Exact Online + Square koppeling
Verbind Square met Exact Online en verwerk kassatransacties automatisch in je boekhouding. Geen handmatig overtypen van bonnen meer, minder fouten en altijd een actueel financieel overzicht voor je retail- of horecabedrijf.
Het probleem
Retailers en horecaondernemers die Square gebruiken als kassasysteem lopen dagelijks tegen hetzelfde probleem aan: verkoopdata uit Square moet handmatig worden ingevoerd in Exact Online. Dit kost niet alleen kostbare tijd, maar is ook een bron van fouten. Een drukke dag met tientallen transacties betekent 's avonds een stapel werk aan de balie of achter de computer. Bonnen worden vergeten, btw-tarieven worden verkeerd ingevuld en dagomzetten kloppen niet met de werkelijke bankafschriften. Wie meerdere verkooplocaties of productcategorieën beheert, verliest al snel het overzicht. Bovendien is de financiële administratie nooit echt actueel: de boekhouder werkt altijd met verouderde cijfers, wat tijdige besluitvorming bemoeilijkt. Kassamedewerkers zijn niet getraind als boekhouders en maken fouten bij het categoriseren van omzet. Het resultaat is een administratie die niet aansluit op de werkelijkheid en die bij elke btw-aangifte of jaarrekening extra correctiewerk vereist.
De oplossing
Met de SyncIt integratie tussen Square en Exact Online worden alle kassatransacties automatisch en foutloos doorgezet naar je boekhouding. Elke verkoop die in Square wordt afgerond, verschijnt direct als boeking in Exact Online, inclusief de juiste btw-tarieven, productcategorieën en betaalmethoden. Dagomzetten worden gebundeld als dagjournaalpost of per individuele transactie verwerkt, afhankelijk van je voorkeur. Betaalwijzen zoals pin, contant en cadeaukaarten worden apart geboekt zodat je kascontrole klopt. Retouren en kortingen worden eveneens automatisch verwerkt, zonder dat je boekhoudkundig iets hoeft aan te passen. Door de real-time synchronisatie beschik je altijd over actuele omzetcijfers in Exact Online, wat rapportages en besluitvorming direct ondersteunt. Je accountant heeft toegang tot correcte, volledige data en de btw-aangifte klopt automatisch. Dit bespaart gemiddeld meerdere uren per week aan administratief werk en elimineert de kans op dure fouten bij de belastingaangifte.
Voordelen van de Exact Online + Square koppeling
- Automatische dagomzetverwerking: Alle Square-transacties van de dag worden automatisch samengevat en als dagjournaalpost ingeboekt in Exact Online, inclusief uitsplitsing per betaalmethode.
- Correcte btw-verwerking: Btw-tarieven worden per productcategorie automatisch correct toegewezen, waardoor je btw-aangifte altijd klopt zonder handmatige correcties.
- Real-time financieel inzicht: Omzetcijfers zijn direct beschikbaar in Exact Online zodra een transactie in Square is afgerond, zodat je altijd een actueel beeld hebt van je financiële situatie.
- Minder administratieve fouten: Door handmatig invoeren te elimineren verdwijnen typefouten, vergeten bonnen en onjuiste categoriseringen uit je boekhouding.
- Tijdbesparing voor ondernemer en accountant: Ondernemers besparen meerdere uren per week aan administratie en accountants ontvangen volledige, correcte data zonder extra opschoonwerk.
Datastromen
- : Elke afgeronde kassaverkoop in Square wordt automatisch als verkoopboeking doorgezet naar Exact Online met de juiste grootboekrekeningen.
- : Pin, contant en andere betaalwijzen worden apart gesplitst en geboekt zodat de kascontrole en bankafschriften aansluiten.
- : Retourboekingen en toegepaste kortingen uit Square worden automatisch als negatieve mutaties verwerkt in de boekhouding.
- : Omzet per productgroep of afdeling wordt uitgesplitst naar de bijbehorende grootboekrekeningen in Exact Online voor gedetailleerde rapportage.
- : Productinformatie en actuele verkoopprijzen vanuit Exact Online worden gesynchroniseerd naar het Square-kassasysteem.
Resultaten
- 100%: Correcte BTW-splitsing per kassatransactie
- 6 uur: Tijdsbesparing per week voor de boekhouder
- Direct: Kassaverschillen gesignaleerd per dag
Technische details
- Dagomzet-boeking
- BTW-splitsing
- Betaalmethode-uitsplitsing
- Kassaverschil-detectie
- Retour-verwerking
- Multi-vestiging
Veelgestelde vragen
- Hoe vaak worden Square-transacties gesynchroniseerd naar Exact Online?
- De integratie synchroniseert transacties real-time of als dagelijkse batch, afhankelijk van je instellingen. Voor de meeste ondernemers werkt een dagelijkse afsluiting het best voor een overzichtelijke boekhouding.
- Kan ik meerdere Square-kassalocaties koppelen aan één Exact Online administratie?
- Ja, meerdere Square-locaties kunnen worden gekoppeld aan dezelfde of aan aparte Exact Online administraties. Per locatie kun je instellen welke grootboekrekeningen worden gebruikt.
- Wat gebeurt er met retouren die in Square worden verwerkt?
- Retouren worden automatisch als creditnota of negatieve boeking verwerkt in Exact Online, zodat je omzetcijfers en btw-aangifte altijd kloppen.
- Heb ik technische kennis nodig om de integratie in te stellen?
- Nee, SyncIt biedt een gebruiksvriendelijke configuratiewizard waarmee je de integratie zelf kunt instellen zonder programmeerkennis. Bij vragen staat ons supportteam klaar.
- Werkt de integratie ook met meerdere btw-tarieven?
- Ja, de integratie ondersteunt meerdere btw-tarieven. Per productcategorie in Square kun je het bijbehorende btw-tarief instellen dat automatisch wordt toegepast in Exact Online.
Over Exact Online
Cloud boekhoudpakket
Over Square
Betaal- en kassasysteem voor kleine bedrijven. POS, online betalingen en facturatie.
Square automatisch doorboeken naar Exact Online?
Ontdek hoe SyncIT de dagomzet uit Square foutloos verwerkt in Exact Online.