IFS Cloud + Employes koppeling

De integratie tussen IFS Cloud en Employes verbindt uw industriele ERP-omgeving met een gebruiksvriendelijk salarisplatform dat speciaal is ontwikkeld voor het Nederlandse MKB. Personeelsgegevens, uren en contractwijzigingen stromen automatisch van IFS Cloud naar Employes, zodat uw salarisadministratie altijd klopt zonder handmatig overtypen. Zo houdt u grip op zowel uw bedrijfsoperaties als uw personeelskosten vanuit één verbonden ecosysteem.

Het probleem

Organisaties die werken met IFS Cloud als centraal ERP-platform lopen regelmatig tegen een hardnekkig probleem aan: personeelsgegevens leven in twee gescheiden werelden. In IFS Cloud beheert u projecten, assets, werkorders en financiën, terwijl Employes de salarisadministratie en HR-processen voor uw medewerkers afhandelt. Zonder een directe integratie betekent dit dat HR-medewerkers bij elke contractwijziging, nieuwe indiensttreding of functiewijziging dezelfde gegevens handmatig in beide systemen moeten invoeren. Dit kost niet alleen aanzienlijk veel tijd, maar leidt ook tot fouten die pas aan het einde van de salarisrun aan het licht komen. Denk aan verkeerde uurlonen die doorwerken in loonjournaalposten, of nieuwe medewerkers die niet op tijd in Employes zijn aangemaakt waardoor ze een salarisuitbetaling missen. Voor bedrijven in asset-intensieve sectoren die IFS Cloud inzetten, zijn dit structurele knelpunten die de schaalbaarheid van de organisatie belemmeren en onnodige administratieve druk creëren op zowel HR als Finance.

De oplossing

De SyncIt integratie tussen IFS Cloud en Employes elimineert de handmatige gegevensstroom tussen uw ERP en salarisplatform volledig. Zodra een medewerker in IFS Cloud wordt aangemeld, een contractwijziging krijgt of een andere functie toebedeeld krijgt, worden deze gegevens automatisch en in real-time doorgezet naar Employes. Dat betekent dat de salarisverwerking altijd werkt op basis van actuele, geverifieerde informatie uit uw bronsysteem. Uren die in IFS Cloud worden geregistreerd op projecten of werkorders, worden automatisch klaargesteld voor verwerking in de salarisrun van Employes. Financiele gegevens zoals loonjournaalposten worden teruggeschreven naar IFS Cloud, zodat uw financieel manager altijd een actueel beeld heeft van de personeelskosten per project of kostenplaats. De integratie werkt op basis van bewezen API-verbindingen en vereist geen technische kennis van uw kant. SyncIt beheert de mapping, de synchronisatielogica en de foutafhandeling, zodat u zich kunt concentreren op uw kernactiviteiten.

Voordelen van de IFS Cloud + Employes koppeling

• Geen dubbele gegevensinvoer meer tussen IFS Cloud en Employes, wat uren per week bespaart
• Altijd actuele personeelsgegevens in Employes op basis van de IFS Cloud bronsystemen
• Automatische verwerking van gewerkte uren en projecttoewijzingen in de salarisrun
• Loonjournaalposten worden automatisch teruggeschreven naar IFS Cloud voor nauwkeurige kostenplaatsbepaling
• Minder salarisfouten doordat nieuwe medewerkers en contractwijzigingen direct gesynchroniseerd worden

Datastromen

• Medewerkersstamdata: Nieuwe medewerkers en wijzigingen in naam, adres, functie, afdeling en contractvorm worden automatisch vanuit IFS Cloud doorgezet naar Employes, zodat het personeelsdossier altijd actueel is.
• Uren en projectregistratie: Gewerkte uren die in IFS Cloud worden vastgelegd op werkorders, projecten of assets worden gesynchroniseerd naar Employes voor verwerking in de maandelijkse salarisrun.
• Contractwijzigingen en dienstverbanden: In- en uitdienstmeldingen, functiewijzigingen en loonswijzigingen worden direct vanuit IFS Cloud overgedragen aan Employes om te zorgen dat de juiste arbeidsvoorwaarden worden toegepast.
• Loonjournaalposten: Na de salarisverwerking in Employes worden de loonjournaalposten per kostenplaats of project automatisch teruggeschreven naar IFS Cloud voor financiele rapportage en projectkostenbeheersing.

Resultaten

• 95%: Minder handmatige invoer van medewerkergegevens
• Realtime: Actuele salariskosten in financiele rapportages
• 100%: Consistente verlofregistratie tussen beide systemen

Technische details

• Medewerker-synchronisatie
• Salariskosten-sync
• Verlofregistratie
• Kostenplaats-toewijzing
• Mutatieverwerking
• Audit-logging

Veelgestelde vragen

Werkt de integratie ook als wij IFS Cloud on-premise draaien?

Ja, SyncIt ondersteunt zowel de cloud- als on-premise variant van IFS Cloud. Via een beveiligde API-verbinding of middleware-laag wordt de data uitgewisseld, ongeacht hoe uw IFS-omgeving is gehost.

Hoe lang duurt het om de integratie tussen IFS Cloud en Employes in te stellen?

De gemiddelde implementatietijd bedraagt twee tot vier weken, afhankelijk van de complexiteit van uw loonstructuur en de gewenste datastromen. SyncIt verzorgt de volledige configuratie en onboarding.

Wat gebeurt er als er een fout optreedt tijdens de synchronisatie?

SyncIt heeft een ingebouwd foutafhandelingsmechanisme dat u direct op de hoogte stelt bij synchronisatiefouten. Alle mislukte records worden gelogd en kunnen eenvoudig worden herverwerkt nadat het probleem is opgelost.

Kunnen wij zelf bepalen welke gegevens worden gesynchroniseerd tussen IFS Cloud en Employes?

Absoluut. Via de SyncIt-configuratie bepaalt u zelf welke velden, afdelingen en entiteiten worden meegenomen in de synchronisatie. Zo heeft u volledige controle over de datastroom en kunt u de integratie aanpassen aan uw specifieke organisatiestructuur.

Over IFS Cloud

Cloud ERP voor manufacturing en servicegerichte bedrijven. Asset management, field service en supply chain.

Over Employes

Nederlandse payroll- en HR-software. Salarisadministratie, verlof en urenregistratie.

IFS Cloud en Employes automatisch synchroniseren?

Ontdek hoe SyncIT de integratie tussen Employes en IFS Cloud volledig automatiseert. Geen handmatige invoer, altijd actuele HR-data.