Wat kost een systeemintegratie?

De kosten hangen af van de complexiteit. Een eenvoudige integratie tussen twee systemen start vanaf een paar honderd euro. Complexere multi-systeem integraties worden op maat geoffreerd na een gratis adviesgesprek.

Hoe lang duurt het bouwen van een integratie?

Een standaard integratie is binnen 1-2 weken operationeel. Complexere projecten kunnen 4-8 weken duren, afhankelijk van het aantal systemen en de gewenste functionaliteit.

Welke systemen kan SyncIT integreren?

SyncIT integreert alle gangbare bedrijfssystemen: ERP (AFAS, Exact Online, SAP), e-commerce (Shopify, WooCommerce, Magento), CRM (Salesforce, HubSpot), logistiek (Picqer, Sendcloud) en meer. Als een systeem een API heeft, kunnen wij er mee integreren.

Bieden jullie onderhoud en support?

Ja, wij bieden doorlopend onderhoud en monitoring van integraties. Bij storingen worden deze snel opgelost. Je krijgt een vast aanspreekpunt voor al je vragen.

Werken jullie ook met systemen die niet in de lijst staan?

Ja, als een systeem een API heeft kunnen wij er mee integreren. Neem contact op voor de mogelijkheden. We hebben ervaring met tientallen verschillende systemen en API-standaarden.

Worden bestaande contacten ook gesynchroniseerd of alleen nieuwe?

Dit is configureerbaar. Je kunt kiezen voor een eenmalige initiële synchronisatie van bestaande contacten, gevolgd door continue synchronisatie van nieuwe en gewijzigde records. Zo start je met een schone, consistente database in beide systemen.

Wat gebeurt er als een factuur in Moneybird handmatig aangepast wordt?

Wijzigingen die handmatig worden doorgevoerd in Moneybird worden niet automatisch teruggesynchroniseerd naar HubSpot, tenzij je dit specifiek configureert. De integratie is flexibel in te stellen op basis van jouw bedrijfsproces.

Welke Moneybird-entiteiten worden ondersteund in de integratie?

De integratie ondersteunt facturen, offertes, contacten, producten en betalingen. Dit zijn de kernonderdelen die nodig zijn voor een complete aansluiting tussen je CRM-proces en je boekhouding.

Is de integratie geschikt voor zowel kleine bedrijven als grotere organisaties?

Ja, de integratie is schaalbaar. Kleine ondernemers profiteren van tijdsbesparing op administratie, terwijl grotere organisaties de integratie kunnen uitbreiden met geavanceerde workflow-automatisering en meerdere gebruikers.

Hoe zit het met btw-verwerking bij automatisch aangemaakte facturen?

De btw-instellingen worden overgenomen uit de productconfiguratie in Moneybird. Zolang producten correct zijn ingesteld met het juiste btw-tarief, worden automatisch aangemaakte facturen ook correct aangemaakt.

Moneybird + HubSpot koppeling

Verbind je Moneybird boekhouding direct met HubSpot CRM en elimineer dubbele dataentry. Facturen worden automatisch aangemaakt zodra een deal gewonnen is, contacten blijven gesynchroniseerd en je verkoopteam heeft altijd actuele financiële informatie bij de hand.

Het probleem

Bedrijven die HubSpot gebruiken als CRM en Moneybird als boekhoudpakket, lopen tegen een hardnekkig probleem aan: beide systemen werken volledig los van elkaar. Zodra een deal in HubSpot gewonnen wordt, moet iemand handmatig inloggen in Moneybird om een factuur aan te maken. Contactgegevens worden dubbel bijgehouden, waardoor afwijkingen onvermijdelijk zijn. Een adreswijziging in HubSpot wordt niet automatisch overgenomen in Moneybird en omgekeerd. Dit leidt tot fouten op facturen, vertraagde verzending en extra werk voor zowel het verkoopteam als de administratie. Accountmanagers missen financieel inzicht tijdens klantgesprekken omdat openstaande facturen alleen zichtbaar zijn in Moneybird. Kleine bedrijven besteden gemiddeld meerdere uren per week aan het overzetten van gegevens tussen deze twee systemen, tijd die beter besteed kan worden aan het binnenhalen van nieuwe klanten. Naarmate het bedrijf groeit, neemt dit probleem exponentieel toe en worden fouten duurder.

De oplossing

Met een integratie tussen Moneybird en HubSpot worden beide systemen één samenhangend geheel. Zodra een deal in HubSpot de status 'gewonnen' krijgt, wordt er automatisch een factuur of offerte aangemaakt in Moneybird, inclusief de juiste contactgegevens, producten en prijzen uit de deal. Nieuwe contacten en bedrijven die in HubSpot worden aangemaakt, verschijnen direct ook in Moneybird zodat je administratie altijd actueel is. Betalingsstatus vanuit Moneybird kan teruggesynchroniseerd worden naar HubSpot, zodat accountmanagers direct zien welke klanten een openstaande factuur hebben. Dealinformatie zoals offertewaarde en factuurdatum is zichtbaar binnen het HubSpot contactprofiel, waardoor commerciële teams en de boekhouding met dezelfde actuele data werken. De integratie vermindert handmatige invoer drastisch, verkleint de kans op fouten en zorgt voor een soepele overdracht van sales naar finance. Rapportages worden betrouwbaarder doordat omzetcijfers uit Moneybird direct aansluiten op de pipeline in HubSpot.

Voordelen van de Moneybird + HubSpot koppeling

Automatische facturatie bij gewonnen deals: Zodra een deal in HubSpot als gewonnen wordt gemarkeerd, maakt de integratie automatisch een factuur aan in Moneybird. Dit bespaart tijd en voorkomt dat facturen vergeten worden.
Gesynchroniseerde contactgegevens: Klantgegevens worden automatisch gesynchroniseerd tussen HubSpot en Moneybird. Een wijziging in het ene systeem wordt direct doorgevoerd in het andere, zonder handmatige actie.
Financieel inzicht voor het verkoopteam: Accountmanagers kunnen openstaande facturen en betalingsstatus direct vanuit HubSpot bekijken, zonder te hoeven wisselen naar Moneybird. Dit versterkt klantgesprekken en versnelt debiteurenbeheer.
Minder administratiefouten: Doordat data maar één keer ingevoerd wordt en automatisch gesynchroniseerd wordt, verdwijnen typefouten en discrepanties tussen je CRM en boekhoudsysteem nagenoeg volledig.
Schaalbaar met je bedrijfsgroei: Of je nu tien of duizend deals per maand verwerkt, de integratie schaalt mee. Groei je team en je klantenbestand zonder dat de administratieve last toeneemt.

Datastromen

: Wanneer een deal in HubSpot de fase 'gewonnen' bereikt, wordt automatisch een concept-factuur aangemaakt in Moneybird met de dealgegevens, klantinformatie en productregels.
: Nieuwe of gewijzigde contacten en bedrijven in HubSpot worden automatisch aangemaakt of bijgewerkt in Moneybird, inclusief adres, e-mailadres en telefoonnummer.
: Betalingsupdates uit Moneybird, zoals 'betaald' of 'vervallen', worden teruggesynchroniseerd naar HubSpot zodat het verkoopteam de financiële status van elke klant altijd inziet.
: Bij een nieuwe HubSpot deal in een specifieke pipelinefase wordt automatisch een offerte in Moneybird aangemaakt, klaar om te versturen naar de prospect.

Resultaten

80%: Minder handmatige facturatie
0: Dubbele klantdata-invoer
100%: Factuurstatus zichtbaar in CRM
4 uur: Tijdsbesparing per week

Technische details

Deal-naar-factuur automatisering
Bidirectionele klantsync
Betalingsstatus in CRM
Omzetrapportage

Veelgestelde vragen

Worden bestaande contacten ook gesynchroniseerd of alleen nieuwe?: Dit is configureerbaar. Je kunt kiezen voor een eenmalige initiële synchronisatie van bestaande contacten, gevolgd door continue synchronisatie van nieuwe en gewijzigde records. Zo start je met een schone, consistente database in beide systemen.
Wat gebeurt er als een factuur in Moneybird handmatig aangepast wordt?: Wijzigingen die handmatig worden doorgevoerd in Moneybird worden niet automatisch teruggesynchroniseerd naar HubSpot, tenzij je dit specifiek configureert. De integratie is flexibel in te stellen op basis van jouw bedrijfsproces.
Welke Moneybird-entiteiten worden ondersteund in de integratie?: De integratie ondersteunt facturen, offertes, contacten, producten en betalingen. Dit zijn de kernonderdelen die nodig zijn voor een complete aansluiting tussen je CRM-proces en je boekhouding.
Is de integratie geschikt voor zowel kleine bedrijven als grotere organisaties?: Ja, de integratie is schaalbaar. Kleine ondernemers profiteren van tijdsbesparing op administratie, terwijl grotere organisaties de integratie kunnen uitbreiden met geavanceerde workflow-automatisering en meerdere gebruikers.
Hoe zit het met btw-verwerking bij automatisch aangemaakte facturen?: De btw-instellingen worden overgenomen uit de productconfiguratie in Moneybird. Zolang producten correct zijn ingesteld met het juiste btw-tarief, worden automatisch aangemaakte facturen ook correct aangemaakt.

Over Moneybird

De populairste online boekhoudsoftware van Nederland. Automatiseer je facturen, btw-aangifte en bankrekeningen.

Over HubSpot

Populairste CRM voor het MKB. Marketing, sales, klantenservice en CMS in één gratis platform.

Moneybird en HubSpot automatisch laten samenwerken?

Ontdek hoe SyncIT HubSpot-deals automatisch omzet naar Moneybird-facturen met volledig debiteurenbeheer.