Exact Online + Zoho CRM koppeling
Verbind uw verkoopproces in Zoho CRM direct met de financiële administratie in Exact Online. Klantgegevens, offertes, verkooporders en facturen stromen automatisch tussen beide systemen, zodat uw sales- en boekhoudteam altijd werken met identieke, actuele data.
Het probleem
Bedrijven die Zoho CRM inzetten voor hun verkoopproces en Exact Online gebruiken voor de boekhouding, ervaren dagelijks de pijn van twee gescheiden systemen. Een deal die in Zoho CRM wordt gesloten, moet handmatig worden omgezet naar een verkooporder of factuur in Exact Online. Dit dubbele werk kost verkopers en administrateurs kostbare tijd en leidt onvermijdelijk tot fouten. Klantgegevens die in Zoho CRM worden bijgewerkt, zijn niet automatisch zichtbaar in Exact Online, waardoor facturen naar verouderde adressen worden verstuurd. Omgekeerd zien salesmedewerkers in Zoho CRM niet welke facturen openstaan of al zijn betaald, waardoor zij klanten benaderen zonder volledig financieel inzicht. Het synchroniseren van productcatalogi en prijslijsten is een extra tijdrovend handmatig proces. Bij groeiende organisaties schaalt dit probleem mee: hoe meer deals, hoe meer handmatige handelingen en hoe groter de kans op discrepanties tussen het CRM en de boekhouding.
De oplossing
De integratie tussen Exact Online en Zoho CRM verbindt uw verkooppijplijn direct met uw financiële administratie. Wanneer een deal in Zoho CRM de status 'gewonnen' krijgt, wordt automatisch een verkooporder of factuur aangemaakt in Exact Online, inclusief de juiste klantgegevens, producten en prijzen. Nieuwe relaties die in Zoho CRM worden aangemaakt, verschijnen direct als debiteuren in Exact Online. Wijzigingen in bedrijfsnaam, adres of contactpersoon worden in realtime doorgevoerd in beide systemen. Factuurstatussen uit Exact Online, zoals betaald of vervallen, zijn direct zichtbaar in Zoho CRM bij het klantrecord. Zo kan uw salesteam bij elk klantcontact direct zien of er openstaande betalingen zijn. De productcatalogus en actuele prijslijsten worden gesynchroniseerd zodat verkopers altijd offertren op basis van correcte en actuele prijzen. Het resultaat is een aaneengesloten keten van verkoop tot boeking zonder enige handmatige tussenkomst.
Voordelen van de Exact Online + Zoho CRM koppeling
- Verkooporder automatisch aangemaakt: Een gewonnen deal in Zoho CRM resulteert direct in een verkooporder of factuur in Exact Online, zonder dat iemand gegevens hoeft over te typen of te importeren.
- Altijd actuele klantdata: Wijzigingen in klantgegevens worden in realtime gesynchroniseerd tussen Zoho CRM en Exact Online, waardoor facturen nooit meer naar verouderde adressen worden verstuurd.
- Financieel inzicht voor sales: Salesmedewerkers zien in Zoho CRM direct welke facturen openstaan of betaald zijn, zodat zij klantgesprekken voeren met volledig financieel inzicht.
- Consistente prijzen en producten: De productcatalogus en prijslijsten worden gesynchroniseerd zodat offertes in Zoho CRM altijd gebaseerd zijn op de actuele tarieven uit Exact Online.
- Minder administratief werk: Het handmatig overdragen van deals, klanten en facturen tussen twee systemen verdwijnt volledig, wat uren per week bespaart voor zowel sales als administratie.
Datastromen
- : Klanten die in Zoho CRM worden aangemaakt of bijgewerkt, worden automatisch als debiteur gesynchroniseerd naar Exact Online met alle relevante contactgegevens.
- : Gewonnen deals en offertes in Zoho CRM worden automatisch omgezet naar verkooporders of verkoopfacturen in Exact Online.
- : Betalingsstatus van facturen uit Exact Online wordt teruggestuurd naar Zoho CRM, zodat salesmedewerkers zien welke klanten openstaande bedragen hebben.
- : Artikelen en actuele verkoopprijzen uit Exact Online worden gesynchroniseerd naar de productcatalogus in Zoho CRM voor correcte offerteopbouw.
Resultaten
- 80%: Minder handmatige facturatie
- 0: Dubbele klantdata-invoer
- 100%: Factuurstatus zichtbaar in CRM
- 4 uur: Tijdsbesparing per week
Technische details
- Deal-naar-factuur automatisering
- Bidirectionele klantsync
- Betalingsstatus in CRM
- Omzetrapportage
Veelgestelde vragen
- Worden bestaande klanten ook gesynchroniseerd of alleen nieuwe?
- Bij het activeren van de integratie kunt u kiezen voor een initiële synchronisatie waarbij bestaande klanten uit Zoho CRM worden gematcht met debiteuren in Exact Online. Daarna worden nieuwe en gewijzigde records automatisch bijgewerkt.
- Wat gebeurt er met een deal die achteraf wordt gecorrigeerd in Zoho CRM?
- Wijzigingen in een deal, zoals een aangepaste prijs of hoeveelheid, worden automatisch doorgevoerd als de bijbehorende factuur in Exact Online nog in concept staat. Voor reeds verzonden facturen ontvangt u een melding om handmatig een creditnota aan te maken.
- Kan ik kiezen welke dealfase een factuur aanmaakt in Exact Online?
- Ja, u configureert zelf op welk moment in de verkooppijplijn van Zoho CRM een verkooporder of factuur wordt aangemaakt in Exact Online, bijvoorbeeld bij de fase 'Gewonnen' of 'Geaccepteerde offerte'.
- Ondersteunt de integratie meerdere btw-tarieven?
- Ja, btw-tarieven worden automatisch overgenomen op basis van de productinstellingen in Exact Online en correct toegepast op facturen die vanuit Zoho CRM worden gegenereerd.
- Hoe lang duurt het voordat een gewonnen deal zichtbaar is als factuur in Exact Online?
- De synchronisatie verloopt doorgaans binnen enkele minuten na de statuswijziging in Zoho CRM. Voor tijdkritische processen kunt u ook handmatig een directe synchronisatie starten.
Over Exact Online
Cloud boekhoudpakket
Over Zoho CRM
Betaalbaar en uitgebreid CRM-platform met marketing automation, analytics en AI.
Exact Online en Zoho CRM automatisch laten samenwerken?
Ontdek hoe SyncIT Zoho CRM-deals automatisch omzet naar Exact Online-facturen met volledig debiteurenbeheer.