Wat kost een systeemintegratie?

De kosten hangen af van de complexiteit. Een eenvoudige integratie tussen twee systemen start vanaf een paar honderd euro. Complexere multi-systeem integraties worden op maat geoffreerd na een gratis adviesgesprek.

Hoe lang duurt het bouwen van een integratie?

Een standaard integratie is binnen 1-2 weken operationeel. Complexere projecten kunnen 4-8 weken duren, afhankelijk van het aantal systemen en de gewenste functionaliteit.

Welke systemen kan SyncIT integreren?

SyncIT integreert alle gangbare bedrijfssystemen: ERP (AFAS, Exact Online, SAP), e-commerce (Shopify, WooCommerce, Magento), CRM (Salesforce, HubSpot), logistiek (Picqer, Sendcloud) en meer. Als een systeem een API heeft, kunnen wij er mee integreren.

Bieden jullie onderhoud en support?

Ja, wij bieden doorlopend onderhoud en monitoring van integraties. Bij storingen worden deze snel opgelost. Je krijgt een vast aanspreekpunt voor al je vragen.

Werken jullie ook met systemen die niet in de lijst staan?

Ja, als een systeem een API heeft kunnen wij er mee integreren. Neem contact op voor de mogelijkheden. We hebben ervaring met tientallen verschillende systemen en API-standaarden.

Is Unit4 volledig overgenomen door Exact?

Exact heeft in 2020 de mkb-divisie van Unit4 overgenomen, namelijk Unit4 Bedrijfssoftware. Unit4 als enterprise ERP-leverancier opereert nog steeds als zelfstandig bedrijf. De integratie richt zich op de samenwerking tussen beide platforms.

Hoe worden grootboekrekeningen gekoppeld tussen Unit4 en Exact Online?

Bij het inrichten van de integratie wordt een mapping geconfigureerd die kostenplaatsen en grootboekrekeningen uit Unit4 koppelt aan de corresponderende rekeningen in het rekeningschema van Exact Online. Deze mapping wordt eenmalig ingesteld en daarna automatisch toegepast.

Wat gebeurt er als een transactie in Unit4 wordt gecorrigeerd na de synchronisatie?

Correctieboekingen in Unit4 worden automatisch doorgestuurd als tegenboeking in Exact Online, zodat beide systemen altijd in balans blijven en de audittrail intact is.

Ondersteunt de integratie meerdere entiteiten of rechtspersonen?

Ja, de integratie kan worden ingericht voor organisaties met meerdere entiteiten. Elke entiteit in Unit4 kan worden gekoppeld aan een aparte administratie in Exact Online, wat intercompany-boekingen transparant maakt.

Hoe snel zijn transacties zichtbaar in Exact Online nadat ze in Unit4 zijn aangemaakt?

Afhankelijk van de configuratie worden transacties in nabij-realtime of via geplande batches overgedragen. Voor de meeste organisaties is een synchronisatiefrequentie van meerdere keren per dag voldoende om een actuele boekhouding te garanderen.

Exact Online + Unit4 koppeling

De integratie tussen Exact Online en Unit4 elimineert de kloof tussen ERP-processen en financiële administratie. Orderdata, projectkosten en grootboekposten stromen automatisch van Unit4 naar Exact Online, waardoor uw finance-team altijd beschikt over accurate, realtime financiële informatie.

Het probleem

Organisaties die Unit4 inzetten voor hun ERP-processen en Exact Online gebruiken voor de financiële administratie, opereren feitelijk met twee gescheiden informatiesystemen. Projectmanagers registreren urenstaten, inkooporders en budgetoverschrijdingen in Unit4, maar deze gegevens komen pas in de boekhouding terecht nadat iemand ze handmatig heeft overgenomen in Exact Online. Dit handmatige overzetproces is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig: getallen worden verkeerd overgenomen, boekingen worden vergeten of dubbel ingevoerd, en grootboekrekeningen worden inconsistent gebruikt. Voor financiële afdelingen betekent dit dat maandrapportages pas laat gereed zijn en dat beslissers lange tijd zonder actuele cijfers moeten werken. Interne controles worden bemoeilijkt doordat transacties niet eenduidig traceerbaar zijn tussen de twee systemen. Naarmate de organisatie groeit en meer transacties verwerkt, neemt de administratieve last exponentieel toe, terwijl de betrouwbaarheid van de financiële data onder druk staat. Een geïntegreerde aanpak is dan geen luxe maar een operationele noodzaak.

De oplossing

De integratie tussen Exact Online en Unit4 creëert een geautomatiseerde verbinding tussen uw ERP-omgeving en uw financiële administratie. Transacties die worden aangemaakt in Unit4, zoals inkooporders, projectboekingen, urenstaten en kostenregels, worden automatisch vertaald naar journaalposten in Exact Online. De mapping van kostenplaatsen, grootboekrekeningen en BTW-codes verloopt geautomatiseerd op basis van vooraf ingestelde regels, zodat iedere boeking in Exact Online direct de juiste financiële structuur heeft. Omgekeerd kunnen betalingsgegevens en bankafschriftmutaties vanuit Exact Online worden teruggestuurd naar Unit4 om projectbudgetten en kostenplaatsen bij te werken. Het finance-team hoeft niet langer als schakel te fungeren tussen de twee systemen; de data stroomt automatisch en foutloos. Maandafsluitingen verlopen sneller omdat alle boekingen al zijn verwerkt en de twee systemen altijd in sync zijn. Auditors en controllers vinden een heldere transactieketen terug die eenvoudig te volgen is van oorspronkelijke registratie in Unit4 tot definitieve boeking in Exact Online.

Voordelen van de Exact Online + Unit4 koppeling

Automatische journaalpostverwerking: Transacties vanuit Unit4 worden automatisch omgezet naar journaalposten in Exact Online, met de juiste grootboekrekening, kostenplaats en BTW-code — zonder handmatige tussenkomst.
Snellere maandafsluiting: Omdat data continu gesynchroniseerd wordt, zijn alle boekingen al verwerkt aan het einde van de periode. Uw finance-team sluit de maand sneller af en heeft meer tijd voor analyse.
Betrouwbare audittrail: Elke transactie is traceerbaar van de oorspronkelijke registratie in Unit4 tot de definitieve boeking in Exact Online, wat de interne controle en externe audits aanzienlijk vereenvoudigt.
Consistente grootboekmapping: Kostenplaatsen en grootboekrekeningen worden eenmalig geconfigureerd en daarna automatisch consistent toegepast, wat inconsistenties in de financiële rapportage voorkomt.
Realtime financieel inzicht: Beslissers beschikken altijd over actuele financiële data die de werkelijke stand van projecten en kosten weerspiegelt, in plaats van cijfers die weken achter de realiteit aanhobbelen.

Datastromen

: Goedgekeurde inkooporders en ontvangen facturen in Unit4 worden automatisch als inkoopboekingen verwerkt in de Exact Online administratie.
: Geregistreerde projecturen en bijbehorende kosten worden automatisch omgezet naar kostenboekingen op de juiste grootboekrekening en kostenplaats in Exact Online.
: Uitgevoerde betalingen vanuit Exact Online worden teruggestuurd naar Unit4 om openstaande verplichtingen bij te werken en liquiditeitsprognoses actueel te houden.
: Periodieke journaalposten voor interne verrekeningen, afschrijvingen en overige boekingen worden automatisch aangemaakt in Exact Online op basis van data uit Unit4.
: Werkelijke kosten en opbrengsten geboekt in Exact Online worden teruggestuurd naar Unit4 voor vergelijking met projectbudgetten en afdelingsbudgetten.

Resultaten

95%: Minder handmatige boekingen door automatische synchronisatie
Realtime: Financiele data direct gesynchroniseerd tussen Exact Online en Unit4
0: Fouten door overtypen dankzij geautomatiseerde dataoverdracht

Technische details

Bidirectionele datasync
Grootboekmapping
Btw-code synchronisatie
Debiteur/crediteur sync
Factuur- en betalingsverwerking
Foutafhandeling en logging

Veelgestelde vragen

Is Unit4 volledig overgenomen door Exact?: Exact heeft in 2020 de mkb-divisie van Unit4 overgenomen, namelijk Unit4 Bedrijfssoftware. Unit4 als enterprise ERP-leverancier opereert nog steeds als zelfstandig bedrijf. De integratie richt zich op de samenwerking tussen beide platforms.
Hoe worden grootboekrekeningen gekoppeld tussen Unit4 en Exact Online?: Bij het inrichten van de integratie wordt een mapping geconfigureerd die kostenplaatsen en grootboekrekeningen uit Unit4 koppelt aan de corresponderende rekeningen in het rekeningschema van Exact Online. Deze mapping wordt eenmalig ingesteld en daarna automatisch toegepast.
Wat gebeurt er als een transactie in Unit4 wordt gecorrigeerd na de synchronisatie?: Correctieboekingen in Unit4 worden automatisch doorgestuurd als tegenboeking in Exact Online, zodat beide systemen altijd in balans blijven en de audittrail intact is.
Ondersteunt de integratie meerdere entiteiten of rechtspersonen?: Ja, de integratie kan worden ingericht voor organisaties met meerdere entiteiten. Elke entiteit in Unit4 kan worden gekoppeld aan een aparte administratie in Exact Online, wat intercompany-boekingen transparant maakt.
Hoe snel zijn transacties zichtbaar in Exact Online nadat ze in Unit4 zijn aangemaakt?: Afhankelijk van de configuratie worden transacties in nabij-realtime of via geplande batches overgedragen. Voor de meeste organisaties is een synchronisatiefrequentie van meerdere keren per dag voldoende om een actuele boekhouding te garanderen.

Over Exact Online

Cloud boekhoudpakket

Over Unit4

Nederlandse ERP-oplossing voor de dienstverlenende sector. Financieel management, HRM en projectbeheer.

Exact Online en Unit4 integreren?

Ontdek hoe SyncIT de financiele data tussen Exact Online en Unit4 automatisch synchroniseert. Geen handmatig overtypen, altijd actuele cijfers.