Exact Online + Shopify koppeling
Koppel je Shopify webshop aan Exact Online en verwerk orders, klantgegevens en btw automatisch in je boekhouding. Nooit meer handmatig facturen aanmaken of gegevens overtypen tussen je webshop en boekhoudpakket.
SyncIT koppelt Exact Online en Shopify zodat webshoporders automatisch als facturen worden geboekt in je administratie en voorraadstanden real-time worden teruggeschreven naar je webshop. Nooit meer handmatig facturen aanmaken, altijd kloppende btw en een webshop die actuele voorraad toont.
Het probleem
Ondernemers met een Shopify webshop en Exact Online als boekhoudpakket werken standaard in twee volledig gescheiden omgevingen. Elke Shopify-order moet handmatig worden omgezet naar een factuur in Exact Online, inclusief klantgegevens, artikelomschrijvingen, btw-codes en kortingen. Bij tientallen orders per dag kost dit al snel meerdere uren per week, en de kans op typefouten is groot. Voorraden in Exact Online sluiten niet aan op wat Shopify toont, waardoor je producten verkoopt die je niet meer op voorraad hebt. Aan het einde van het kwartaal is je btw-aangifte een tijdrovende puzzel waarbij je beide systemen handmatig moet vergelijken.
De oplossing
SyncIT synchroniseert je Shopify webshop automatisch met Exact Online. Zodra een order in Shopify binnenkomt, wordt deze direct doorgestuurd naar Exact Online als verkoopfactuur of -boeking, compleet met de juiste btw-codes voor Nederlandse en Europese klanten. Klantgegevens worden aangemaakt of bijgewerkt in Exact Online op basis van de Shopify order. Voorraden die in Exact Online worden aangepast, worden automatisch teruggeschreven naar Shopify, zodat je webshop altijd de actuele voorraad toont. Kortingen, verzendkosten en betalingswijzen worden correct meegenomen in elke synchronisatie.
Voordelen van de Exact Online + Shopify koppeling
- Automatische factuurverwerking: Elke Shopify-order wordt automatisch omgezet naar een verkoopfactuur in Exact Online. Je kiest zelf of je verkooptransacties, directe facturen of orders wilt aanmaken. Dit bespaart gemiddeld 2 tot 5 uur per week aan administratief werk.
- Correcte btw-verwerking voor alle markten: SyncIT verwerkt btw automatisch correct: Nederlandse btw voor binnenlandse klanten, OSS-btw voor particulieren in de EU en btw-vrijstelling voor zakelijke EU-klanten via ICP. Je hoeft geen btw-codes meer handmatig te controleren.
- Altijd actuele voorraad in Shopify: Wijzigingen in de voorraad van Exact Online, bijvoorbeeld door inkopen of retouren, worden direct doorgegeven aan Shopify. Zo voorkom je dat klanten producten bestellen die niet meer beschikbaar zijn.
- Klantgegevens synchroon in beide systemen: Nieuwe Shopify-klanten worden automatisch aangemaakt als relatie in Exact Online. Bestaande klanten worden herkend en gekoppeld op basis van e-mailadres, zodat je klanthistorie altijd compleet is in je boekhouding.
- Foutloze kwartaalaangifte: Doordat alle Shopify-omzet direct en correct in Exact Online staat, is je btw-aangifte aan het einde van elk kwartaal een kwestie van controleren en indienen. Geen handmatige reconciliatie meer tussen je webshop en boekhoudpakket.
Datastromen
- Shopify orders: Bestellingen uit Shopify worden automatisch verwerkt als verkoopfactuur of verkoopboeking in Exact Online, inclusief artikelgegevens, klantinformatie, btw-bedragen, kortingen en verzendkosten.
- Klantgegevens: Nieuwe klanten uit Shopify worden als relatie aangemaakt in Exact Online. Bestaande relaties worden herkend en gekoppeld op basis van e-mailadres of klantnummer, zodat er geen dubbele klantkaarten ontstaan.
- Voorraadbeheer: Wanneer voorraadmutaties plaatsvinden in Exact Online, via inkopen, retouren of voorraadcorrecties, worden de bijgewerkte voorraadstanden direct teruggeschreven naar Shopify zodat de webshop altijd up-to-date is.
- Artikelstamdata: Productwijzigingen zoals prijsaanpassingen en beschrijvingen die in Exact Online worden doorgevoerd, kunnen worden gesynchroniseerd naar Shopify, zodat je productcatalogus altijd overeenkomt met je administratie.
Resultaten
- 100%: Automatische grootboekverwerking
- 99%: Correcte BTW-codering
- 10 uur: Tijdsbesparing per week
Technische details
- Grootboekrekening Mapping
- BTW-code Toewijzing
- Projectadministratie
- Debiteurenbeheer
- Betalingsverwerking
- Multi-administratie Support
Zo werkt de Exact Online + Shopify koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We bespreken je Shopify-setup: hoeveel producten en varianten je hebt, of je via meerdere Shopify-locaties werkt, welk Exact Online-abonnement je gebruikt en welke datastromen — orders, voorraden, klanten, retouren — gesynchroniseerd moeten worden.
- Datamapping: We mappen Shopify-producten op Exact Online-artikelcodes, koppelen btw-tarieven aan de juiste grootboekrekeningen en stellen in hoe klantgegevens — inclusief zakelijke kopers met btw-nummer — worden aangemaakt als debiteur in Exact Online. Verzendkosten en kortingen krijgen een eigen grootboekrekening.
- Bouw in testomgeving: De integratie wordt gebouwd en getest met Shopify-testorders. We controleren of orders met verschillende btw-tarieven correct in Exact Online verschijnen, of kortingscodes en verzendkosten juist worden geboekt en of voorraadaanpassingen in Exact Online correct terugvloeien naar Shopify.
- Acceptatietest: Je plaatst zelf testorders in je Shopify-webshop en controleert of de facturen correct in Exact Online verschijnen. Je verwerkt een retour in Shopify en verifieert dat de creditnota in Exact Online wordt aangemaakt. Je past een voorraad aan in Exact Online en checkt of Shopify de nieuwe stand toont.
- Livegang: Na goedkeuring schakelen we de automatische synchronisatie in. Vanaf dat moment worden alle Shopify-orders direct verwerkt in Exact Online en worden voorraadwijzigingen automatisch teruggeschreven naar je webshop.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de koppeling 24/7 en grijpt in bij fouten of vertragingen. Wanneer Exact Online of Shopify hun API wijzigen, passen wij de integratie aan binnen het maandelijkse abonnement, zodat je webshop en boekhouding altijd in sync blijven.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Shopify Exact Online-app (App Store) |
|---|
| Automatische orderverwerking naar facturen | Ja | Nee | deels | deels |
| Bidirectionele voorraadsynchronisatie | Ja | Nee | Nee | deels |
| Correcte btw-berekening per land | Ja | Nee | Nee | deels |
| Retourverwerking als creditnota | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Kortingen en verzendkosten correct geboekt | Ja | Nee | deels | deels |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | deels |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke Exact Online x Shopify koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten variëren met het aantal verkoopkanalen en Shopify-locaties, de complexiteit van btw-regels voor binnenlandse en buitenlandse verkopen en het volume aan productvarianten dat gesynchroniseerd moet worden.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Exact Online of Shopify hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Werkt de koppeling ook als ik producten aan meerdere btw-tarieven heb, zoals 9% en 21%?
- Ja. SyncIT detecteert het btw-tarief per artikel uit Shopify en boekt dit correct in Exact Online op de juiste grootboekrekeningen. Je kunt per artikel of productgroep instellen welke btw-code van toepassing is, inclusief het lage tarief van 9% voor voedsel en boeken.
- Hoe snel worden Shopify-orders verwerkt in Exact Online?
- Orders worden in real-time of met een interval van enkele minuten gesynchroniseerd. Je hoeft nooit handmatig een synchronisatie te starten. Zodra een order in Shopify op betaald staat, wordt deze doorgestuurd naar Exact Online.
- Wat gebeurt er met retouren en gecrediteerde orders?
- Retouren die in Shopify worden verwerkt, worden als creditnota aangemaakt in Exact Online. Zo klopt je administratie altijd, ook bij retourzendingen, en worden de juiste bedragen teruggedraaid in je btw-aangifte.
- Heb ik een specifiek Exact Online abonnement nodig voor de voorraadfunctie?
- Voorraadbeheer is beschikbaar voor Exact Online abonnementen met een handelslicentie, zoals Exact Online Handel of Professional. Bij de lagere pakketten (Essentials, Plus) is de synchronisatie beperkt tot orders, facturen en klantdata.
- Worden Shopify POS-transacties ook gesynchroniseerd met Exact Online?
- Ja, SyncIT kan ook Shopify POS-transacties verwerken in Exact Online. Verkopen via je fysieke winkel worden net als online orders automatisch als factuur geboekt, zodat je een volledig beeld hebt van al je verkoopkanalen in je boekhouding.
- Kan de integratie ook omgaan met Shopify-abonnementen en terugkerende betalingen?
- Ja, terugkerende bestellingen via Shopify-abonnementen worden bij elke betaling als nieuwe factuur aangemaakt in Exact Online. Zo worden abonnementsomzet en btw correct verwerkt per periode zonder handmatige tussenkomst.
- Wat kost een Exact Online Shopify koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen variëren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Exact Online
Cloud boekhoudpakket
Over Shopify
E-commerce platform voor online winkels
Shopify met Exact Online integreren?
Ontdek hoe SyncIT Shopify-orders automatisch verwerkt in Exact Online met correcte grootboek- en BTW-codering.