Wat kost een systeemintegratie?

De kosten hangen af van de complexiteit. Een eenvoudige integratie tussen twee systemen start vanaf een paar honderd euro. Complexere multi-systeem integraties worden op maat geoffreerd na een gratis adviesgesprek.

Hoe lang duurt het bouwen van een integratie?

Een standaard integratie is binnen 1-2 weken operationeel. Complexere projecten kunnen 4-8 weken duren, afhankelijk van het aantal systemen en de gewenste functionaliteit.

Welke systemen kan SyncIT integreren?

SyncIT integreert alle gangbare bedrijfssystemen: ERP (AFAS, Exact Online, SAP), e-commerce (Shopify, WooCommerce, Magento), CRM (Salesforce, HubSpot), logistiek (Picqer, Sendcloud) en meer. Als een systeem een API heeft, kunnen wij er mee integreren.

Bieden jullie onderhoud en support?

Ja, wij bieden doorlopend onderhoud en monitoring van integraties. Bij storingen worden deze snel opgelost. Je krijgt een vast aanspreekpunt voor al je vragen.

Werken jullie ook met systemen die niet in de lijst staan?

Ja, als een systeem een API heeft kunnen wij er mee integreren. Neem contact op voor de mogelijkheden. We hebben ervaring met tientallen verschillende systemen en API-standaarden.

Welke Unit4-modules worden ondersteund door de integratie met SendGrid?

De integratie werkt met de financiele module voor factuurverzending en debiteurenbeheer, de projectmodule voor mijlpaalnotificaties en de inkoop- en orderverwerkingsmodule. De exacte scope wordt tijdens implementatie afgestemd op de organisatiebehoeften.

Kunnen we de e-mailtemplates in SendGrid aanpassen aan onze huisstijl?

Ja, SendGrid biedt volledige controle over de e-mailtemplates. De integratie vult de templates dynamisch met data uit Unit4, terwijl het ontwerp en de huisstijl volledig in eigen beheer blijven.

Hoe worden facturen als PDF meegestuurd via SendGrid?

Unit4 genereert de factuur als PDF, waarna de integratie dit document als bijlage meestuurt met de SendGrid-mail. De PDF kan rechtstreeks vanuit Unit4 worden gegenereerd of via een tussenliggende documentgeneratiestap.

Wat als een e-mailadres in Unit4 niet klopt en de mail bounced?

SendGrid rapporteert bounces real-time terug. De integratie kan zo worden geconfigureerd dat een bouncemelding als taak of alert in Unit4 verschijnt, zodat een medewerker het e-mailadres kan corrigeren en de mail opnieuw kan worden verstuurd.

Werkt de integratie ook met Unit4 Business World (Agresso) of alleen de nieuwere Unit4 ERP?

De integratie ondersteunt zowel Unit4 ERP als de oudere Unit4 Business World (Agresso)-omgeving. De technische configuratie verschilt enigszins per versie, maar de functionaliteit is gelijkwaardig.

SendGrid + Unit4 koppeling

De integratie tussen SendGrid en Unit4 ERP verbindt het krachtige e-mailplatform direct met de bedrijfsprocessen in Unit4, zodat facturen, notificaties en klantcommunicatie automatisch worden getriggerd op basis van ERP-gebeurtenissen. Organisaties communiceren zo tijdig, consistent en zonder handmatige tussenstap.

Het probleem

Organisaties die Unit4 ERP gebruiken voor hun financiele en operationele processen, maar SendGrid inzetten voor e-mailcommunicatie, werken met een fundamentele kloof tussen beide systemen. Facturen die in Unit4 worden aangemaakt, worden handmatig gedownload en via aparte tools of individuele mailboxen verstuurd. Herinneringen voor openstaande posten worden door medewerkers handmatig bijgehouden, wat leidt tot inconsistentie en vertragingen in het debiteurenbeheer. Projectnotificaties, orderbevestigingen en interne statusmeldingen die vanuit Unit4 relevant zijn, bereiken betrokkenen pas nadat iemand handmatig actie heeft ondernomen. Voor middelgrote organisaties met veel transacties en diverse klantgroepen betekent dit een aanzienlijke administratieve belasting. Bovendien ontbreekt centraal inzicht in welke e-mails zijn verstuurd, wanneer en of ze zijn geopend.

De oplossing

Via de SyncIt-integratie tussen SendGrid en Unit4 worden ERP-gebeurtenissen automatisch vertaald naar professionele e-mailcommunicatie. Wanneer Unit4 een factuur aanmaakt, wordt deze direct als PDF bijlage meegestuurd in een op maat gemaakte SendGrid-mail aan de klant. Vervaldatums voor openstaande posten triggeren automatisch herinneringsmails op het juiste moment, zonder dat een medewerker dit handmatig bewaakt. Projectstatussen, inkooporderbevestigingen en HR-notificaties uit Unit4 kunnen als geautomatiseerde berichten worden ingesteld in SendGrid. Afleverstatussen, open- en klikratio's uit SendGrid zijn inzichtelijk voor het financieel en communicatieteam. Het resultaat is een snellere cashflow door tijdige facturering, minder administratieve last en professionele klantcommunicatie die volledig aansluit op de operationele realiteit in Unit4.

Voordelen van de SendGrid + Unit4 koppeling

Automatische factuurverzending: Facturen aangemaakt in Unit4 worden direct via SendGrid als professioneel e-mailbericht met PDF-bijlage naar de klant gestuurd, zonder handmatige tussenkomst van de backoffice.
Geautomatiseerd debiteurenbeheer: Herinneringsmails voor openstaande facturen worden automatisch getriggerd op basis van de vervaldatum in Unit4, wat de cashflow verbetert en de werkdruk op het debiteurenteam verlaagt.
Consistente professionele communicatie: Alle e-mailberichten vanuit Unit4-gebeurtenissen worden verstuurd via SendGrid met consistente huisstijl, dynamische inhoud en hoge afleverbaarheid dankzij SendGrids e-mailinfrastructuur.
Inzicht in e-mailprestaties: Via SendGrid is zichtbaar welke facturen zijn geopend, op welke links is geklikt en welke mails zijn gebounced, wat waardevolle input geeft voor het opvolgen van openstaande posten.
Schaalbaar zonder extra personeel: Naarmate het transactievolume in Unit4 groeit, schaalt de e-mailcommunicatie automatisch mee via SendGrid. Er is geen extra personeel nodig om meer facturen of notificaties te verwerken.

Datastromen

Factuurdata van Unit4 naar SendGrid: Nieuwe facturen in Unit4 worden als gestructureerde data doorgezonden naar SendGrid, dat de e-mail samenstelt met de juiste klantgegevens, factuurbedrag, vervaldatum en PDF-bijlage.
Herinneringen voor openstaande posten: Unit4 stuurt automatisch een trigger naar SendGrid wanneer een factuur de vervaldatum nadert of overschrijdt, waarna SendGrid een op maat gemaakte herinnering verstuurt aan de debiteur.
Projectstatussen en mijlpaalnotificaties: Projectvoortgang en statuswijzigingen in Unit4 kunnen worden geconfigureerd als triggers voor automatische notificatiemails via SendGrid aan projectleden of klanten.
Klantdata en contactinformatie: Klant- en contactgegevens uit Unit4 worden gesynchroniseerd naar SendGrid-contacten, zodat mailings altijd de actuele NAW-gegevens bevatten en segmentatie op klanttype mogelijk is.
Leveringsbevestigingen en orderstatus: Orderstatuswijzigingen in Unit4, zoals goedgekeurde inkooporders of leveringsbevestigingen, triggeren automatisch de bijbehorende e-mailnotificatie via SendGrid naar de relevante ontvanger.

Resultaten

40%: Hogere e-mail engagement
25%: Meer herhaalaankopen
60%: Minder handmatig marketingwerk
3x: Betere marketing-ROI zichtbaarheid

Technische details

Unit4 Datasynchronisatie
Automatische Segmentatie
Bidirectionele Sync
Hoge deliverability en dynamic templates

Veelgestelde vragen

Welke Unit4-modules worden ondersteund door de integratie met SendGrid?: De integratie werkt met de financiele module voor factuurverzending en debiteurenbeheer, de projectmodule voor mijlpaalnotificaties en de inkoop- en orderverwerkingsmodule. De exacte scope wordt tijdens implementatie afgestemd op de organisatiebehoeften.
Kunnen we de e-mailtemplates in SendGrid aanpassen aan onze huisstijl?: Ja, SendGrid biedt volledige controle over de e-mailtemplates. De integratie vult de templates dynamisch met data uit Unit4, terwijl het ontwerp en de huisstijl volledig in eigen beheer blijven.
Hoe worden facturen als PDF meegestuurd via SendGrid?: Unit4 genereert de factuur als PDF, waarna de integratie dit document als bijlage meestuurt met de SendGrid-mail. De PDF kan rechtstreeks vanuit Unit4 worden gegenereerd of via een tussenliggende documentgeneratiestap.
Wat als een e-mailadres in Unit4 niet klopt en de mail bounced?: SendGrid rapporteert bounces real-time terug. De integratie kan zo worden geconfigureerd dat een bouncemelding als taak of alert in Unit4 verschijnt, zodat een medewerker het e-mailadres kan corrigeren en de mail opnieuw kan worden verstuurd.
Werkt de integratie ook met Unit4 Business World (Agresso) of alleen de nieuwere Unit4 ERP?: De integratie ondersteunt zowel Unit4 ERP als de oudere Unit4 Business World (Agresso)-omgeving. De technische configuratie verschilt enigszins per versie, maar de functionaliteit is gelijkwaardig.

Over SendGrid

Transactional e-mail platform van Twilio. API voor bevestigingsmails, notificaties en bulk e-mail.

Over Unit4

Nederlandse ERP-oplossing voor de dienstverlenende sector. Financieel management, HRM en projectbeheer.

Unit4 integreren met SendGrid?

Ontdek hoe SyncIT Unit4-klantdata synchroniseert met SendGrid voor gepersonaliseerde marketing automation.