Wat kost een systeemintegratie?

De kosten hangen af van de complexiteit. Een eenvoudige integratie tussen twee systemen start vanaf een paar honderd euro. Complexere multi-systeem integraties worden op maat geoffreerd na een gratis adviesgesprek.

Hoe lang duurt het bouwen van een integratie?

Een standaard integratie is binnen 1-2 weken operationeel. Complexere projecten kunnen 4-8 weken duren, afhankelijk van het aantal systemen en de gewenste functionaliteit.

Welke systemen kan SyncIT integreren?

SyncIT integreert alle gangbare bedrijfssystemen: ERP (AFAS, Exact Online, SAP), e-commerce (Shopify, WooCommerce, Magento), CRM (Salesforce, HubSpot), logistiek (Picqer, Sendcloud) en meer. Als een systeem een API heeft, kunnen wij er mee integreren.

Bieden jullie onderhoud en support?

Ja, wij bieden doorlopend onderhoud en monitoring van integraties. Bij storingen worden deze snel opgelost. Je krijgt een vast aanspreekpunt voor al je vragen.

Werken jullie ook met systemen die niet in de lijst staan?

Ja, als een systeem een API heeft kunnen wij er mee integreren. Neem contact op voor de mogelijkheden. We hebben ervaring met tientallen verschillende systemen en API-standaarden.

Werkt de integratie ook met de nieuwe Zenchef-versie van Formitable?

Ja, Formitable is overgenomen door Zenchef maar het platform blijft operationeel onder beide namen. SyncIT ondersteunt de actuele API van het platform, ongeacht de branding, zodat de integratie ook na eventuele naamswijzigingen blijft werken.

Hoe worden no-shows financieel verwerkt in SAP Business One?

No-shows worden door SyncIT doorgegeven aan SAP Business One. Als er een aanbetaling is gedaan die niet wordt terugbetaald, wordt dit als inkomstenboeking verwerkt. Terugbetalingen bij annulering worden als creditering geboekt.

Kan de integratie omgaan met arrangementen die meerdere omzetcategorieën bevatten?

Ja, SyncIT verdeelt arrangementen automatisch over de juiste omzetcategorieën in SAP Business One op basis van vooraf ingestelde verdeelsleutels. Zo blijft de marge per categorie (eten, drinken, overnachting) inzichtelijk.

Worden groepsreserveringen anders behandeld dan individuele reserveringen?

SyncIT herkent groepsreserveringen in Formitable en kan deze als één verkooporder met meerdere regels aanmaken in SAP Business One. Dit maakt facturatie aan zakelijke gasten of eventorganisatoren eenvoudiger.

Hoe wordt omgegaan met betalingen via verschillende betaalmethodes in Formitable?

SyncIT maakt onderscheid tussen betaalmethodes (iDEAL, creditcard, pin) die via Formitable worden verwerkt en boekt elke betaalmethode naar de juiste tegenrekening in SAP Business One voor correcte bankreconciliatie.

SAP Business One + Formitable koppeling

Synchroniseer automatisch reserveringsdata, omzet en gastinformatie tussen Formitable en SAP Business One voor volledige financiële controle en operationele inzichten in je restaurant.

Het probleem

Restaurants die Formitable gebruiken als reserveringssysteem en SAP Business One als ERP, missen een cruciale brug tussen hun gastervaring en hun financiële administratie. Reserveringsdata, inclusief couverts, speciale arrangementen, no-shows en aanbetalingen, worden niet automatisch doorgestuurd naar SAP Business One. Financieel managers moeten dagelijks handmatig exporteren en importeren, wat niet alleen tijdrovend is maar ook leidt tot discrepanties tussen de werkelijke omzet en wat in het ERP staat. Aanbetalingen die via Formitable worden geïnd verschijnen niet automatisch als debetpost in SAP, waardoor de cashflowpositie onduidelijk is. Bovendien missen restaurantmanagers real-time inzicht in de verwachte dagomzet op basis van reserveringen, wat inkoop, personeelsinzet en voorraadbeheer bemoeilijkt.

De oplossing

SyncIT verbindt Formitable (nu Zenchef) naadloos met SAP Business One, zodat reserveringsdata en de bijbehorende financiële stromen automatisch worden verwerkt in het ERP. Aanbetalingen en deposito's die via Formitable worden geïnd, worden direct als openstaande post geboekt in SAP Business One. Gerealiseerde omzet per dienst of avond stroomt automatisch naar de juiste grootboekrekeningen in SAP. Gastprofielen uit Formitable kunnen worden gesynchroniseerd met het debiteursbestand in SAP Business One, wat waardevolle CRM-data oplevert voor loyaliteitsprogramma's en gerichte communicatie. Bij groepsreserveringen en arrangementen zorgt SyncIT voor een correcte uitsplitsing naar de juiste omzetcategorieën in SAP, zodat de marge per arrangement inzichtelijk wordt. Restaurantmanagers werken voortaan met real-time omzetprognoses op basis van de Formitable-reserveringsagenda.

Voordelen van de SAP Business One + Formitable koppeling

Automatische verwerking van aanbetalingen: Deposito's en aanbetalingen die gasten via Formitable betalen, worden direct als boeking verwerkt in SAP Business One. Dit geeft de financiële afdeling een actueel beeld van de cashflow en voorkomt dat betalingen buiten de boeken vallen.
Real-time omzetprognose: Op basis van bevestigde reserveringen in Formitable berekent SyncIT de verwachte omzet per dienst en stuurt deze door naar SAP Business One. Zo kunnen inkoop en personeelsplanning beter worden afgestemd op de werkelijke bezetting.
Gastdata als CRM-informatie in SAP: Gastprofielen met contactgegevens, dieetwensen en reserveringshistorie worden gesynchroniseerd naar SAP Business One. Dit stelt restaurants in staat loyale gasten te herkennen en gerichte aanbiedingen te doen op basis van bezoekfrequentie.
Correcte omzetcategorisering: Arrangementen, à la carte bestedingen en drankomzet worden automatisch uitgesplitst naar de juiste grootboekrekeningen in SAP Business One. Dit maakt nauwkeurige marge-analyses per productcategorie mogelijk zonder handmatige verdeelsleutels.
Eenvoudiger periodeafsluiting: Doordat alle Formitable-omzet en betalingen automatisch in SAP belanden, verloopt de maand- en kwartaalafsluiting sneller en met minder handmatige reconciliatie. Accountants werken met volledige, consistente data.

Datastromen

Reserveringsbevestigingen naar SAP-verwachte omzet: Bevestigde reserveringen in Formitable worden vertaald naar een omzetprognose in SAP Business One, uitgesplitst per dienst, datum en omzetcategorie voor betere operationele planning.
Aanbetalingen en deposito's naar SAP-debiteuren: Financiële transacties uit Formitable, zoals aanbetalingen bij reservering, worden automatisch geboekt als openstaande post in de SAP-debiteurenadministratie met de juiste btw-behandeling.
Gerealiseerde omzet naar SAP-grootboek: Na afloop van een dienst wordt de gerealiseerde omzet per reservering of tafel van Formitable naar SAP Business One gestuurd en geboekt op de correcte grootboekrekeningen per omzetcategorie.
Gastprofielen naar SAP-relatiebestand: Klantgegevens uit Formitable worden gesynchroniseerd naar het relatiebestand van SAP Business One, inclusief bezoekhistorie en voorkeuren, voor gebruik in CRM-processen en marketingcampagnes.
No-shows en annuleringen naar SAP-correctieboekingen: No-shows en annuleringen inclusief eventuele annuleringskosten worden automatisch als correctieboeking verwerkt in SAP Business One, zodat de financiële administratie altijd de werkelijkheid weerspiegelt.

Resultaten

100% automatisch: Omzet van horeca naar ERP zonder handmatige invoer
Real-time voorraad: Verbruik en financiele waarde altijd gesynchroniseerd
Minder derving: Snellere signalering van voorraadverschillen

Technische details

Omzetsynchronisatie
Voorraadverbruik
Inkoopautomatisering
BTW-verdeling
Betaalwijzen
Dagafsluiting

Veelgestelde vragen

Werkt de integratie ook met de nieuwe Zenchef-versie van Formitable?: Ja, Formitable is overgenomen door Zenchef maar het platform blijft operationeel onder beide namen. SyncIT ondersteunt de actuele API van het platform, ongeacht de branding, zodat de integratie ook na eventuele naamswijzigingen blijft werken.
Hoe worden no-shows financieel verwerkt in SAP Business One?: No-shows worden door SyncIT doorgegeven aan SAP Business One. Als er een aanbetaling is gedaan die niet wordt terugbetaald, wordt dit als inkomstenboeking verwerkt. Terugbetalingen bij annulering worden als creditering geboekt.
Kan de integratie omgaan met arrangementen die meerdere omzetcategorieën bevatten?: Ja, SyncIT verdeelt arrangementen automatisch over de juiste omzetcategorieën in SAP Business One op basis van vooraf ingestelde verdeelsleutels. Zo blijft de marge per categorie (eten, drinken, overnachting) inzichtelijk.
Worden groepsreserveringen anders behandeld dan individuele reserveringen?: SyncIT herkent groepsreserveringen in Formitable en kan deze als één verkooporder met meerdere regels aanmaken in SAP Business One. Dit maakt facturatie aan zakelijke gasten of eventorganisatoren eenvoudiger.
Hoe wordt omgegaan met betalingen via verschillende betaalmethodes in Formitable?: SyncIT maakt onderscheid tussen betaalmethodes (iDEAL, creditcard, pin) die via Formitable worden verwerkt en boekt elke betaalmethode naar de juiste tegenrekening in SAP Business One voor correcte bankreconciliatie.

Over SAP Business One

ERP-systeem voor kleine en middelgrote bedrijven. Financiën, verkoop, inkoop, voorraadbeheer en productie.

Over Formitable

Nederlands reserveringsplatform voor restaurants. Tafelreserveringen, VIP-beheer en vooruitbetalingen.

SAP Business One en Formitable integreren?

Ontdek hoe SyncIT Formitable en SAP Business One integreert voor automatische omzetverwerking en voorraadbeheer.