IFS Cloud + Transsmart koppeling

De SyncIT integratie tussen IFS Cloud en Transsmart verbindt het enterprise ERP-platform van IFS met het multi-carrier transportmanagementsysteem van Transsmart. Verzendopdrachten, track-and-trace informatie en transportkosten worden automatisch uitgewisseld tussen beide systemen. Zo verloopt je logistieke operatie efficienter, sneller en zonder handmatige tussenkomst.

SyncIT koppelt IFS Cloud en Transsmart zodat verzendopdrachten, track-and-trace statussen en transportkosten automatisch worden uitgewisseld tussen je ERP en het multi-carrier verzendplatform. Het resultaat is een volledig geautomatiseerde logistieke keten van ordergoedkeuring tot bezorgbevestiging, zonder handmatig schakelen tussen systemen.

Het probleem

Bedrijven die IFS Cloud gebruiken voor hun enterprise resource planning en Transsmart voor het beheren van verzendingen via meerdere vervoerders, werken dagelijks met twee systemen die essentiele logistieke data bevatten maar niet automatisch communiceren. Orders aangemaakt in IFS Cloud moeten handmatig of via omslachtige bestandsuitwisseling worden doorgezet naar Transsmart voor het aanmaken van verzenddocumenten en het selecteren van de juiste vervoerder. Track-and-trace statussen die Transsmart ontvangt van vervoerders zoals DHL, DPD en PostNL, zijn niet automatisch beschikbaar in IFS Cloud, waardoor klantenservicemedewerkers moeten schakelen tussen systemen om bezorgstatus op te zoeken. Transportkosten worden niet automatisch gematcht aan de oorspronkelijke orders in IFS Cloud, waardoor financiele afstemming handmatig en tijdrovend is. Bij hoge ordervolumes leidt dit tot vertragingen, fouten in verzenddocumenten en onnodig hoge personeelskosten voor logistieke afhandeling.

De oplossing

SyncIT bouwt een naadloze integratie tussen IFS Cloud en Transsmart via de Transsmart API en het IFS Connect integration framework. Zodra een verkooporder in IFS Cloud is goedgekeurd voor verzending, wordt automatisch een verzendopdracht aangemaakt in Transsmart inclusief alle relevante orderdetails, adresgegevens en speciale instructies. Transsmart selecteert op basis van jouw configuratie de optimale vervoerder en service, en stuurt het gegenereerde verzendetiket en track-and-trace nummer direct terug naar IFS Cloud. De bezorgstatus wordt continu bijgewerkt in IFS Cloud zodat klantenservice en logistiek altijd realtime inzicht hebben zonder in Transsmart te hoeven inloggen. Transportkosten die worden berekend door Transsmart worden automatisch toegewezen aan de betreffende orders en klanten in IFS Cloud, inclusief de juiste financiele boekingen. Retouropdrachten en reclamaties worden eveneens bidirectioneel gesynchroniseerd. Het resultaat is een volledig geautomatiseerde verzendoperatie die schaalt met je ordervolume.

Voordelen van de IFS Cloud + Transsmart koppeling

• Volledig geautomatiseerde verzendworkflow: Van orderbevestiging in IFS Cloud tot verzendetiket in Transsmart verloopt alles automatisch. Logistiek medewerkers hoeven geen data over te typen of bestanden te importeren, wat fouten elimineert en verwerkingstijd drastisch reduceert.
• Realtime track-and-trace in IFS Cloud: Bezorgstatussen van alle vervoerders worden automatisch teruggekoppeld vanuit Transsmart naar IFS Cloud. Klantenservice heeft altijd actuele bezorginformatie beschikbaar zonder tussen systemen te hoeven schakelen.
• Optimale vervoerdersselectie: Transsmart selecteert automatisch de beste vervoerder op basis van prijs, snelheid en servicegebied. Deze intelligente keuze wordt volledig geautomatiseerd getriggerd vanuit IFS Cloud, waardoor transportkosten worden geoptimaliseerd.
• Automatische transportkostenverwerking: Transportkosten berekend door Transsmart worden direct gematcht aan orders in IFS Cloud en automatisch geboekt in de financiele administratie. Geen handmatige factuurverwerking meer voor vervoerderskosten.
• Schaalbaarheid bij groeien ordervoluomes: De automatische integratie schaalt moeiteloos mee met toenemende ordervoluomes. Of je nu honderd of tienduizend orders per dag verwerkt, de integratie tussen IFS Cloud en Transsmart presteert consistent zonder extra handmatige inspanning.

Datastromen

• Verzendopdrachten van IFS Cloud naar Transsmart: Goedgekeurde verkooporders en verzendopdrachten vanuit IFS Cloud worden automatisch doorgezonden naar Transsmart, inclusief adresgegevens, pakketspecificaties, gewicht en eventuele speciale leveringsinstructies.
• Verzendetiketten en tracking van Transsmart naar IFS Cloud: Gegenereerde verzendetiketten en track-and-trace nummers vanuit Transsmart worden automatisch gekoppeld aan de betreffende orders in IFS Cloud en beschikbaar gesteld aan klantenservice en de klant zelf.
• Bezorgstatussen van vervoerders via Transsmart naar IFS Cloud: Realtime bezorgstatussen van aangesloten vervoerders worden via Transsmart continu gesynchroniseerd naar IFS Cloud, zodat orderstatus altijd actueel is voor interne teams en klantcommunicatie.
• Transportkosten van Transsmart naar IFS Cloud financien: Berekende en gefactureerde transportkosten per verzending worden vanuit Transsmart gesynchroniseerd naar IFS Cloud en automatisch geboekt op de juiste orders, klanten en kostenplaatsen.
• Retouropdrachten tussen IFS Cloud en Transsmart: Retouraanvragen geregistreerd in IFS Cloud worden automatisch verwerkt als retouropdrachten in Transsmart. Retouretiketten en statussen worden teruggekoppeld naar IFS Cloud voor volledige retourverwerking.

Resultaten

• Geen handwerk: Verzendetiketten direct vanuit IFS Cloud
• Real-time tracking: Transsmart-status automatisch in IFS Cloud
• Pakketdata correct: Gewicht en afmetingen foutloos doorgestuurd

Technische details

• IFS Cloud orderdata-extractie
• Transsmart label-generatie
• Gewicht en afmetingen sync
• Tracking-terugkoppeling
• Carrier-selectie
• Barcode terugschrijven

Zo werkt de IFS Cloud + Transsmart koppeling - stap voor stap

1. Adviesgesprek: We inventariseren welke IFS Cloud-ordertypen en Transsmart-verzendprofielen je wilt verbinden. Denk aan het aantal vervoerders, verzendregels op basis van gewicht of bestemming, retourprocessen en de gewenste terugkoppeling van track-and-trace data naar IFS Cloud.
2. Datamapping: We brengen in kaart hoe IFS Cloud-verkooporders, afleveradressen en productgewichten worden vertaald naar Transsmart-verzendopdrachten, en hoe Transsmart-verzendetiketten, track-and-trace nummers en transportkosten terugvloeien naar IFS Cloud Order Management en General Ledger.
3. Bouw in testomgeving: In een testomgeving simuleren we scenario's zoals een IFS Cloud-verkooporder die automatisch een Transsmart-zending aanmaakt bij de juiste vervoerder, een track-and-trace update die terugvloeit naar IFS Cloud, en een retouropdracht die bidirectioneel wordt verwerkt.
4. Acceptatietest: Jij keurt een testorder goed in IFS Cloud en controleert of Transsmart automatisch het juiste verzendetiket genereert bij de gewenste vervoerder. We valideren ook of track-and-trace statussen en transportkosten correct worden teruggeschreven naar IFS Cloud.
5. Livegang: Na akkoord activeren we de productie-integratie. Vanaf dat moment worden alle goedgekeurde verzendopdrachten automatisch doorgestuurd naar Transsmart en stromen track-and-trace statussen en transportkosten terug naar IFS Cloud.
6. Monitoring en onderhoud: SyncIT bewaakt de integratie 24/7 op verzendfouten, statusvertragingen en vervoerdersproblemen. Bij API-wijzigingen van IFS Cloud of Transsmart passen wij de integratie proactief aan, volledig binnen je abonnement.

SyncIT vergeleken met alternatieven

Criterium	SyncIT	Handmatig / Excel	Zapier	Transsmart handmatige upload
Automatische verzendopdracht vanuit ERP	Ja	Nee	Nee	Nee
Realtime track-and-trace terugkoppeling	Ja	Nee	Nee	deels
Multi-carrier vervoerdersselectie	Ja	Nee	Nee	Ja
Transportkosten-allocatie naar orders	Ja	Nee	Nee	Nee
Retourverwerking bidirectioneel	Ja	Nee	Nee	Nee
Multi-administratie support	Ja	Nee	Nee	Nee
Monitoring en support	Ja	Nee	deels	deels
Directe setup zonder ontwikkeltraject	Nee	Ja	deels	Ja

Wat kost deze koppeling?

Elke IFS Cloud x Transsmart koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model: - Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal vervoerders en verzendprofielen, het dagelijkse ordervolume en de complexiteit van de retourverwerking. - Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer IFS Cloud of Transsmart hun API wijzigen. Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.

Veelgestelde vragen

Welke vervoerders zijn beschikbaar via de Transsmart integratie met IFS Cloud?

Transsmart biedt toegang tot meer dan 100 vervoerders, waaronder DHL, DPD, PostNL, UPS, FedEx en GLS. Via de SyncIT integratie zijn alle door Transsmart ondersteunde vervoerders beschikbaar vanuit IFS Cloud, zonder aparte integraties per vervoerder.

Hoe worden adresvalidaties uitgevoerd bij de integratie?

Transsmart voert automatisch adresvalidatie uit op afleveradressen die vanuit IFS Cloud worden aangeleverd. Bij onjuiste of onvolledige adressen wordt een foutmelding teruggestuurd naar IFS Cloud zodat correctie mogelijk is voor verzending.

Ondersteunt de integratie ook internationale verzendingen?

Ja, SyncIT en Transsmart ondersteunen internationale verzendingen inclusief douanedocumentatie, douaneaangiften en specifieke eisen per land. IFS Cloud-orders voor internationale bestemmingen worden automatisch voorzien van de juiste verzenddocumenten.

Kan ik vanuit IFS Cloud zien welke vervoerder Transsmart heeft geselecteerd?

Ja, de geselecteerde vervoerder, het serviceniveau en de bijbehorende kosten worden door SyncIT teruggestuurd naar het betreffende order in IFS Cloud. Je hebt volledig inzicht in de vervoerderskeuze per zending.

Hoe wordt de integratie geconfigureerd voor verschillende productcategorieen of verzendprofielen?

SyncIT ondersteunt de configuratie van meerdere verzendprofielen. Op basis van producttype, gewicht, bestemming of klantafspraken in IFS Cloud worden automatisch de juiste verzendregels en vervoerdersvoorkeuren toegepast in Transsmart.

Worden verzendetiketten automatisch gegenereerd en beschikbaar in IFS Cloud?

Ja, zodra Transsmart het verzendetiket heeft aangemaakt, wordt het label inclusief barcode en track-and-trace nummer automatisch teruggestuurd naar IFS Cloud. Magazijnmedewerkers kunnen het etiket direct printen vanuit het ERP-systeem zonder Transsmart te openen.

Wat kost een IFS Cloud Transsmart koppeling?

We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.

Over IFS Cloud

Cloud ERP voor manufacturing en servicegerichte bedrijven. Asset management, field service en supply chain.

Over Transsmart

Multi-carrier platform (nShift) met meer dan 300 carrier integraties.

IFS Cloud aan Transsmart integreren?

Ontdek hoe SyncIT je IFS Cloud-verzendproces met Transsmart automatiseert.