IFS Cloud + Toggl Track koppeling
Integreer Toggl Track naadloos met IFS Cloud ERP via SyncIT. Tijdregistraties die medewerkers in Toggl Track vastleggen, worden automatisch gesynchroniseerd naar de project- en financiële modules van IFS Cloud, voor realtime inzicht in projectkosten en personeelsinzet.
SyncIT koppelt IFS Cloud en Toggl Track zodat tijdregistraties van medewerkers automatisch worden vertaald naar projectboekingen, kostenallocaties en factureerbare uren in je ERP-systeem. Het resultaat is actuele sturingsinformatie voor projectmanagers en controllers, zonder handmatige exports of reconciliatie aan het einde van de maand.
Het probleem
Organisaties die IFS Cloud gebruiken voor projectbeheer, financien en resourceplanning, maar hun medewerkers laten werken met Toggl Track voor dagelijkse tijdregistratie, opereren feitelijk met twee losstaande datasilo's. In Toggl Track worden uren bijgehouden per project en taak, maar deze informatie stroomt niet automatisch door naar IFS Cloud, waar projectcontrollers de werkelijke kosten bewaken en projectrendementen analyseren. De handmatige brug tussen beide systemen bestaat uit periodieke exports uit Toggl Track die vervolgens worden geimporteerd in IFS Cloud, een proces dat arbeidsintensief is, altijd vertraging kent en gevoelig is voor interpretatiefouten. Projectmanagers missen hierdoor actuele sturingsinformatie, correcte projectfacturatie loopt achter, en bij maandeinden ontstaat een piek aan administratief werk om beide systemen met elkaar te reconcilieren.
De oplossing
SyncIT bouwt een geautomatiseerde en bidirectionele brug tussen Toggl Track en IFS Cloud die de operationele tijdregistratie van medewerkers direct verbindt met de financiele en projectadministratie in je ERP. Medewerkers starten en stoppen timers in Toggl Track op hun desktop, browser of mobiel. SyncIT verwerkt de vastgelegde tijdregistraties en vertaalt ze naar de juiste tijdboekingen in IFS Cloud, gekoppeld aan de correcte projectcodes, activiteiten, kostensoorten en medewerkerprofielen. Projecten die in IFS Cloud worden aangemaakt, worden gesynchroniseerd naar Toggl Track zodat medewerkers altijd uren kunnen registreren op actuele en correcte projectcodes. Factureerbare uren worden automatisch overgedragen voor verwerking in de IFS Cloud-facturatiecyclus. Het resultaat is een realtime verbinding tussen operationele tijdregistratie en strategisch projectbeheer.
Voordelen van de IFS Cloud + Toggl Track koppeling
- Tijdregistratie die aansluit op ERP-processen: Uren die medewerkers in Toggl Track registreren, worden automatisch verwerkt in de projectmodule van IFS Cloud. Hierdoor zijn projectkosten altijd actueel en kunnen projectmanagers op basis van realtime data bijsturen.
- Accurate projectfacturatie zonder vertraging: Factureerbare uren uit Toggl Track worden automatisch overgedragen naar IFS Cloud voor verwerking in de facturatieworkflow. U verliest geen gefactureerde uren meer door administratieve vertragingen of menselijke fouten.
- Gebruiksgemak van Toggl Track behouden: Toggl Track is populair bij professionals vanwege de eenvoudige interface en de mogelijkheid om tijd te registreren via desktop, browser-extensie of mobiel. Medewerkers werken in hun vertrouwde tool, terwijl de data automatisch in IFS Cloud terechtkomt.
- Geautomatiseerde projectstructuursynchronisatie: Nieuwe projecten en taken die in IFS Cloud worden aangemaakt, worden automatisch beschikbaar gesteld in Toggl Track. Dit elimineert het handmatig aanmaken van projecten in twee systemen en voorkomt dat medewerkers uren boeken op verouderde of incorrecte projectcodes.
- Drastische vermindering van administratieve last: Maandelijkse reconciliatie, handmatige exports en imports, en het corrigeren van boekhoudkundige afwijkingen behoren tot het verleden. SyncIT automatiseert de volledige datastroom, wat uw team maandelijks uren handmatig werk bespaart.
Datastromen
- Tijdregistraties van Toggl Track naar IFS Cloud: Vastgelegde en goedgekeurde tijdregistraties per medewerker en project worden automatisch vanuit Toggl Track overgedragen naar de tijdregistratie- en projectkostenmodule van IFS Cloud, inclusief alle relevante metadata.
- Projecten en taken van IFS Cloud naar Toggl Track: Projecten, deelprojecten en taken die in IFS Cloud zijn aangemaakt of bijgewerkt, worden automatisch gesynchroniseerd naar Toggl Track zodat medewerkers altijd registreren op actuele projectstructuren.
- Medewerkergegevens van IFS Cloud naar Toggl Track: Nieuwe medewerkers en teamwijzigingen in IFS Cloud HCM worden automatisch doorgegeven aan Toggl Track, inclusief teams, rollen en standaarduurtarieven die relevant zijn voor projectfacturatie.
- Factureerbare uren van Toggl Track naar IFS Cloud: Als factureerbaar gemarkeerde uren in Toggl Track worden direct overgedragen naar IFS Cloud voor verwerking in de projectfacturatiecyclus, gekoppeld aan de juiste contractregels en klantafspraken.
- Budgetstatus van IFS Cloud naar Toggl Track: Projectbudgetten en budgetverbruik vanuit IFS Cloud worden gesynchroniseerd naar Toggl Track, zodat medewerkers en teamleiders direct inzicht hebben in de resterende budgetruimte per project bij het registreren van nieuwe uren.
Resultaten
- 100% automatisch: Projecturen van planning naar ERP zonder handwerk
- Real-time inzicht: Projectkosten en budgetbewaking altijd actueel
- Snellere facturatie: Factureerbare uren direct beschikbaar
Technische details
- Urensynchronisatie
- Factureerbare uren
- Projectbudget-sync
- Medewerker-mapping
- Tarieven en kostprijzen
- Goedkeuringsworkflow
Zo werkt de IFS Cloud + Toggl Track koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We bespreken welke Toggl Track-workspaces en IFS Cloud-projectmodules je wilt verbinden. Denk aan projectstructuren, goedkeuringsworkflows, factureerbare versus niet-factureerbare uren en de gewenste synchronisatiefrequentie.
- Datamapping: We brengen in kaart hoe Toggl Track-projecten, taken en tijdregistraties worden vertaald naar IFS Cloud-entiteiten zoals projectcodes in Project Management, activiteiten, kostensoorten en medewerkerprofielen in Human Resources.
- Bouw in testomgeving: In een testomgeving simuleren we scenario's zoals een nieuwe tijdregistratie in Toggl Track die automatisch als projectboeking verschijnt in IFS Cloud, een nieuw IFS Cloud-project dat als workspace-project in Toggl Track wordt aangemaakt, en de goedkeuringsflow voor urenstaten.
- Acceptatietest: Jij registreert testuren in Toggl Track op verschillende projecten en controleert of de tijdboekingen correct verschijnen in IFS Cloud Project Management met de juiste kostensoort, activiteit en medewerker. We testen ook de terugkoppeling van projectcodes.
- Livegang: Na goedkeuring schakelen we de productie-integratie in. Vanaf dat moment worden alle tijdregistraties uit Toggl Track automatisch verwerkt in IFS Cloud en nieuwe projecten gesynchroniseerd naar Toggl Track.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT bewaakt de integratie 24/7 op synchronisatiefouten, gemiste tijdregistraties en projectmapping-conflicten. Bij API-wijzigingen van IFS Cloud of Toggl Track passen wij de integratie proactief aan, volledig binnen je abonnement.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Toggl Track Reports Export |
|---|
| Automatische tijdregistratie-synchronisatie | Ja | Nee | deels | Nee |
| Bidirectionele projectcode-sync | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Goedkeuringsworkflow-ondersteuning | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Factureerbare uren naar ERP-facturatie | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Medewerker-matching tussen systemen | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke IFS Cloud x Toggl Track koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal gebruikers en projectcodes, de complexiteit van de goedkeuringsworkflows en de vereiste synchronisatiefrequentie.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer IFS Cloud of Toggl Track hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Werkt de integratie met de Toggl Track Enterprise-licentie?
- Ja, SyncIT is compatibel met alle Toggl Track-abonnementen inclusief de Enterprise-tier. Voor grotere organisaties met strikte API-limieten maakt SyncIT gebruik van de ongelimiteerde Enterprise API-toegang die Toggl Track biedt aan Enterprise-klanten.
- Hoe worden projectcodes gematcht tussen Toggl Track en IFS Cloud?
- SyncIT biedt een configureerbare projectmapping waarbij projecten worden gekoppeld op basis van naam, code of een aangepaste sleutel. Je kunt ook automatische mapping instellen zodat nieuwe projecten in IFS Cloud direct als project in Toggl Track verschijnen met de juiste identificatoren.
- Kunnen we instellen dat alleen goedgekeurde uren naar IFS Cloud gaan?
- Ja, SyncIT ondersteunt een goedkeuringsworkflow waarbij alleen uren die in Toggl Track door een leidinggevende of projectmanager zijn goedgekeurd, worden doorgezet naar IFS Cloud. Ongekeurde uren blijven in quarantaine tot ze zijn geaccordeerd.
- Wat is de minimale synchronisatiefrequentie die SyncIT ondersteunt?
- SyncIT ondersteunt synchronisatiefrequenties van eenmaal per dag tot vrijwel realtime, afhankelijk van je wensen en de API-limieten van je Toggl Track-abonnement. Voor Enterprise-klanten is continue synchronisatie met een latentie van enkele minuten standaard beschikbaar.
- Hoe verloopt de implementatie voor een organisatie met honderden Toggl Track-gebruikers?
- SyncIT biedt een begeleide onboarding waarbij projectmappings, gebruikersmatching en synchronisatieregels in overleg worden geconfigureerd. Voor grotere uitrol verzorgt het SyncIT-implementatieteam de initiele bulkinvoer van historische data en de koppeling van alle gebruikers en projecten.
- Worden niet-factureerbare uren ook gesynchroniseerd naar IFS Cloud?
- Ja, je kunt per Toggl Track-project of -tag instellen of uren als factureerbaar of niet-factureerbaar worden overgedragen naar IFS Cloud. Zo houd je in je ERP een volledig beeld van de tijdsbesteding, ook voor interne projecten en overhead.
- Wat kost een IFS Cloud Toggl Track koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over IFS Cloud
Cloud ERP voor manufacturing en servicegerichte bedrijven. Asset management, field service en supply chain.
Over Toggl Track
Tijdregistratie tool met krachtige rapportages. Timer, timesheets en 100+ integraties.
IFS Cloud en Toggl Track integreren?
Ontdek hoe SyncIT Toggl Track en IFS Cloud integreert voor automatische urensynchronisatie en projectfacturatie.