Wat kost een systeemintegratie?

De kosten hangen af van de complexiteit. Een eenvoudige integratie tussen twee systemen start vanaf een paar honderd euro. Complexere multi-systeem integraties worden op maat geoffreerd na een gratis adviesgesprek.

Hoe lang duurt het bouwen van een integratie?

Een standaard integratie is binnen 1-2 weken operationeel. Complexere projecten kunnen 4-8 weken duren, afhankelijk van het aantal systemen en de gewenste functionaliteit.

Welke systemen kan SyncIT integreren?

SyncIT integreert alle gangbare bedrijfssystemen: ERP (AFAS, Exact Online, SAP), e-commerce (Shopify, WooCommerce, Magento), CRM (Salesforce, HubSpot), logistiek (Picqer, Sendcloud) en meer. Als een systeem een API heeft, kunnen wij er mee integreren.

Bieden jullie onderhoud en support?

Ja, wij bieden doorlopend onderhoud en monitoring van integraties. Bij storingen worden deze snel opgelost. Je krijgt een vast aanspreekpunt voor al je vragen.

Werken jullie ook met systemen die niet in de lijst staan?

Ja, als een systeem een API heeft kunnen wij er mee integreren. Neem contact op voor de mogelijkheden. We hebben ervaring met tientallen verschillende systemen en API-standaarden.

Wordt een nieuwe huurder automatisch aangemaakt in Exact Online als het contract in Kolibri wordt afgesloten?

Ja. Zodra een huurcontract in Kolibri wordt geactiveerd, wordt de huurder automatisch als debiteur aangemaakt in Exact Online inclusief alle relevante contactgegevens en contractinformatie.

Hoe worden maandelijkse huurpenningen verwerkt?

Op basis van de contractgegevens in Kolibri worden periodieke huurfacturen automatisch aangemaakt en verstuurd vanuit Exact Online. De boekhouder hoeft hier geen handmatige actie voor te ondernemen.

Worden huurindexaties ook automatisch doorgevoerd in de boekhouding?

Ja. Wanneer u een huurindexatie of prijsaanpassing verwerkt in Kolibri, wordt dit automatisch doorgegeven aan Exact Online zodat volgende facturen direct de bijgewerkte huurprijs bevatten.

Hoe weet ik welke huurders achterstallig zijn?

Betalingen die via de bankkoppeling in Exact Online worden gematcht, worden teruggesynchroniseerd naar Kolibri. U ziet direct in uw Kolibri-omgeving welke huurders op tijd hebben betaald en wie achterstallig is.

Ondersteunt de integratie meerdere btw-tarieven voor servicekosten?

Ja. De integratie verwerkt btw-specificaties op regelniveau, inclusief verschillende tarieven voor kale huurprijs en servicekosten, conform de Nederlandse btw-wetgeving voor de vastgoedsector.

Kolibri + Exact Online koppeling

Verbind Kolibri makelaarsoftware met Exact Online en laat huurcontracten, verhuuropbrengsten en debiteurenadministratie automatisch synchroniseren. Uw vastgoedadministratie en boekhouding spreken voortaan dezelfde taal — zonder dubbele invoer.

Het probleem

Makelaars en vastgoedbeheerders die Kolibri gebruiken voor hun dagelijkse CRM-werkzaamheden — van objectbeheer en huurcontracten tot klantcommunicatie en inspecties — worden geconfronteerd met een administratieve kloof richting hun financiële boekhouding in Exact Online. Elke nieuw afgesloten huurcontract moet handmatig als debiteur en als periodieke factuurregel worden ingevoerd in Exact Online. Wijzigingen in huurprijzen, contractverlengingen of voortijdige beëindigingen worden bijgewerkt in Kolibri maar bereiken Exact Online niet automatisch. Dit leidt tot een administratie die nooit volledig synchroon loopt: boekhoudkundige gegevens wijken af van de actuele contractsituatie in Kolibri, openstaande huurdebiteuren worden te laat gesignaleerd en huurindexaties worden vergeten te verwerken. De boekhouder besteedt wekelijks meerdere uren aan het handmatig verwerken van mutaties die Kolibri al exact bijhoudt.

De oplossing

De integratie tussen Kolibri en Exact Online slaat een directe brug tussen uw vastgoedadministratie en uw financiële boekhouding. Wanneer een huurcontract in Kolibri wordt afgesloten, wordt de huurder automatisch aangemaakt als debiteur in Exact Online en wordt een periodieke factuurplanning ingesteld. Maandelijkse huurpenningen worden automatisch gefactureerd vanuit Exact Online op basis van de contractgegevens in Kolibri, inclusief servicekosten en btw-specificaties. Contractwijzigingen zoals huurprijsaanpassingen of verlengingen worden direct doorgevoerd in de factuurinstellingen in Exact Online. Ontvangen huurbetalingen die in Exact Online worden gematcht via de bankkoppeling, komen terug als betaalstatus in Kolibri zodat de makelaar weet welke huurders achterstallig zijn. Uw boekhouder heeft altijd een complete en actuele huuradministratie zonder handmatige invoer.

Voordelen van de Kolibri + Exact Online koppeling

Automatische debiteurenaanmaak bij huurcontracten: Elke nieuwe huurder die in Kolibri een contract tekent, wordt direct als debiteur aangemaakt in Exact Online inclusief contactgegevens en contractreferentie — zonder handmatige actie van de boekhouder.
Periodieke huurfacturen zonder handmatig werk: Op basis van de contractgegevens in Kolibri worden maandelijkse huurpenningen automatisch gefactureerd vanuit Exact Online, inclusief servicekosten, btw-specificatie en de correcte grootboekrekening.
Directe verwerking van contractwijzigingen: Huurprijsaanpassingen, indexaties of contractverlengingen die in Kolibri worden bijgewerkt, worden automatisch doorgevoerd in de factuurinstellingen in Exact Online zodat de boekhouding altijd overeenkomt met de actuele contractsituatie.
Realtime inzicht in openstaande huurdebiteuren: Betalingen die via de bankkoppeling in Exact Online worden verwerkt, worden teruggesynchroniseerd naar Kolibri. Zo weten makelaars en beheerders altijd wie er achterstallig is en kunnen zij tijdig actie ondernemen.
Volledige audittrail voor vastgoedbeheer: Alle contractmutaties, facturen en betalingen zijn traceerbaar in zowel Kolibri als Exact Online, wat de controle voor accountants vereenvoudigt en zorgt voor transparantie richting eigenaren en investeerders.

Datastromen

: Bij het afsluiten van een huurcontract in Kolibri wordt de huurder automatisch aangemaakt als debiteur in Exact Online inclusief NAW-gegevens, contractnummer en ingangsdatum.
: Contractgegevens zoals huurprijs, servicekosten, btw-percentage en looptijd worden gesynchroniseerd naar Exact Online om de periodieke factuurplanning automatisch in te richten.
: Wijzigingen in huurprijzen, indexaties of verlengingen worden vanuit Kolibri doorgegeven aan Exact Online zodat toekomstige facturen direct de juiste bedragen bevatten.
: Ontvangen huurbetalingen die in Exact Online worden gematcht met openstaande facturen, worden als betaalstatus teruggestuurd naar Kolibri zodat makelaars realtime overzicht hebben over openstaande betalingen.
: Bij het beëindigen van een huurcontract in Kolibri worden eindafrekeningen automatisch doorgestuurd naar Exact Online voor correcte verwerking van servicekosten, borg en eventuele correctiefacturen.

Resultaten

Actuele administratie: Huurinkomsten automatisch geboekt.
Foutloze afrekening: Servicekosten correct verdeeld.

Technische details

Huurinkomsten automatisch boeken
Onderhoudskosten synchroniseren
Servicekosten doorberekenen
Debiteurenadministratie bijwerken

Veelgestelde vragen

Wordt een nieuwe huurder automatisch aangemaakt in Exact Online als het contract in Kolibri wordt afgesloten?: Ja. Zodra een huurcontract in Kolibri wordt geactiveerd, wordt de huurder automatisch als debiteur aangemaakt in Exact Online inclusief alle relevante contactgegevens en contractinformatie.
Hoe worden maandelijkse huurpenningen verwerkt?: Op basis van de contractgegevens in Kolibri worden periodieke huurfacturen automatisch aangemaakt en verstuurd vanuit Exact Online. De boekhouder hoeft hier geen handmatige actie voor te ondernemen.
Worden huurindexaties ook automatisch doorgevoerd in de boekhouding?: Ja. Wanneer u een huurindexatie of prijsaanpassing verwerkt in Kolibri, wordt dit automatisch doorgegeven aan Exact Online zodat volgende facturen direct de bijgewerkte huurprijs bevatten.
Hoe weet ik welke huurders achterstallig zijn?: Betalingen die via de bankkoppeling in Exact Online worden gematcht, worden teruggesynchroniseerd naar Kolibri. U ziet direct in uw Kolibri-omgeving welke huurders op tijd hebben betaald en wie achterstallig is.
Ondersteunt de integratie meerdere btw-tarieven voor servicekosten?: Ja. De integratie verwerkt btw-specificaties op regelniveau, inclusief verschillende tarieven voor kale huurprijs en servicekosten, conform de Nederlandse btw-wetgeving voor de vastgoedsector.

Over Kolibri

Vastgoedbeheersysteem voor woningcorporaties en vastgoedbeheerders. SyncIT is een onafhankelijke partij en is niet gelieerd aan of gecertificeerd door de maker van dit systeem. Alle genoemde merknamen zijn eigendom van hun respectieve houders.

Over Exact Online

Cloud boekhoudpakket

Vastgoedadministratie automatiseren?

Koppel Kolibri aan Exact Online voor foutloze financiële verwerking.