Wat kost een systeemintegratie?

De kosten hangen af van de complexiteit. Een eenvoudige integratie tussen twee systemen start vanaf een paar honderd euro. Complexere multi-systeem integraties worden op maat geoffreerd na een gratis adviesgesprek.

Hoe lang duurt het bouwen van een integratie?

Een standaard integratie is binnen 1-2 weken operationeel. Complexere projecten kunnen 4-8 weken duren, afhankelijk van het aantal systemen en de gewenste functionaliteit.

Welke systemen kan SyncIT integreren?

SyncIT integreert alle gangbare bedrijfssystemen: ERP (AFAS, Exact Online, SAP), e-commerce (Shopify, WooCommerce, Magento), CRM (Salesforce, HubSpot), logistiek (Picqer, Sendcloud) en meer. Als een systeem een API heeft, kunnen wij er mee integreren.

Bieden jullie onderhoud en support?

Ja, wij bieden doorlopend onderhoud en monitoring van integraties. Bij storingen worden deze snel opgelost. Je krijgt een vast aanspreekpunt voor al je vragen.

Werken jullie ook met systemen die niet in de lijst staan?

Ja, als een systeem een API heeft kunnen wij er mee integreren. Neem contact op voor de mogelijkheden. We hebben ervaring met tientallen verschillende systemen en API-standaarden.

Welke versies van Visma zijn compatibel met de integratie met Exact Online?

De integratie ondersteunt de meest gebruikte Visma-producten, waaronder Visma eAccounting, Visma.net en Visma Software voor het mkb. De exacte compatibiliteit is afhankelijk van de gebruikte API-mogelijkheden van uw specifieke Visma-product.

Kan ik van Exact Online migreren naar Visma zonder data te verliezen?

Visma heeft een standaard conversietraject ontwikkeld voor administraties die vanuit Exact worden overgezet. De integratie is echter primair gericht op het laten samenwerken van beide systemen, niet op migratie.

Hoe worden kostenplaatsen en projecten gekoppeld tussen Visma en Exact Online?

Bij de inrichting van de integratie wordt een mapping geconfigureerd die kostenplaatsen en projectcodes uit Visma koppelt aan de overeenkomstige dimensies in Exact Online. Na configuratie verloopt de koppeling volledig automatisch.

Wat gebeurt er met facturen die al in beide systemen zijn ingevoerd voordat de integratie actief werd?

Historische data die al in beide systemen aanwezig is, wordt niet automatisch gesynchroniseerd om duplicaten te voorkomen. De integratie start met het verwerken van nieuwe transacties vanaf de activatiedatum.

Is de integratie geschikt voor organisaties met meerdere entiteiten of rechtspersonen?

Ja, de integratie ondersteunt multi-entiteit omgevingen. Per rechtspersoon in Visma kan een aparte Exact Online administratie worden gekoppeld, wat intercompany-transacties en geconsolideerde rapportages transparant maakt.

Exact Online + Visma koppeling

De integratie tussen Exact Online en Visma brengt uw ERP-processen en financiële administratie samen in één geautomatiseerde datastroom. Facturen, journaalposten en grootboekdata stromen automatisch tussen beide platformen, wat dubbele invoer elimineert en uw maandafsluiting versnelt.

Het probleem

Organisaties die Visma gebruiken voor hun bedrijfsvoering en Exact Online voor hun financiële administratie, werken met twee systemen die standaard niet met elkaar communiceren. Inkoopfacturen verwerkt in Visma moeten handmatig worden overgenomen in Exact Online. Verkoopdocumenten aangemaakt in Exact Online zijn niet automatisch zichtbaar in Visma. Medewerkers van de financiële afdeling spenderen daardoor dagelijks tijd aan het handmatig overzetten van data: grootboekposten, kostenplaatsverdelingen, betalingsstatus en debiteureninformatie. Dit dubbele werk verhoogt niet alleen de kans op fouten, maar vertraagt ook de financiële rapportage. Maandafsluitingen worden uitgesteld omdat data nog handmatig verwerkt moet worden. Managementinformatie is daardoor vrijwel altijd een weerspiegeling van de situatie van enkele weken geleden, in plaats van de actuele stand van zaken. Voor snelgroeiende bedrijven of bedrijven met een hoog transactievolume is dit gebrek aan automatisering een serieuze belemmering voor een efficiënte financiële bedrijfsvoering.

De oplossing

Door Exact Online en Visma te integreren, worden financiële transacties automatisch uitgewisseld tussen beide systemen. Facturen die worden aangemaakt of verwerkt in Visma, worden automatisch doorgezet naar Exact Online met de juiste grootboekrekening, BTW-code en kostenplaats. Betalingen geboekt in Exact Online worden teruggestuurd naar Visma om openstaande posten bij te werken en liquiditeitsoverzichten actueel te houden. De koppeling elimineert de noodzaak van handmatige data-overdracht volledig: elk systeem voert zijn eigen specialisme uit, terwijl de financiële data automatisch synchroon loopt. Voor organisaties die Visma gebruiken als primaire ERP-omgeving en Exact Online als accountingplatform, zorgt de integratie voor een heldere scheiding van verantwoordelijkheden zonder informatieverlies. Accountants en controllers kunnen in Exact Online werken met een altijd bijgewerkte administratie, terwijl operationele medewerkers in Visma werken zonder enige extra administratieve last richting de boekhouding. De tijdsbesparing die dit oplevert is significant, zeker voor organisaties die maandelijks honderden of duizenden transacties verwerken.

Voordelen van de Exact Online + Visma koppeling

Geautomatiseerde factuurverwerking: Facturen aangemaakt of verwerkt in Visma worden automatisch doorgestuurd naar Exact Online, inclusief alle relevante boekhoudkundige informatie zoals grootboekrekening, BTW en kostenplaats.
Actuele betalingsstatus in beide systemen: Betalingen geboekt in Exact Online worden direct teruggestuurd naar Visma, zodat openstaande posten, debiteurensaldi en liquiditeitsoverzichten altijd up-to-date zijn.
Snellere financiële rapportage: Doordat data continu gesynchroniseerd wordt, zijn maandrapportages sneller gereed. Management beschikt over actuele cijfers zonder te hoeven wachten op handmatige verwerkingsslagen.
Consistente grootboekmapping: De eenmalig geconfigureerde mapping van rekeningen en kostenplaatsen wordt automatisch en consistent toegepast bij elke transactie, wat discrepanties in de financiële rapportage voorkomt.
Lagere administratieve werkdruk: Medewerkers hoeven niet langer data tussen Visma en Exact Online handmatig over te zetten. De vrijgekomen tijd kan worden ingezet voor analyse, controle en andere waardevolle werkzaamheden.

Datastromen

: Verkoop- en inkoopfacturen verwerkt in Visma worden automatisch als boekingen aangemaakt in Exact Online, voorzien van de juiste grootboekrekening en BTW-code.
: Betalingen geregistreerd in Exact Online worden teruggestuurd naar Visma om openstaande posten te sluiten en debiteuren- en crediteurensaldi actueel te houden.
: Periodieke journaalposten voor interne verrekeningen en afschrijvingen vanuit Visma worden automatisch aangemaakt in de Exact Online administratie.
: Gesaldeerde grootboeksaldi en perioderesultaten uit Exact Online worden teruggestuurd naar Visma voor gebruik in dashboards en managementrapportages.
: Debiteur- en crediteurgegevens uit Visma worden gesynchroniseerd naar Exact Online, zodat klant- en leveranciersprofielen in beide systemen identiek zijn.

Resultaten

95%: Minder handmatige boekingen door automatische synchronisatie
Realtime: Financiele data direct gesynchroniseerd tussen Exact Online en Visma
0: Fouten door overtypen dankzij geautomatiseerde dataoverdracht

Technische details

Bidirectionele datasync
Grootboekmapping
Btw-code synchronisatie
Debiteur/crediteur sync
Factuur- en betalingsverwerking
Foutafhandeling en logging

Veelgestelde vragen

Welke versies van Visma zijn compatibel met de integratie met Exact Online?: De integratie ondersteunt de meest gebruikte Visma-producten, waaronder Visma eAccounting, Visma.net en Visma Software voor het mkb. De exacte compatibiliteit is afhankelijk van de gebruikte API-mogelijkheden van uw specifieke Visma-product.
Kan ik van Exact Online migreren naar Visma zonder data te verliezen?: Visma heeft een standaard conversietraject ontwikkeld voor administraties die vanuit Exact worden overgezet. De integratie is echter primair gericht op het laten samenwerken van beide systemen, niet op migratie.
Hoe worden kostenplaatsen en projecten gekoppeld tussen Visma en Exact Online?: Bij de inrichting van de integratie wordt een mapping geconfigureerd die kostenplaatsen en projectcodes uit Visma koppelt aan de overeenkomstige dimensies in Exact Online. Na configuratie verloopt de koppeling volledig automatisch.
Wat gebeurt er met facturen die al in beide systemen zijn ingevoerd voordat de integratie actief werd?: Historische data die al in beide systemen aanwezig is, wordt niet automatisch gesynchroniseerd om duplicaten te voorkomen. De integratie start met het verwerken van nieuwe transacties vanaf de activatiedatum.
Is de integratie geschikt voor organisaties met meerdere entiteiten of rechtspersonen?: Ja, de integratie ondersteunt multi-entiteit omgevingen. Per rechtspersoon in Visma kan een aparte Exact Online administratie worden gekoppeld, wat intercompany-transacties en geconsolideerde rapportages transparant maakt.

Over Exact Online

Cloud boekhoudpakket

Over Visma

Europees platform voor bedrijfssoftware. ERP, boekhouding, HR en salarisadministratie.

Exact Online en Visma integreren?

Ontdek hoe SyncIT de financiele data tussen Exact Online en Visma automatisch synchroniseert. Geen handmatig overtypen, altijd actuele cijfers.