Wat kost een systeemintegratie?

De kosten hangen af van de complexiteit. Een eenvoudige integratie tussen twee systemen start vanaf een paar honderd euro. Complexere multi-systeem integraties worden op maat geoffreerd na een gratis adviesgesprek.

Hoe lang duurt het bouwen van een integratie?

Een standaard integratie is binnen 1-2 weken operationeel. Complexere projecten kunnen 4-8 weken duren, afhankelijk van het aantal systemen en de gewenste functionaliteit.

Welke systemen kan SyncIT integreren?

SyncIT integreert alle gangbare bedrijfssystemen: ERP (AFAS, Exact Online, SAP), e-commerce (Shopify, WooCommerce, Magento), CRM (Salesforce, HubSpot), logistiek (Picqer, Sendcloud) en meer. Als een systeem een API heeft, kunnen wij er mee integreren.

Bieden jullie onderhoud en support?

Ja, wij bieden doorlopend onderhoud en monitoring van integraties. Bij storingen worden deze snel opgelost. Je krijgt een vast aanspreekpunt voor al je vragen.

Werken jullie ook met systemen die niet in de lijst staan?

Ja, als een systeem een API heeft kunnen wij er mee integreren. Neem contact op voor de mogelijkheden. We hebben ervaring met tientallen verschillende systemen en API-standaarden.

Werkt de koppeling ook met WooCommerce Subscriptions voor terugkerende betalingen?

Ja, terugkerende betalingen via WooCommerce Subscriptions worden per betaaltermijn als losse verkoopfactuur aangemaakt in Exact Online. Zo heb je per klant een volledig overzicht van alle facturen in je boekhouding, ook voor abonnementsproducten.

Mijn WooCommerce webshop heeft meerdere productcategorieën met verschillende btw-tarieven. Hoe gaat SyncIT daarmee om?

SyncIT leest het btw-tarief per product of productcategorie uit WooCommerce en boekt dit op de juiste btw-code in Exact Online. Producten met 9% btw en producten met 21% btw in dezelfde bestelling worden afzonderlijk geboekt op de correcte grootboekrekeningen.

Hoe lang duurt het om de koppeling in te stellen?

De basiskoppeling tussen WooCommerce en Exact Online is doorgaans binnen een uur operationeel. Je koppelt je Exact Online omgeving en WooCommerce via API-sleutels, waarna SyncIT de eerste synchronisatie uitvoert. Maatwerkinstellingen zoals specifieke grootboekrekeningen of klantgroepen stel je daarna in via het SyncIT dashboard.

Worden ook bestellingen met meerdere leveradressen of bedrijfsbestellingen correct verwerkt?

Ja. Bij zakelijke bestellingen in WooCommerce pakt SyncIT de bedrijfsnaam en het btw-nummer mee naar Exact Online, zodat de relatie correct wordt aangemaakt als zakelijke debiteur. Verschillende afleveradressen worden als aparte adresgegevens meegestuurd met de verkooporder.

Exact Online + WooCommerce koppeling

Verbind je WooCommerce webshop direct met Exact Online en laat orders, klantdata en voorraad automatisch synchroniseren. Zo houd je je WordPress webshop en boekhouding altijd in sync zonder handmatig werk.

Het probleem

WooCommerce draait op WordPress en biedt volledige vrijheid in het bouwen van een webshop, maar heeft van zichzelf geen verbinding met boekhoudpakketten zoals Exact Online. Elke bestelling die binnenkomt, moet handmatig worden omgezet naar een factuur in Exact Online. Bij een groeiende webshop met tientallen tot honderden orders per week is dat simpelweg niet bij te houden. Fouten sluipen er snel in: een verkeerd btw-tarief, een klant die twee keer wordt aangemaakt, of een order die over het hoofd wordt gezien. Tegelijkertijd toont WooCommerce voorraden die niet meer kloppen met de werkelijkheid, omdat inkopen en retouren in Exact Online worden bijgehouden maar niet terugvloeien naar de webshop.

De oplossing

SyncIT verbindt WooCommerce en Exact Online via een directe synchronisatie die automatisch elke paar minuten loopt. Nieuwe WooCommerce-orders worden direct aangemaakt als verkoopfactuur of verkooporder in Exact Online, met de juiste klantgegevens, btw-codes en artikelomschrijvingen. Klanten die voor het eerst bestellen, worden automatisch als relatie toegevoegd in Exact Online. Voorraadbewegingen in Exact Online vloeien terug naar WooCommerce, zodat je webshop altijd de juiste beschikbaarheid toont. Dit werkt zowel voor de basis Exact Online licenties als voor de Commerce en Professional pakketten.

Voordelen van de Exact Online + WooCommerce koppeling

Automatische synchronisatie elke 5 minuten: SyncIT controleert continue op nieuwe WooCommerce-orders en verwerkt deze direct in Exact Online. Je hoeft nooit handmatig een synchronisatie te starten en bent altijd zeker dat je boekhouding up-to-date is.
Juiste btw-verwerking voor elke klant: Of je verkoopt aan een Nederlandse consument, een zakelijke klant in Duitsland of een particulier in Spanje, SyncIT verwerkt de btw altijd correct. Nederlandse btw, OSS voor EU-consumenten en ICP voor Europese zakelijke klanten worden automatisch herkend en correct geboekt.
WooCommerce voorraad altijd actueel: Wanneer je in Exact Online een inkoop verwerkt, een retour boekt of een voorraadcorrectie doorvoert, wordt dit direct weerspiegeld in de WooCommerce voorraad. Klanten zien altijd de werkelijke beschikbaarheid van je producten.
Geen dubbele klantkaarten: SyncIT herkent bestaande klanten in Exact Online op basis van e-mailadres. Terugkerende kopers worden niet opnieuw aangemaakt als relatie, zodat je klanthistorie in Exact Online overzichtelijk en compleet blijft.
Ondersteunt meerdere Exact Online licenties: De koppeling werkt met Exact Online Essentials, Plus, Professional en de handelsversies. Afhankelijk van je licentie worden meer of minder functies gesynchroniseerd, zoals voorraadbeheer dat beschikbaar is vanaf de handelslicentie.

Datastromen

WooCommerce bestellingen: Betaalde bestellingen uit WooCommerce worden automatisch doorgestuurd als verkoopfactuur of verkooporder naar Exact Online. Alle bestelgegevens worden meegenomen: artikelen, aantallen, prijzen, kortingscodes, verzendkosten en btw-bedragen.
Klantgegevens: Nieuwe klanten uit WooCommerce orders worden automatisch als debiteur aangemaakt in Exact Online. Bestaande debiteuren worden herkend en gekoppeld, zodat je volledige klanthistorie en openstaande facturen op één plek staan.
Voorraadbeheer: Voorraadmutaties in Exact Online, door inkopen, retouren of handmatige correcties, worden automatisch teruggeschreven naar WooCommerce. Je webshop toont daardoor altijd de werkelijke beschikbaarheid per product.
Creditnota's bij retouren: Wanneer een klant een bestelling terugzendt en je de retour verwerkt in WooCommerce, wordt automatisch een creditnota aangemaakt in Exact Online voor het juiste bedrag inclusief btw-correctie.

Resultaten

100%: Automatische grootboekverwerking
99%: Correcte BTW-codering
10 uur: Tijdsbesparing per week

Technische details

Grootboekrekening Mapping
BTW-code Toewijzing
Projectadministratie
Debiteurenbeheer
Betalingsverwerking
Multi-administratie Support

Veelgestelde vragen

Werkt de koppeling ook met WooCommerce Subscriptions voor terugkerende betalingen?: Ja, terugkerende betalingen via WooCommerce Subscriptions worden per betaaltermijn als losse verkoopfactuur aangemaakt in Exact Online. Zo heb je per klant een volledig overzicht van alle facturen in je boekhouding, ook voor abonnementsproducten.
Mijn WooCommerce webshop heeft meerdere productcategorieën met verschillende btw-tarieven. Hoe gaat SyncIT daarmee om?: SyncIT leest het btw-tarief per product of productcategorie uit WooCommerce en boekt dit op de juiste btw-code in Exact Online. Producten met 9% btw en producten met 21% btw in dezelfde bestelling worden afzonderlijk geboekt op de correcte grootboekrekeningen.
Hoe lang duurt het om de koppeling in te stellen?: De basiskoppeling tussen WooCommerce en Exact Online is doorgaans binnen een uur operationeel. Je koppelt je Exact Online omgeving en WooCommerce via API-sleutels, waarna SyncIT de eerste synchronisatie uitvoert. Maatwerkinstellingen zoals specifieke grootboekrekeningen of klantgroepen stel je daarna in via het SyncIT dashboard.
Worden ook bestellingen met meerdere leveradressen of bedrijfsbestellingen correct verwerkt?: Ja. Bij zakelijke bestellingen in WooCommerce pakt SyncIT de bedrijfsnaam en het btw-nummer mee naar Exact Online, zodat de relatie correct wordt aangemaakt als zakelijke debiteur. Verschillende afleveradressen worden als aparte adresgegevens meegestuurd met de verkooporder.

Over Exact Online

Cloud boekhoudpakket

Over WooCommerce

WordPress e-commerce

WooCommerce met Exact Online integreren?

Ontdek hoe SyncIT WooCommerce-orders automatisch verwerkt in Exact Online met correcte grootboek- en BTW-codering.