Wat kost een systeemintegratie?

De kosten hangen af van de complexiteit. Een eenvoudige integratie tussen twee systemen start vanaf een paar honderd euro. Complexere multi-systeem integraties worden op maat geoffreerd na een gratis adviesgesprek.

Hoe lang duurt het bouwen van een integratie?

Een standaard integratie is binnen 1-2 weken operationeel. Complexere projecten kunnen 4-8 weken duren, afhankelijk van het aantal systemen en de gewenste functionaliteit.

Welke systemen kan SyncIT integreren?

SyncIT integreert alle gangbare bedrijfssystemen: ERP (AFAS, Exact Online, SAP), e-commerce (Shopify, WooCommerce, Magento), CRM (Salesforce, HubSpot), logistiek (Picqer, Sendcloud) en meer. Als een systeem een API heeft, kunnen wij er mee integreren.

Bieden jullie onderhoud en support?

Ja, wij bieden doorlopend onderhoud en monitoring van integraties. Bij storingen worden deze snel opgelost. Je krijgt een vast aanspreekpunt voor al je vragen.

Werken jullie ook met systemen die niet in de lijst staan?

Ja, als een systeem een API heeft kunnen wij er mee integreren. Neem contact op voor de mogelijkheden. We hebben ervaring met tientallen verschillende systemen en API-standaarden.

Is er al een bestaande integratie tussen Simplicate en Exact Online?

Simplicate biedt een native boekhoudintegratie met Exact Online. SyncIt bouwt voort op deze mogelijkheden en voegt aanvullende automatisering toe, zoals betaalstatussynchronisatie en uitgebreide grootboekrekening-mapping.

Hoe worden omzetgroepen in Simplicate gekoppeld aan Exact Online grootboekrekeningen?

Via de SyncIt-configuratie stelt u eenmalig in welke Simplicate-omzetgroep overeenkomt met welke grootboekrekening in Exact Online. Dit is flexibel aan te passen als uw omzetstructuur verandert.

Wat als een factuur in Simplicate wordt gecorrigeerd nadat deze al naar Exact Online is gestuurd?

Gecorrigeerde facturen of aangemaakt creditnota's in Simplicate worden automatisch gesynchroniseerd naar Exact Online. Zo blijven beide systemen altijd consistent, ook bij correcties achteraf.

Werkt de integratie ook met Exact Online Fiscaal voor accountantskantoren?

Ja. Simplicate biedt ook een specifieke integratie met Exact Online Fiscaal voor accountantskantoren die hun klantenadministratie in Simplicate beheren en hun fiscale werkzaamheden in Exact Online Fiscaal uitvoeren.

Hoe lang duurt het om de integratie in te stellen?

De basisinstelling van de Simplicate-Exact Online integratie via SyncIt is doorgaans binnen een werkdag te realiseren. De benodigde stappen zijn het autoriseren van beide systemen, het instellen van de grootboekrekening-mapping en het activeren van de synchronisatieregels.

Exact Online + Simplicate koppeling

Verbind Simplicate met Exact Online en laat uren, projecten en facturen automatisch doorstromen naar uw boekhouding. Dienstverleners, bureaus en projectgedreven bedrijven elimineren dubbele invoer en hebben altijd realtime inzicht in omzet, kosten en cashflow.

Het probleem

Simplicate is een populaire all-in-one bedrijfssoftware voor CRM, projectbeheer, urenregistratie en facturatie, speciaal populair bij dienstverlenende bedrijven in Nederland. Exact Online is de meestgebruikte boekhoudoplossing in Nederland. Toch zijn er nog veel bedrijven waarbij deze twee systemen niet optimaal samenwerken. Het gevolg is dat facturen die in Simplicate worden aangemaakt, handmatig opnieuw moeten worden ingevoerd in Exact Online — of dat er wekelijks een export-importcyclus plaatsvindt die tijdrovend is en foutgevoelig. Debiteuren die in Simplicate zijn aangemaakt, bestaan niet automatisch in Exact Online als relatie. Betalingen die in Exact Online binnenkomen, worden niet teruggekoppeld aan Simplicate zodat projectmanagers en accountmanagers niet weten of een klant al heeft betaald. Dit leidt tot situaties waarbij herinneringen worden gestuurd voor facturen die allang zijn voldaan, of waarbij projectteams wachten op groen licht voor nieuwe werkzaamheden terwijl de betaling al weken geleden is ontvangen. Grootboekrekeningen voor omzetcategorieën moeten handmatig worden toegewezen, wat zorgt voor inconsistente rapportages over projectomzet per dienst of afdeling.

De oplossing

De integratie tussen Simplicate en Exact Online sluit de kloof tussen projectbeheer en financiële administratie volledig. Zodra in Simplicate een factuur wordt aangemaakt op basis van gewerkte uren of een vaste projectprijs, wordt deze automatisch als verkoopfactuur doorgestuurd naar Exact Online met de juiste BTW-code en grootboekrekening op basis van de omzetcategorie. Debiteuren die in Simplicate als klant worden aangemaakt, worden automatisch gesynchroniseerd naar de relaties in Exact Online zodat er geen dubbele invoer nodig is. Betalingen die in Exact Online worden ontvangen en gematcht, worden teruggekoppeld aan Simplicate zodat de betaalstatus van facturen altijd actueel is voor accountmanagers en projectleiders. Creditnota's en gecorrigeerde facturen worden eveneens gesynchroniseerd. Omzetgroepen in Simplicate worden gekoppeld aan specifieke grootboekrekeningen in Exact Online zodat uw omzetrapportage per dienst, klant of project altijd correct en consistent is. Zo werkt uw gehele revenue cycle — van eerste offerte in Simplicate tot definitieve boeking in Exact Online — zonder handmatige stappen, met minder fouten en met meer inzicht voor iedereen in de organisatie.

Voordelen van de Exact Online + Simplicate koppeling

Facturen automatisch doorgestuurd naar Exact Online: Elke factuur aangemaakt in Simplicate wordt direct als verkoopfactuur gesynchroniseerd naar Exact Online met de juiste BTW-code, grootboekrekening en klantgegevens. Geen handmatige invoer of export-import meer.
Realtime betaalstatus in Simplicate: Betalingen ontvangen in Exact Online worden automatisch teruggekoppeld aan Simplicate. Accountmanagers en projectleiders zien direct of een klant heeft betaald, zonder te hoeven wachten op een boekhoudupdate.
Consistente relatiebeheer in beide systemen: Klanten aangemaakt in Simplicate worden automatisch gesynchroniseerd als relaties in Exact Online. Zo zijn er nooit afwijkingen in naam, adres of KvK-nummer tussen uw CRM en uw boekhouding.
Correcte omzetrapportage per project en dienst: Omzetgroepen in Simplicate worden gekoppeld aan specifieke grootboekrekeningen in Exact Online. Uw financiële rapportage toont altijd de juiste omzetverdeling per dienst, klant of projecttype.
Minder administratieve druk voor projectteams: Projectleiders en accountmanagers hoeven geen administratieve taken over te nemen van de boekhouding. Alle synchronisaties verlopen automatisch, zodat iedereen zich kan focussen op klantwerk.

Datastromen

: Facturen aangemaakt in Simplicate op basis van uren, vaste prijzen of abonnementen worden automatisch als verkoopfactuur aangemaakt in Exact Online met correcte BTW-code en grootboekrekening.
: Ontvangen betalingen die in Exact Online worden gematcht aan verkoopfacturen, worden teruggestuurd naar Simplicate zodat de factuurstatus daar direct wordt bijgewerkt naar 'betaald'.
: Nieuwe klanten en contactpersonen aangemaakt in Simplicate CRM worden automatisch gesynchroniseerd als debiteuren of relaties in Exact Online, inclusief adres- en KvK-gegevens.
: Creditnota's aangemaakt in Simplicate ter correctie of als terugbetaling worden automatisch gesynchroniseerd naar Exact Online en verrekend met de openstaande debiteurenadministratie.
: Omzetgroepen uit Simplicate worden gemapt op grootboekrekeningen in Exact Online zodat omzet per dienstverlening automatisch correct wordt ingedeeld in de financiële rapportage.

Resultaten

80%: Minder handmatige facturatie
0: Dubbele klantdata-invoer
100%: Factuurstatus zichtbaar in CRM
4 uur: Tijdsbesparing per week

Technische details

Deal-naar-factuur automatisering
Bidirectionele klantsync
Betalingsstatus in CRM
Omzetrapportage

Veelgestelde vragen

Is er al een bestaande integratie tussen Simplicate en Exact Online?: Simplicate biedt een native boekhoudintegratie met Exact Online. SyncIt bouwt voort op deze mogelijkheden en voegt aanvullende automatisering toe, zoals betaalstatussynchronisatie en uitgebreide grootboekrekening-mapping.
Hoe worden omzetgroepen in Simplicate gekoppeld aan Exact Online grootboekrekeningen?: Via de SyncIt-configuratie stelt u eenmalig in welke Simplicate-omzetgroep overeenkomt met welke grootboekrekening in Exact Online. Dit is flexibel aan te passen als uw omzetstructuur verandert.
Wat als een factuur in Simplicate wordt gecorrigeerd nadat deze al naar Exact Online is gestuurd?: Gecorrigeerde facturen of aangemaakt creditnota's in Simplicate worden automatisch gesynchroniseerd naar Exact Online. Zo blijven beide systemen altijd consistent, ook bij correcties achteraf.
Werkt de integratie ook met Exact Online Fiscaal voor accountantskantoren?: Ja. Simplicate biedt ook een specifieke integratie met Exact Online Fiscaal voor accountantskantoren die hun klantenadministratie in Simplicate beheren en hun fiscale werkzaamheden in Exact Online Fiscaal uitvoeren.
Hoe lang duurt het om de integratie in te stellen?: De basisinstelling van de Simplicate-Exact Online integratie via SyncIt is doorgaans binnen een werkdag te realiseren. De benodigde stappen zijn het autoriseren van beide systemen, het instellen van de grootboekrekening-mapping en het activeren van de synchronisatieregels.

Over Exact Online

Cloud boekhoudpakket

Over Simplicate

Nederlands all-in-one CRM- en projectmanagement platform. Sales, planning, urenregistratie en facturatie.

Exact Online en Simplicate automatisch laten samenwerken?

Ontdek hoe SyncIT Simplicate-deals automatisch omzet naar Exact Online-facturen met volledig debiteurenbeheer.