Unit4, zodat de projectadministratie altijd aansluit op de definitieve tijdregistraties.

Ondersteunt de integratie de urengoedkeuringsflow in Unit4?

Ja, de integratie kan worden geconfigureerd om uren pas door te sturen naar Unit4 nadat ze in Toggl Track zijn goedgekeurd door een projectmanager, zodat alleen gevalideerde uren de projectadministratie beïnvloeden.

Is de integratie geschikt voor organisaties met meerdere Toggl Track-werkruimten?

Ja, de SyncIT-integratie ondersteunt organisaties met meerdere Toggl Track-werkruimten. Per werkruimte kan een aparte mapping worden geconfigureerd naar de corresponderende entiteiten of projecten in Unit4.

Toggl Track + Unit4 koppeling

Exporteer geregistreerde uren uit Toggl Track automatisch naar Unit4 ERP voor projecturenverantwoording, facturatie en kostprijsberekening. De SyncIT-integratie slaat de brug tussen tijdregistratie en financieel projectbeheer.

Het probleem

Organisaties die Toggl Track gebruiken voor tijdregistratie en Unit4 voor hun ERP-processen, hebben te maken met een vervelende informatiekloof. Medewerkers registreren hun uren in Toggl Track per project en taak, maar die gegevens bereiken Unit4 niet automatisch. Projectmanagers en financiële medewerkers moeten uren periodiek handmatig exporteren uit Toggl Track, omzetten naar het juiste formaat en invoeren in Unit4 voor projecturenverantwoording, kostprijsberekening en facturatie aan klanten. Dit proces is arbeidsintensief, foutgevoelig en zorgt voor vertragingen in de maandelijkse projectrapportage. Uren die te laat worden ingevoerd, leiden tot vertraagde facturatie en een vertekend beeld van de projectmarges. Voor professionele dienstverleners waarbij uren direct inkomsten vertegenwoordigen, is dit een kostbaar inefficiëntieprobleem.

De oplossing

De SyncIT-integratie tussen Toggl Track en Unit4 automatiseert de volledige urenstroom van tijdregistratie naar ERP. Op basis van een instelbare frequentie — dagelijks, wekelijks of na elke urenregistratie — worden de geboekte uren uit Toggl Track automatisch doorgestuurd naar het juiste project in Unit4. De integratie maakt gebruik van de project- en taakcodes in Toggl Track en koppelt die aan de corresponderende projectcodes en activiteiten in Unit4 Project Accounting. Zo worden uren direct aan de juiste projectregel en kostensoort toegewezen in Unit4. Projectmanagers zien in Unit4 altijd de actuele urenbezetting per project, zonder handmatige invoer. De financiële afdeling kan op basis van deze gegevens direct factuurregels genereren voor klanten en de werkelijke projectkosten berekenen. Dat versnelt de factuurcyclus en verbetert de nauwkeurigheid van projectmargeanalyses.

Voordelen van de Unit4 + Toggl Track koppeling

Automatische urensynchronisatie naar Unit4: Uren die medewerkers in Toggl Track registreren, worden automatisch en zonder handmatige tussenkomst doorgestuurd naar de juiste projecten en activiteiten in Unit4 Project Accounting.
Snellere en nauwkeurigere projectfacturatie: Doordat uren direct in Unit4 beschikbaar zijn, kan de financiële afdeling facturen eerder opstellen. Geen wachttijd meer op handmatige urenoverzichten en geen fouten door verkeerde overtyping.
Actueel inzicht in projectmarges: Unit4 beschikt altijd over de meest recente urengegevens uit Toggl Track. Projectmanagers kunnen daardoor in real-time de werkelijke kosten afzetten tegen het projectbudget en tijdig bijsturen.
Minder administratieve last voor medewerkers: Medewerkers hoeven uren alleen in Toggl Track te registreren. Zij hoeven niet zelf te exporteren of te rapporteren aan de financiële afdeling; de integratie regelt de doorstroom volledig automatisch.
Betrouwbare data voor resource- en capaciteitsplanning: De gecombineerde data van Toggl Track en Unit4 geeft management een betrouwbaar beeld van de werkelijke bezettingsgraad, wat betere beslissingen mogelijk maakt over werving en projectplanning.

Datastromen

Tijdregistraties van Toggl Track naar Unit4: Geboekte uren per medewerker, project en taak in Toggl Track worden automatisch doorgestuurd naar de bijbehorende projectregels in Unit4 Project Accounting op basis van de ingestelde projectmapping.
Projectcodes van Unit4 naar Toggl Track: Nieuwe projecten en activiteiten die in Unit4 worden aangemaakt, worden automatisch als projecten en taken beschikbaar gesteld in Toggl Track, zodat medewerkers altijd op de juiste codes kunnen registreren.
Medewerkergegevens van Unit4 naar Toggl Track: Nieuwe medewerkers die in Unit4 HRM worden aangemaakt, worden automatisch als gebruikers aangemeld in Toggl Track, zodat onboarding van nieuwe collega's geen handmatige stappen vereist in de tijdregistratie.
Goedgekeurde uren van Toggl Track naar Unit4 financials: Na goedkeuring van urenstaten worden de definitieve uren doorgestuurd naar Unit4 Financials voor kostprijsberekening, loonkostentoewijzing aan projecten en het genereren van factuurregels voor klanten.

Resultaten

90%: Snellere verwerking van projecturen naar facturatie
Realtime: Actueel budgetinzicht per project in het ERP-systeem
0: Dubbele resourceplanningen door bidirectionele sync

Technische details

Urensynchronisatie
Budgetbewaking
Resourceplanning
Projectcode-mapping
Facturatiedata
Voortgangsrapportage

Veelgestelde vragen

Hoe worden Toggl Track-projecten gekoppeld aan Unit4-projectcodes?: Tijdens de inrichting stel je in SyncIT een mapping in tussen de projecten in Toggl Track en de projectcodes in Unit4. Je kunt ook kiezen voor automatische koppeling op basis van projectnaam of een extern referentienummer.
Kunnen uren worden gesynchroniseerd die medewerkers via de Toggl Track mobiele app hebben geregistreerd?: Ja, de integratie haalt alle uren op vanuit de Toggl Track API, ongeacht of ze via de webapplicatie, desktopapp of mobiele app zijn ingevoerd. Alle registraties worden meegenomen in de synchronisatie.
Wat gebeurt er als een medewerker uren corrigeert in Toggl Track na de synchronisatie?: Correcties in Toggl Track worden bij de volgende synchronisatierun meegenomen en als correctieboekingen verwerkt in Unit4, zodat de projectadministratie altijd aansluit op de definitieve tijdregistraties.
Ondersteunt de integratie de urengoedkeuringsflow in Unit4?: Ja, de integratie kan worden geconfigureerd om uren pas door te sturen naar Unit4 nadat ze in Toggl Track zijn goedgekeurd door een projectmanager, zodat alleen gevalideerde uren de projectadministratie beïnvloeden.
Is de integratie geschikt voor organisaties met meerdere Toggl Track-werkruimten?: Ja, de SyncIT-integratie ondersteunt organisaties met meerdere Toggl Track-werkruimten. Per werkruimte kan een aparte mapping worden geconfigureerd naar de corresponderende entiteiten of projecten in Unit4.

Over Unit4

Nederlandse ERP-oplossing voor de dienstverlenende sector. Financieel management, HRM en projectbeheer.

Over Toggl Track

Tijdregistratie tool met krachtige rapportages. Timer, timesheets en 100+ integraties.

Toggl Track en Unit4 automatisch synchroniseren?

Ontdek hoe SyncIT de integratie tussen Toggl Track en Unit4 volledig automatiseert. Projecturen, budgetten en resources altijd in sync.